26. Анализ отклонения от намеченных целей. Контроль как способ наблюдения за ходом наблюдения

Нормативные затраты представляют собой заранее определенные расходы на производство, обслуживание или маркетинг единицы продукции (услуги) в течение заданного будущего периода. Нормативные затраты определяются для текущих и прогнозируемых будущих условий. Нормативы (стандарты) зависят от способов измерения количества и качества и могут основываться на хронометрировании. Сформулированный стандарт должен быть точным и пригодным для целей контроля.

Нормативы определяются в начале периода и могут формулироваться в терминах физического объема и стоимости. Нормативы помогают в измерении как эффективности, так и производительности выполнения работ. Примерами нормативов являются квоты на продажу, нормативные затраты (в том числе, цена сырья и заработная плата) и нормативный объем. Отклонения не бывают независимыми: благоприятное отклонение в одной зоне ответственности может привести к неблагоприятному отклонению в другой зоне ответственности.

При использовании анализа отклонений сравниваются фактические и нормативные данные. Анализ может проводиться для подразделения, отделения, про­г­раммы, продукта, региона или любого другого центра ответственности. Если в производственном процессе участвует больше чем одно подразделение, необходимо определить индивидуальные нормативы для каждого из них, чтобы закрепить ответственность менеджеров подразделений. Отклонения описываются с необходимой степенью подробности, соответствующей принципу «затраты/выгоды». Оценка отклонений может осуществляться ежегодно, ежеквартально, ежемесячно, ежедневно или ежечасно, в зависимости от необходимой срочности выявления проблемы. Так как мы не знаем фактических данных (например, затраченного времени) до окончания периода планирования, отклонения могут быть определены только по завершении периода. При наличии отклонения по материалам следует установить ответственность и скорректировать их. Несущественные отклонения не рассматриваются до тех пор, пока не приобретут повторяющегося характера или не повлекут потенциальных осложнений в работе. В общем случае действует правило: возможные отклонения целесообразно изучить, если это приведет к снижению затрат в результате корректирующих воздействий на сумму, превосходящую стоимость самого исследования.

Показателем важности отклонения является отношение: отклонение/нормативные затраты. Если это отношение меньше чем 5 %, соответствующее отклонение считается несущественным, 10 %­ное отклонение учитывается в компаниях, применяющих строгие стандарты. В некоторых случаях важность отклонения может выражаться в терминах как стоимости, так и объема. Например, вы можете рассматривать любые отклонения, которые превышают 10 000 долл. или 20 000 единиц, в зависимости от того, что меньше. Основания для определения важности отклонения также зависят от содержания выбранного элемента и того, как он влияет на выполнение работы и принятие решений. В частности, если какой­либо элемент критичен по отношению к будущему функционированию бизнеса (например, замена оборудования, продвижение продукта), ограничения на соответствующие отклонения должны устанавливаться так, чтобы поощрять составление отчета. Далее статистические методы могут использоваться для определения важности отклонений в затратах и прибыли.

Применимость анализа отклонений

Нормативы и анализ отклонений, определяемый ими, являются неотъемлемой частью финансового анализа и принятия решений.

Преимущества нормативов и отклонений

• Помощь в оценке стоимости товарно­материальных запасов.

• Содействие в принятии решений.

• Определение цены продажи на основе оценки затрат.

• Помощь в координации деятельности с помощью фокусирования работы подразделений на общих целях.

• Постановка и оценка задач отделений.

• Возможности по контролю затрат и оценка выполнения работ с помощью сравнения фактических данных и данных бюджета. Задача контроля затрат — производство какого­либо наименования продукции с наименьшими возможными затратами в соответствии с определенными ранее нормативами качества.

• Выделение проблемных зон с помощью «управления по отклонениям» (дей­ствий руководства по восстановлению нормального хода производственного процесса при появлении отклонений).

• Адресное определение ответственности за нежелательный результат таким образом, что становится возможным корректирующее воздействие. Менеджер по производству обычно несет ответственность за отклонения в затратах, количестве и качестве продукции. Менеджер по маркетингу часто ответственен за отклонения в заявках на продажи и доле рынка. Персонал по закупкам отвечает за отклонения в ценах и методах доставки. Отклонения в прибыли обыч­но относятся к деятельности в целом. Отклонения в прибыли на инве­стированные средства зависят от использования активов.

• Мотивация персонала в достижении поставленных целей.

• Возможности по коммуникации внутри организации, в частности общение между менеджерами высшего и низшего звеньев.

• Подспорье в планировании с помощью прогнозирования потребностей (например, потребностей в денежных средствах).

• Использование конкурентоспособных цен в контрактах.

Определение стандартных затрат имеет ряд недостатков, например, возможны систематические ошибки в определении нормативов и деструктивный результат от задания неадекватных норм и стандартов.

Если отклонение имеет несколько причин, каждая из них должна быть изучена.

Отклонения из-за ошибок планирования

Отклонения из­за ошибок планирования возникают тогда, когда нельзя точно задать ожидаемые производственные или другие факторы, например, в начале периода планирования проектирование объема продаж может основываться на анализе предложения и спроса на рынке. Однако вследствие реальных конкурентных условий фактический объем продаж может быть намного меньше. Соответствующее отклонение в объеме продаж может рассматриваться в дальнейшем как ошибка планирования, а не как проблема выполнения работ. Считается, что объем продаж находится вне управленческого контроля.

Отклонения по выручке

Планы по выручке устанавливаются с целью контроля и оценки эффективности маркетинговых действий, а также для стимулирования продаж, перераспределения продаж и ресурсов, обеспечения материального стимулирования и для других целей. Квоты продаж — это традиционный набор стандартов для продавца, направления деятельности или региона. Квота продаж может выражаться в терминах стоимости и в терминах объема. К другим стандартам, устанавливаемым для оценки усилий по продажам, относятся количество обращений, размер заказа, полученная валовая прибыль, количество новых покупателей и число удерживаемых постоянных покупателей.

Отклонения по выручке рассчитываются с целью численной оценки выполнения маркетинговой функции. Отклонение в цене продаж говорит о том, что продукт продавался со скидкой или с наценкой. Отклонения в цене продаж могут зависеть от неконтролируемых маркетинговых условий или управленческих решений.

Анализ выручки предусматривает рассмотрение бюджетов, нормативов, планов по продажам, отраслевой конкуренции и производственных издержек. Обратите внимание, что большой объем продаж автоматически не означает высокие прибыли. Могут присутствовать значительные затраты, относящиеся к продуктам.

Отклонения затрат

После того как изготовлен продукт или оказана услуга, необходимо определить следующие три показателя.

1. Фактические затраты равны фактической цене, умноженной на фактическое количество, где фактическое количество равно фактическому количеству на единицу работы, умноженному на фактическое количество выполненной работы.

2. Нормативные затраты равны плановой цене, умноженной на нормативное количество, где нормативное количество равно нормативному количеству на единицу работы, умноженному на фактическое количество выполненной работы.

3. Общее (контролируемое) отклонение равно фактическим затратам за вычетом нормативных затрат.

Общее (контролируемое) отклонение содержит следующие элементы.

• Отклонение по цене (ставке затрат) : (Плановая цена против Фактической цены) x Фактическое количество.

• Отклонение в объеме (производительности) : (Нормативное количество против Фактического количества) x Плановая цена.

Элементы рассчитываются в отношении затрат на материалы и труд. Отклонение является неблагоприятным, если фактические затраты больше нормативных затрат.

Отклонения в материалах

Нормативы по качеству и условиям доставки устанавливаются до того, как определяется плановая цена за единицу продукции. Нормативы на цену материала устанавливаются менеджером по закупкам, так как он осведомлен о ценах и условиях рынка. Менеджеру следует увеличить первоначальную плановую цену за единицу до средневзвешенного стандартного значения за единицу, чтобы учесть возможное увеличение цены в течение бюджетируемого периода. Нормативная цена должна соответствовать общим затратам на приобретение материалов, которые включают в себя основную цену за вычетом скидок плюс расходы по доставке, разгрузке и складированию. Нормативная цена должна соответствовать заданному качеству материала.

Определение стандарта на цену материала следует осуществлять согласованно с принципами формирования товарно­материальных запасов компании относительно выбора наиболее экономичного размера и/или частоты заказов. Кроме того, предполагается, что покупка, доставка и складирование выполняются в благоприятных условиях. Во внимание не принимается возможность особых скидок, если только они не становятся реальными. Нормативы на цену материала должны включать резерв на неизбежные потери и выбраковку.

Можно использовать отклонение по цене на материалы для того, чтобы оценить деятельность подразделения по закупкам и выявить влияние изменений в затратах на сырье на прибыль предприятия. При этом отклонение по цене на материалы рассчитывается как на момент закупки, так и по факту использования материалов.

За отклонение по количеству материалов ответственен мастер производства. Нормативы по количеству материалов включают не только сырье, но и комплектующие, материалы для упаковки, которые можно отнести на продукцию. Нормативы на количество материалов определяются обычно на основе спецификаций на материалы и комплектующие, создаваемые инженерами в процессе конструкторской подготовки производства и самого производства. Нормативное количество должно основываться на наиболее экономичном размере и качестве продукта и учитывать нормальные потери, отказы и брак.

При составлении стандарта следует принять во внимание предшествующий опыт выполнения подобных работ. Могут использоваться тестовые прогоны на моделях при соблюдении контролируемых условий. Нормативы на материалы можно улучшить с помощью количественных показателей распределения данных, полученных ранее. Физические нормативы на материалы описывают спецификации на сорт, количество, качество и условия сборки.

Когда для изготовления изделия требуется большое количество разных типов сырья, эти типы и стандартные нормы по каждому сырью категоризируются в стандартной описи материалов.

Отклонения по затратам на оплату труда

Стандартные ставки заработной платы рассчитываются на основе существующих ставок с учетом возможных изменений следующих факторов:

• соглашение с профсоюзами;

• изменения в условиях работы;

• изменения в пропорции квалифицированного и неквалифицированного труда;

• средний уровень квалификации рабочих.

Система заработной платы влияет на стандартные ставки оплаты труда. К основ­ным типам относятся: (1) дневная или почасовая оплата, (2) прямая сдельная оплата, (3) дифференциальная система заработной платы или премиальная система. После того как сформулирована система стимулирования материальной заинтересованности, она может быть встроена в систему нормативных затрат.

Количество основного труда может быть рассчитано в процессе конструкторско­технологической подготовки производства, а управляющие производственного звена (мастера) подтверждают полученные оценки в процессе управления и хронометрирования операций.

Если ставки заработной платы определяются по соглашению с профсоюзами, отклонение по ставке оплаты труда обычно бывает минимальным. Для целей планирования стандарт на ставку по оплате труда должен соответствовать среднему значению, ожидаемому в течение планируемого периода. Обратите внимание: ставки по оплате труда за выполнение одной и той же операции могут различаться в зависимости от трудового стажа или соглашения с профсоюзами.

Стандарты на трудозатраты (в часах) должны включать в себя только элементы, контролируемые рабочим или бригадиром. Если главной целью системы затрат является контроль, следует использовать строгий стандарт на трудозатраты. Если главная цель — расчет затрат или ценообразование, лучше использовать систему заниженных стандартов на трудозатраты. Нормативы на производительность труда обычно оцениваются инженерами на основе анализа производственных операций. Нормативное время может предусматривать естественные перерывы и простой оборудования.

Отклонения по затратам на оплату труда определяются так же, как и отклонения по материалам. Отдельно контролируются отклонения по затратам на оплату труда производственного персонала.

Взаимодействие отклонений

Проводя анализ отклонений для всех видов производственных затрат (прямых материальных затрат, прямых затрат на труд и накладных расходов), важно помнить, что каждый вид отклонения не существует обособленно и их нельзя рассматривать изолированно друг от друга. Каждое отклонение так или иначе влияет на другие. Например, благоприятное отклонение по цене на труд может быть таковым благодаря использованию более дешевой рабочей силы и сопровождаться (1) неблагоприятным отклонением в расходе материалов из­за больших потерь; (2) неблагоприятным отклонением производительности труда из­за того, что потребуется длительное время на изготовление эквивалентного количества продукции; (3) неблагоприятным отклонением накладных расходов по итогам хозяйственной деятельности из­за потребности в большем рабочем времени на выпуск продукции; (4) неблагоприятным отклонением объема в накладных расходах из­за низкой квалификации операторов и большого числа отказов оборудования.

Цель управления можно сформулировать как компромиссный выбор комбинации отклонений. Например, мы можем получить благоприятное отклонение в цене на материал за счет льготных условий закупки или наличия набора ресурсов, сберега­ющего общие затраты. Однако закупаемое сырье может быть несколько хуже каче­ством, чем обычно, а его пере­работка привести к большим потерям или к большим трудозатратам для соблюдения необходимого уровня качества готовой продукции. В описанной ситуации целью может стать минимизация общих производственных затрат с помощью компромиссного выбора благоприятного отклонения по цене и неблагоприятного отклонения по количеству.

Сущность процесса контроля

Контроль -- это особый вид управленческой деятельности на предприятии, сосредоточенный на наблюдении и оценке прохождения процесса управления, который обеспечивает достижение поставленных целей

Контроль имеет три составляющих:

· установление стандартов

· измерение выполнения

· корректирование

Контроль как обратная связь системы

Контроль является таким типом деятельности по управлению предприятием, который позволяет своевременно выявлять проблемы, разрабатывать и осуществлять мероприятия по корректировке хода и содержания работ в организации до того момента, когда проблемы приобретут признаки кризиса.

В то же время, контроль позволяет выявлять, поддерживать и распространять позитивные явления, начинания и наиболее эффективные направления деятельности на предприятии.

Основная цель контроля: содействовать сближению фактических и планируемых результатов выполняемых работ, т.е. обеспечивать выполнение задач (достижения целей), стоящих перед предприятием.

Контроль, как управленческая деятельность должна отвечать таким требованиям:

· быть всеобъемлющим и объективным, т.е. ориентированным на адекватное отображение достигнутых параметров относительно установленных целей и выбранных стратегий;

· ориентироваться на конечные результаты; в этом контексте контроль рассматривается как средство достижения целей;

· должен носить непрерывный, регулярный и неотвратимый характер;

· соответствовать содержанию тех работ, которые контролируются;

· проверять не только количество и срок, но и качество работы;

· быть понятным для тех, кого контролируют и проверяют;

· быть своевременным, чтобы иметь возможность вмешательства в корректировку происходящих процессов;

· быть экономным, т.е. соответствовать требованию: затраты на проведение контроля не могут быть больше, чем те результаты, которых достигают в процессе контроля;

· должен быть действительным, т.е. не ограничиваться выявлением фактического состояния объекта контроля, но и сопровождаться соответствующими решениями.

Типы критических точек контроля:

· физические стандарты

· ценовые стандарты

· стандарты капитала

· стандарты доходов

· программные стандарты

· неуловимые стандарты

· цели как стандарты

· стратегические планы как контрольные точки для стратегического контроля

Системы контроля

Контроль и проверка выполнения работ по стратегическим планам и программам включает разработку взаимосвязанных систем контроля на предприятиях, которые включают следующие подсистемы контроля:

· по технологическим процессам;

· по качеству продукции и работы;

· по соответствию с действующим законодательством, регулирующим деятельность предприятия;

· по выполнению отдельных заданий, этапов, направлений и стратегических программ и планов в целом;

· по выполнению решений, указаний, приказов, распоряжений высшего руководства предприятия;

· по соответствию с установленными финансово-экономическими параметрами функционирования предприятия, и т.д.

На отечественных предприятиях накоплен положительный опыт использования разных систем контроля, отличающийся по целям, задачам, объектам, методам и формам контроля.

Классификация действующих на предприятиях систем контроля выполнения

Признаки классификации	Виды используемых систем контроля
Цели и задачи системы контроля	Текущий контроль выполнения решений	Контроль за деятельностью отдельных производственно-управленческих подсистем	Стратегический контроль
Время осуществления контроля	Предварительный контроль	Текущий контроль	Заключительный контроль
Объект контроля	Сроки выполнения приказов, распоряжений, отдельных заданий, документов и т.д.	Качество работы отдельных исполнителей, групп, подразделений и т.д.	Придерживание установленных параметров, нормативов, стандартов, (технических, экономических, организационных и т.д.)
Глубина регулирующего влияния	Система наблюдения и получения информации о ходе выполняемых работ (мониторинг)	Оперативное вмешательство в процессы производства и управления	Контроль по результатам производственной и управленческой деятельности (контроль с влиянием на будущие решения)
Оборудование, используемое для контрольных операций	Журналы, картотеки, графики, персональные книжки исполнителей и т.д. (ручные системы)	Автоматизированный контроль исполнения (ЭВМ, датчики, приборы и т.д.)	Комбинированная система контроля (машино-ручные

В функции контроля входят:

· сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений;

· сравнение их с плановыми показателями;

· выявление отклонений и анализ причин этих отклонений;

· разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.