2. Понятие системы документации.

Применение принципа системности и его цели. Методы включения документа в документную систему: классификация, индексирование и регистрация. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) и его структура. Общие характеристики документных систем: надежность, целостность, соответствие, системность, комплексность. Решение оригинальных и однотипных задач в делопроизводстве. Табель форм документов: понятие, этапы его разработки и структура по функциональному признаку. Альбом форм документов: понятие и состав. Сборник примерных, типовых и трафаретных текстов документов

3. Проектирование и внедрение систем документации.

Этапы проектирования и внедрения документных систем. Предварительное обследование и оценка существующих систем; анализ деловой деятельности; проектирование и документирование процессов функционирования документных систем. Обучение сотрудников-делопроизводителей. Долгосрочная программа обучения персонала организации в области управления документами. Установление стандартов, проверка соответствия им и их соблюдения. Определение сроков и условий хранения документов, определение ценности документов. Защита материальных носителей информации, доступ к документам (свободный и ограниченный). Распределенное управление документными системами. Контроль движения и использования документов (контроль действий, контроль местоположения документа), конвертация и миграция документов. Оценка рисков и возможностей повышения эффективности. Обследование после внедрения; прекращение применения документных систем, мониторинг и аудит.

Рекомендации к изучению темы

Данная тема в значительной степени отражает содержание Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования, который соответствует международному стандарту ISO 15489-1-2001 Information and documentation. Records management. General (IDT). Это означает, что российское государство идет по пути установления единых нормативов делопроизводства с общепринятыми в мировом сообществе. Указанный стандарт дополняет нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления такими разделами, как разработка политики, стратегии и комплексной программы управления документами в организациях, применение принципа системности и методов включения документов в документную систему, проектирование и внедрение документных систем, распределенное управление, конвертация и миграции документов, мониторинг и аудит самих процессов управления документами.

В составе комплексной программы управления документами организации содержатся требования к современным документам: аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования. Следует обратить внимание, во-первых, на разработку и принятие комплексной программы управления документами, что практически отсутствует в абсолютном большинстве российских организаций и приводит к игнорированию ими нормативно-методической базы делопроизводства. А во-вторых, - на выяснение содержания и значения требований к документам, что связано с рисками менеджмента. На конкретных примерах необходимо показать эти риски и их последствия для организации.

Унификация и стандартизация являются сейчас главными направлениями совершенствования документационного обеспечения управления. На конкретном примере надо показать применение принципов унификации документов при решении оригинальных задач, дать представление о процедуре составления Табеля форм документов и Альбома форм документов.