29. Отдел по связям с общественностью: понятие, виды, организация работы.

Возникает необходимость включения в структуру организации элемента, отвечающего за налаживание коммуникаций как с внутренней общественностью, так и с группами внешней общественности, а также за формирование и поддержание позитивного имиджа организации в целом. Структурным элементом организации, выполняющим указанные функции и является PR-отдел. арактер функций PR-отдела, его штатное расписание и бюджет по его содержанию, а также, в немалой степени, и эффективность его работы большей частью зависят от того, какой подход к его построению будет выбран. спектр видов деятельности, осуществляемых PR-отделом довольно широк. В него входят:· работа по связям с государственными учреждениями и общественными организациями; управление корпоративным имиджем;· создание благоприятного образа личности;· построение благоприятных отношений со СМИ; закрепление кадров, создание хороших отношений с персоналом; общественная экспертиза; взаимоотношения с инвесторами;· отношения с потребителями товаров и услуг;· проведение мобилизационных и презентационных мероприятий;· управление кризисными ситуациями;· управление процессом адекватного восприятия аудиторией сообщений. Перечень работ, ответственность за которые несёт PR-отдел: написание и распределение новостных релизов, подготовка и рассылка фотографий и статей в прессу, составление списков прессы для рассылки им материалов. Организация пресс-конференций, приемов посетителей. Организация проведения интервью руководителей в прессе, на радио и на телевидении. Редактирование и выпуск журналов и газет для персонала организации и создание иных форм внутренних коммуникаций, таких, как демонстрация видеокассет, показ слайдов, выпуск стенгазет и т.д. Редактирование и производство изданий, предназначенных для внешнего пользования.· Подготовка и печать текстовых материалов, таких, как обучающая литература, история компании, годовые отчеты, ознакомительная литература для нового персонала, учебные плакаты для школ и т.д. Поручение внешним структурам подготовки и проведения выставок и демонстраций, в том числе обеспечение этих мероприятий транспортными средствами. Заказ внешним структурам подготовки и поддержания в соответствующем количестве и с должным качеством необходимых средств фирменного стиля, таких, как логотипы, цветные диаграммы, фирменные стилевые решения, шрифтовое оформление, отличительные знаки транспортных средств, особенности одежды и т.д. Благотворительность.· Организация мероприятий или аналогичных посещений, например, полеты или морские путешествия в места расположения структур организации, местные поездки и т.д. Присутствие, по согласованию с руководством, на заседаниях совета директоров и совещаниях по вопросам производства, маркетинга, продаж и других функциональных направлений. Связь с консалтинговыми PR-структурами, если с ними осуществляется сотрудничество. Обучение сотрудников своего отдела. Заказ внешним структурам проведения обзоров общественного мнения или других исследований. Контроль за рекламой, связь с рекламным подразделением, если оно входит в состав PR-отдела. Установление связей с политиками и чиновниками. Обеспечение обратной связи: сбор газетных вырезок, записи на магнитофон и видеомагнитофон радио- и телепередач и других сообщений, поступающих из-за пределов организации. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность PR-специалиста. PR-специалист относится к категории специалист. PR-специалист назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению PR-менеджера. PR-специалист подчиняется PR-менеджеру. PR-специалиста замещает лицо, назначенное директором предприятия. Квалификационные требования PR-специалиста: Образование - высшее профессиональное (гуманитарное), дополнительную подготовку в области менеджмента. Опыт работы - опыт работы в рекламной сфере, по связям с общественностью и средствами массовой информации не менее ______ (1 года; 2 лет; 3 лет; др.), опыт проведения PR-мероприятий. Должен знать: основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса.Основы маркетинга. Общую методологию PR. Место PR-подразделения в структуре предприятия. Методы определения целевых аудиторий. Основные PR-средства (средства массовой информации, корпоративный бюллетень, ассоциации, антураж, информация и т.д.). Принципы планирования PR, PR-кампаний. Методы организации и проведения PR-кампаний. Структуру и функции средств массовой информации. Методику работы со средствами массовой информации. Порядок организации и подготовки пресс-релизов, информационных сообщений, проведения брифингов, пресс-конференций, медиа-китов, бэкграундов. Основные принципы клиентского PR, внутрикорпоративного PR, кризисного PR, иных видов PR. Основные принципы работы с конкурентной средой. Основы журналистики. Законодательство о рекламе, о средствах массовой информации. Компьютерные технологии и программное обеспечение по автоматизированной обработке информации (текстов, базы данных и т.д.). Основы этики, социологии, психологии, филологии. Правила ведения деловой переписки. - Состав информации, являющейся государственной, служебной и коммерческой тайной, порядок ее защиты и использования. Документы, регламентирующие деятельность PR-специалиста: Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы. Устав предприятия. Приказы и распоряжения директора предприятия (PR-менеджера). Положение об отделе маркетинга (отделе рекламы, отделе по связям с общественностью). Должностная инструкция PR-специалиста Правила внутреннего трудового распорядка. Для эффективного взаимодействия с другими подразделениями организации, PR-служба должна быть позиционирована в структуре организации таким образом, чтобы она была подотчетна руководству высшего уровня, и работать со всеми отделами. Идеальным является вариант, когда PR-директор является членом совета директоров, как в преуспевающих мировых компаниях. Персонал PR-службы работает в тесном контакте с другими отделами в организации. В различных структурах это проявляется по-разному. Однако, практически во всех структурах в наиболее тесном контакте PR оказывается с отделом маркетинга, финансовым отделом и бухгалтерией, юридической службой и HR-отделом. Функции этих отделов, так или иначе, пересекаются с функциями PR, что время от времени приводит к путанице и иногда даже конфликтам в связи с относительными ролями, которые играют соответствующие отделы. Чтобы выполнять свои обязанности с наибольшей эффективностью, каждой из этих служб требуется поддержка и сотрудничество с остальными службами. Поэтому при создании PR-службы в организации, необходимо подготовить соответствующие отделы к этому событию, четко разъяснить функции PR-службы и направления сотрудничества.