5. Застосування сучасних інформаційних технологій в менеджменті

В комунікаційному процесі часто мають місце інформаційні перевантаження. Керівник, зайнятий переробкою вхідної інформації та необхідністю підтримувати інформаційний обмін, не в змозі ефективно реагувати на всю інформацію. Нині знаходять застосування нові комунікаційні технології, оскільки аудіовізуальні засоби вступили в стадію кардинальних змін. Це пов'язане із успіхами в галузях телекомунікацій, кабельного телебачення, супутникових систем зв'язку, інтерактивних термінів типу "відеотекст" і т.п.

Великі комунікативні можливості для підприємства і менеджменту відкриваються за умов приєднання підприємств та організацій до системи Internet — найбільшої глобальної інформаційної мережі у світі, якою нині користуються більше 80 млн. чоловік. З допомогою Internet можна: приймати та відправляти пошту; приймати участь у телеконференціях; обмінюватися файлами; вести одночасно розмову з декількома сотнями людей, не відходячи від комп'ютера; здійснювати пошук різної інформації; працювати в World Wide Web (WWW); використовувати обчислювальні потужності суперкомп'ютерів та ін.

Розвиток нових технічних засобів веде до зміни цілей і змісту повідомлень. Нині можна вести мову про тенденцію до інтерактивності нових комунікаційних каналів, завдяки чому, наприклад, споживачі не тільки зможуть одержувати інформацію, але відбирати і замовляти її, а також посилати повідомлення у відповідь. Нові засоби забезпечують доступ до величезних банків даних, в результаті чого буде зростати інформованість учасників комунікаційного процесу. Крім того, об'єднання можливостей телефону. комп'ютера і телевізора дозволить направляти індивідуальні повідомлення старанно підібраній аудиторії.

Технологічну основу інформатизації менеджменту створюють комп'ютери високих поколінь і сучасні засоби зв'язку. На базі цих технічних засобів формуються інформаційні технології — цілісні системи збору, переробки, передачі, використання інформації в цілях управління. В основному мова йде про створення і інформаційних технологій з використанням штучного інтелекту. Вважається, що основні напрямки в області створення інформаційних технологій і штучного інтелекту пов'язані з находженням ефективних систем подачі знань і організацією процесу комунікації користувачів з комп'ютером, а також з плануванням діяльності і формування глобальної структури нормативної поведінки. Іншими словами, якісно перебудовується саме управлінське середовище, пристосовується до вимог комп'ютерної техніки високих поколінь.

Тисячі фірм спробували використовувати в своїй діяльності комп'ютерну мережу Internet і потерпіли в цьому повну невдачу. Тисячі інших фірм з успіхом користуються цією мережею і процвітають.

Велика кількість як великих так і малих фірм, що знаходяться в найрізноманітніших точках земної кулі, використовують Internet у бізнесі:

Основною "приманкою", за допомогою якої маркетингові відділи доводять необхідність під'єднаній до мережі, стала система "всесвітньої павутини" WWW (World Wide Web), що з'явилась в 1992 році. До цього мережа Internet з точки зору користувача являла собою мішанину файлів різного типу, для передачі котрих використовувались складні команди. Система WWW внесла в цей хаос можливість негайного перегляду графічної інформації і зручний механізм навігації (переходу від об'єкта до об'єкта). На сьогоднішній день кількість "сторінок" WWW по всьому світу вираховується багатьма десятками тисяч.

Більше 100 000 фірм створили за допомогою системи WWW "електронні магазини", за допомогою яких почали торгувати своїми товарами і послугами. Деякі з цих магазинів виявились дуже успішними, інші довелось закрити незабаром після відкриття. Інші фірми використовують систему WWW виключно для реклами своєї продукції і можливостей. Деякі фірми дотримуються в оформленні сторінок WWW сухого академічного чи ділового стилю, інші підходять до цього неформально і з гумором.

Основним інструментом Internet є електронна пошта (electronic mail чи e-mail). Навіть якщо керуючі менеджери фірми не користуються цим засобом комунікації, він може принести величезний прибуток при спілкуванні з кінцевим покупцем, замовником і партнерами.

Мережа пропонує додаткові переваги тим фірмам, які мають у своєму складі віддалені філіали, і тим, персонал яких проводить багато часу в дорозі. За допомогою електронної пошти і інших можливостей мережі Internet можна зі свого портативного комп'ютера зробити все те ж саме, що й з комп'ютера, що стоїть на вашому робочому столі в офісі.

Можливість швидкого і надійного зв'язку між окремими працівниками особливо важлива для тих фірм, котрі працюють в швидко змінній обстановці. Internet може забезпечити практично неперервний контакт між "штабом" фірми і її виїзними представниками.

Сьогодні у світі інформації стало так багато і її потоки стали настільки складними, що кінцевий споживач знань (у нашому випадку управлінець) стає нездатним слідкувати за всіма подіями, звістками і новинами. Сучасна індустрія інформації щоденно передає мільйони повідомлень — доступно мільйони книг, журналів, газет, радіо- та телепрограм, ресурсів Internet і ін.

Саме тому сьогодні, як ніколи раніше, ефективність управління в значній мірі визначають механізми розповсюдження та передачі інформації. Ефективність управлінської діяльності залежить від інформаційних комунікацій і їх відповідності вирішуваним завданням. Спільне використання знань надає безспірні переваги колективної роботи. Та й навіть на рівні суспільства ефективні механізми збору і розповсюдження оцінок суспільної думки стають обов'язковим фактором демократичного управління. Ці ж механізми забезпечують баланс виробництва і цін, служать "сигнальною системою" ринкової економіки.

Якщо на рівні соціальних систем якісь механізми вже існують, то для звичайного менеджера "персонального інформаційного сервісу" явно недостатньо. Бажання самостійно вибирати ціль, збираючи дані, є досить природнім. У минулому управлінець відчував себе "поряд зі всім світом" і накопиченого досвіду було достатньо, щоб самому визначати, що, де і як шукати. Сьогодні, в розвинутому і складному світі, ця тактика на працює. Директор підприємства не в змозі контролювати весь потік інформації і бути в курсі всіх справ фірми. Кількість "елементів" оточуючого середовища надто велика. Ситуація вимагає особистого обміну особистим досвідом і спільного його використання; доводиться радитись з підлеглими і знайомими, слідувати їх пропозиціям. Круг підлеглих, знайомих та навіть друзів при цьому грає роль інформаційного фільтру. Для директора таким формальним фільтром є окремі підрозділи підприємства: відділ підготовки проектів, відділ маркетингу, відділ продаж, служба розвитку, центральна бухгалтерія, економічна служба, служба якості, виробничі відділи. Неформальним ж фільтром є окремі службовці, у більшості добре знайомі з директором і перебувають з ним у хороших стосунках.

Контрольні завдання та запитання:

1. Яке місце в менеджменті займають управлінська інформація та комунікації?

2. Яка причина зростання актуальності процесу комунікацій в управлінні у наш час?

3. Яка інформація є кориснішою в менеджменті: часткова отримана вчасно чи повна отримана із запізненням? Відповідь обгрунтуйте.

4. Чи є усяка корисна інформація ефективною для для організації? Відповідь обгрунтуйте.

5. З якими різновидами інформації Ви (рідний, знайомий) стикаєтесь найбільше на роботі і чому? Добре це чи погано?

6. Перерахуйте характеристики, якими повинна володіти управлінська інформація в порядку спадання їх важливості. Обґрунтуйте свій вибір.

7. Переваги та недоліки одностороннього комунікаційного процесу.

8. Переваги та недоліки одностороннього комунікаційного процесу.

9. Охарактеризуйте загальноорганізаційні комунікації, що поширені у Вас (рідних, знайомих) в організації.

10. Недоліки комунікацій Вашої (рідних, знайомих) організації.

11. Охарактеризуйте сучасні канали комунікацій, які можуть бути використані або використовуються в менеджменті і як саме.

12. Чи можна позбутись комунікаційного шуму? Відповідь обґрунтуйте.

13. Чи є шкідливими неформальні комунікації в організації? Відповідь обґрунтуйте.

14. Чи можуть бути неформальні комунікації корисні для керівника? Відповідь обґрунтуйте.

15. Який вплив на організацію здійснять дії керівництва по ліквідації каналів пліток в організації? Відповідь обґрунтуйте.

16. Охарактеризуйте відомі вам форми відгуку в комунікаційному процесі та їх комбінації.

17. Значення зворотного зв’язку в міжособових комунікаціях.

18. Значення зворотного зв’язку в комунікаціях між організацією та зовнішнім середовищем.

19. Чим породжений такий комунікаційний бар’єр як різниця у сприйнятті і як його долати?

20. В наслідок чого найчастіше виникає такий комунікаційний бар’єр, як “міжрівневі” або “ланцюгові” перекручення повідомлень і як його долати?

21. Як долати бар’єр “конкуренція між повідомленнями”?

22. Як долати бар’єр “мова, логіка та абстракції”?

23. Як долати бар’єр “опір змінам”?

24. Опишіть комунікаційні перешкоди, що найчастіше зустрічаються у Вашій (рідних, знайомих) організації і вкажіть конкретні пропозиції щодо їх подолання.

25. Чому процес комунікації не виділяють у менеджменті в окрему функцію?

26. Як долати невербальні бар’єри?

27. Які комунікаційні бар’єри починають домінувати на міжкультурному рівні і чому?

28. Що може служити загальною рекомендацією щодо подолання будь-яких комунікаційних перешкод в організації? Відповідь обґрунтуйте.

29. Вкажіть рекомендації щодо підвищення ефективності комунікацій на вітчизняних підприємствах.

30. З якими комунікаційними перешкодами найчастіше зустрічаються вітчизняні керівники і з чим це пов’язано?

31. Як можна краще навчитись розуміти потреби і настрої підлеглих?

32. Як можна вдосконалювати персональні стосунки з підлеглими?

33. Як правильно обрати засіб (канал) комунікації?

34. Як забезпечити постійну довіру у підлеглих?

35. Вкажіть рекомендації щодо ефективного слухання.

36. Чи потребують удосконалень комунікації Вашої (рідних, знайомих) організації і яких саме?

37. Чи потрібні удосконалення комунікацій шляхом використання сучасних комп’ютерно-інформаційних технологій у Вашій (знайомих, рідних) організації і які саме?

38. Які сервіси мережі Інтернет можуть бути корисні у менеджменті? Відповідь обґрунтуйте.

39. Які сервіси локальної комп’ютерної мережі можуть бути корисні у менеджменті? Відповідь обґрунтуйте.

40. Чи потрібна сьогодні автоматизація інформаційних потоків на кожному підприємстві? Відповідь обґрунтуйте.

Для заміток

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________