IV. Техніка адміністрування
Техніка адміністрування опирається на комплексну документацію, яка охоплює сьогодення, минуле і майбутнє, використовується кваліфікованим персоналом і в поєднанні з іншими джерелами інформації, дає управлінню можливість приймати рішення, наслідки яких воно може передбачати. Це один із дієвих інструментів реалізації передбачення, організації, розпорядництва, узгодження і контролю.
Для управління підприємством, необхідно передусім, добре його знати. Нічого з того, що стосується цілей підприємства, його пасивів і активів (сировина, нерухомість, устаткування, капітали, персонал, фізичне і соціальне середовище) не повинно залишитися поза увагою керівника. Треба пам'ятати, що отримання таких відомостей потребує багато часу і зусиль. Якщо відсутній систематичний відбір даних про стан протікання операцій на підприємстві, відсутній аналіз та вивчення стану справ, якщо документи підготовлені поверхнево та не розкривають повного стану справ, то керівник приймає рішення інтуїтивно, без врахування реального стану справ, а при зміні керівництва, новий начальник може довго не знати найістотніших речей, що визначають зміст діяльності організації.
Висновок.
9
З метою забезпечення керованості підприємством необхідним є систематичний управлінський вплив на кожну з операцій, що у своєму пріоритетному прояві визначає головний зміст діяльності підприємства: 1. Технічні (виробництво, виготовлення, переробка).
Комерційні (купівля, продаж, обмін).
Фінансові (пошук капіталів і управління ними).
Охорона майна й осіб.
Облікові (інвентар, баланс, витрати, статистика).
6.Адміністративні (передбачення, організація, розпоряд-ництво, узгодження і контроль). Цей вплив проявляється через адміністрування, а саме через передбачення, організацію, розпорядництво, узгодження і контроль. Це перша складова техніки адміністрування. Друга - це програма дій; третя - звіти про операції, доповіді; четверта - протоколи нарад. 3. Вимоги, які пред'являються до сучасного менеджера.
Контрольні запитання.
І.Як пов 'язаний курс „ Організація праці менеджера " з іншими дисциплінами?
Поясніть зміст судження: «управлінська праця, - це складова управлінської діяльності».
Сформулюйте логічний алгоритм управлінської праці, використовуючи процесну модель.
Охарактеризуйте складові функції адміністрування.
Назвіть основні складові, що визначають зміст діяльності організації.
У чому полягає зміст діяльності менеджера?
У чому полягає суть проблеми, що описана у вправі "Конференція». Які управлінські упущення призвели до її виникнення?
Практикум: Симуляційна вправа „КАПЕЛЮХИ"
ЦІЛЬ: ознайомити учасників навчання з етапами колективної роботи, роллю комунікації в групових процесах, а також етапами планування.
Етап І -ознайомлення (10 хв.)
Викладач розподіляє учасників навчання на групи по 5-7 осіб, кожна з яких буде окремим „підприємством " з проектування капелюхів. Завдання кожної групи - підготувати детальну інструкцію для створення капелюха. Капелюх буде закуплений для впровадження тоді, коли його виробництво буде рентабельним (його вартість не повинна перевищувати 400 грн.). Калькуляція коштів та вимоги до виконання капелюха записані в інструкції для колективу („підприємства ").
У кожній малій груш викладач визначає спостерігача, який безпосередньо не братиме участі в роботі групи. Його завданням буде записування поведінки окремих її членів та спостереження за процесами в груш (способи прийняття рішень, розподіл обов'язків та ролей, спілкуванні всередині групи тощо). Робота спостерігача надзвичайно важлива, отже, це мають бути особи, які зможуть записати всі суттєві процеси та поведінку.
Викладач повідомляє, що група працюватиме над завданням у два етапи: вступному (не слід називати його етапом планування) та проектування. Всі необхідні матеріали групи отримують на другому етапі.
Етап II-вступ (5 хв.)
Учасники отримують інструкцію, після ознайомлення з нею мають час для трьох запитань. На цьому етапі кожна група має визначити „директора " підприємства.
Інструкція для колективу („підприємства ")
Ви - колектив проектантів капелюхів. Перед вами поставлено завдання - розробити проект капелюха та письмову інструкцію для його масового виготовлення. Капелюх повинен бути виготовлений лише з наступних матеріалів:
папір (А4),
самоклеюча стрічка,
скріпки.
Для підтримки вашої роботи деякі матеріали отримаєте даром. Маєте в розпорядженні також певні знаряддя пращ: ножиці, лінійки. Вони можуть згодитися при виготовленні прототипів капелюха. Пам'ятайте, що інші групи - ваші
10
конкуренти і можуть украсти (чи запозичити) вашу ідею. Якщо вирішите виготовити прототип капелюха - сховайте його від інших груп.
Вимоги до конструкції капелюха
Капелюх повинен підходити до середнього розміру голови людини (57-60).
Повинен утриматися на голові при легкому вітрі щонайменше 30 секунд.
Повинен бути виготовлений із щонайменше 5 аркушів паперу (чи з їх частин).
Повинен накривати маківку голови.
Виробництво повинно бути прибутковим.
Калькуляція коштів
Частину матеріалів та часу отримаєте даром. Щоб полегшити вам планування видатків, подаємо ціни окремих матеріалів: Папір (А4)- без оплати Самоклеючастрічка- 15 грн./см Скріпки-Ігрн./шт. Час роботи колективу - 15 грн./хв
Рівень затрат: 400 грн. за умовними розцінками.
Час для роботи
Група має 5 хвилин на обговорення матеріалу та для З запитань. Пізніше можливостей для задавання питань не буде.
Група має 20 хвилин на виготовлення проекту капелюха та розробку письмової інструкції щодо його виготовлення, включаючи і кошторис. Інструкція повинна містити інформацію про час, необхідний на виконання капелюха розробленої вами моделі.
Письмова інструкція, розроблена групою, може включати лише один рисунок.
Етап III - проектування (25 хв.)
Викладач просить, щоб „директори" отримали всі необхідні матеріалі (папір, ножиці тощо). Після чого кожна група має 20 хв. для написання детальної інструкції, беручи до уваги вказівки щодо конструкції та кошторису (інструкція може включати лише один рисунок). Кожна група може виконати також модель капелюха. Однак має його ховати від конкурентів. На цьому етапі ведучий має уважно спостерігати за поведінкою окремих членів команди, за процесами, що відбуваються в групах, та етапами роботи над проектом. Особливу увагу слід звернути на:
етапи роботи над проектом (див. цикл Колба, який зображено на Мал. 1);
заангажованість членів команди;
спосіб вибору ідеї, над якою вирішено далі працювати (ідея щодо капелюха) - через вольове рішення лідера, голосування усіх членів колективу, рішення найактивніших учасників;
поділ роботи у виготовленні прототипу капелюха - чи заплановано поділ пращ, чи всі залучені до роботи, чи хтось стежить за часом;
спосіб мотивації в команді;
ролі в групах;
спілкування членів команди.
Етап IV - оцінка проектів (5 хв.)
Викладач просить усі команди подати калькуляцію коштів та записує їх на таблиці так, щоб це могли бачити всі команди.
Етап V - виробництво капелюха (15 хв.)
11
Викладач інформує, що замовник вирішив перевірити всі проекти (не можна цю інформацію подавати учасникам раніше). З цією метою інструкції, які написали команди, передаються конкурентному підприємству.
Завданням груп є виконання капелюха за поданою інструкцією (групи між собою не спілкуються).
Етап VI - тестування капелюхів (5 хв.)
Викладач просить передати капелюхи на тестування. Перевіряє, чи вони виконані згідно із встановленою інструкцією (закривають маківку голови, тримаються на голові тощо).
Етап VII -підсумки (20 хв.)
З позиції навчання цей етап є ключовим. Перед обговоренням змістовної частини симуляції ведучі повинні зробити можливим для учасників „вихід" з емоційного стану, пов'язаного з проведенням примірювання капелюхів тощо. На початку варто поставити кілька питань, що стосуються відчуттів учасників (Як вам сподобалася симуляція? Чи ви добре почували себе у ролі проектантів?).
Ключовим питанням до кожної групи, з якого має початися підведення підсумків, є „де ваш капелюх?" Групи, як правило, вказують на прототипи, які вони запроектували, а не на капелюх, виконаний згідно з інструкцією іншої групи. Це є приводом до дискусії на тему вибору між запроектованим капелюхом та виготовленим (ототожнюємо себе з дією, яка є результатом нашої пращ від моменту виникнення ідеї, важливо, щоб залучити до роботи в групі усіх вже в момент виникнення ідеї).
Далі викладач просить спостерігачів озвучити результати своєї роботи (важливо не називати імен людей, а лише описувати їх поведінку).
Спостерігачі повинні описати етапи роботи над проектом, поділ завдання між членами групи, їх включення в роботу, а також стосунки між членами команди під час виконання роботи.
Підсумок повинен включати обговорення пізнавального циклу за Колбом та оцінки всіх дій, які впливають на результат груп.
планування спостереження
\ (розпізнавання ситуації)
\^ продумування ^^ (ідея) Мал. 1. Цикл Колба - розподіл роботи над проектом
їх можна згрупувати на:
дії зорієнтовані на реалізацію цілі (ініціатива пропозиції просування справ, інформування, роз'яснення, підсумок);
допоміжні дії (підтримка пропозиції, посередництво в конфліктах, почуття гумору, узгодження та компроміси, полегшення спілкування);
дії, зорієнтовані на себе (неслухання інших, блокування, домінування, агресія, дигресія, порожня балаканина тощо).
Перед розглядом циклу Колба можна попросити групу представити цикл своєї роботи над капелюхом.
Організаційні застереження
Перед заняттями викладач повинен підготувати всі необхідні матеріали. Варто їх поділити відповідно до кількості підгруп (щоб під час занять не різати клейку стрічку, не рахувати скріпки тощо). Столи та стільці слід розташувати так, щоб кожна група мала окреме місце пращ з відповідною кількістю площі. Ідеальний розв'язок - коли група працює в окремих приміщеннях так, щоб не могли спостерігати її дії представники інших груп.
Потрібно також передбачити можливості для запису кошторису та результатів роботи групи після симуляції.
12