- •Оглавление
- •I. Целевая установка и организационно-методические указания
- •По специальности 080504.65 - «Государственное и муниципальное управление»
- •Заочная форма обучения
- •По специальности «Защита в чрезвычайных ситуациях»
- •III. Содержание разделов и тем с методическими рекомендациями к изучению тем
- •Раздел I. Составление и оформление основных видов документов
- •Введение
- •Тема 1. Роль документационного обеспечения управления в развитии общества (доу). Терминология доу
- •1. Понятие документа и значение документирования управленческой деятельности
- •2. Кумулятивный поток бумажной информации и методы его преодоления. Терминология доу.
- •Рекомендации к изучению темы
- •Тема 2. История развития системы государственного делопроизводства в России
- •Делопроизводство в Древнерусском государстве
- •Приказное делопроизводство в XV-XVII веках
- •Система коллежского делопроизводства в VIII веке
- •Система министерского делопроизводства XIX-начала XX века
- •Делопроизводство в Советский период
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •Термины и понятия
- •Тема 3. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления
- •1. Состав нормативно–методической базы делопроизводства. Законодательство рф в области документационного обеспечения
- •2. Государственные стандарты на документацию
- •3. Унифицированные системы документации. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
- •4. Государственная система документационного обеспечения управления.
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •Тема 4. Общие правила оформления документов
- •2. Требования к оформлению реквизитов документа
- •3. Технические требования к изготовлению, учету и использованию гербовых бланков и документов
- •Задание для самостоятельной работы
- •Тема 5. Системы документации
- •1. Система организационно-правовой документации
- •2. Система распорядительной документации
- •3. Системы плановой и отчетной документации
- •4. Система справочно-информационной документации
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •Тема 6. Характеристика и язык документов
- •1. Характеристика документов
- •2. Официально-деловой стиль – вид языка общения в сфере управления
- •3. Требования к текстам документов
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •Раздел II. Технология работы с документами
- •Тема 7. Управление документами в организации
- •Стратегия управления документами в организации
- •2. Понятие системы документации.
- •Задание для самостоятельной работы
- •Тема 8. Порядок движения документов в организации
- •1. Понятие, виды и основные этапы документооборота
- •2. Принципы и методы организации документооборота
- •3. Регистрация документов и построение поисковой системы
- •4. Контроль исполнения документов
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •Тема 9. Систематизация и хранение документов в организации и архиве
- •1. Общие требования к систематизации документов и формированию дел. Номенклатура дел.
- •2. Организация текущего хранения дел и подготовка дел к хранению
- •3. Передача дел в архив. Архивное хранение документов
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •Тема 10. Документооборот конфиденциальных документов
- •1. Понятие конфиденциального документа и коммерческой тайны
- •2. Охрана конфиденциальности информации в организации
- •3. Организация оборота конфиденциальных документов
- •Тема 11. Организация секретарской работы. Средства организационной техники
- •1. Информационное обеспечение деятельности руководителя
- •2. Работа секретаря с различными системами документов.
- •3. Средства организационной техники
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •IV. Задания для самостоятельной работы
- •Тема 1, кроссворд 1
- •Тема 2, кроссворд 2
- •Тема 2, кроссворд 3
- •Тема 4, кроссворд 5
- •Тема 5, кроссворд 6
- •Тема 6, кроссворд 7
- •Тема 7, кроссворд 8
- •Тема 8, кроссворд 9
- •Тема 9, 10, кроссворд 10
- •Тема 11, кроссворд 11
- •Раздел I. Составление и оформление основных видов документов Введение. Тема 1. Роль документационного обеспечения управления в развитии общества. Терминология доу
- •Тема 2. История развития системы государственного делопроизводства в России
- •Тема 3. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления
- •Тема 4. Общие правила оформления документов
- •Тема 5. Системы документации
- •58. Какие документы визируются: а) положение о структурном подразделении; б) деловое письмо; в) протокол; г) приказ.
- •Тема 6. Характеристика и язык документов
- •Раздел II. Технология работы с документами
- •Тема 7. Управление документами в организации
- •Тема 8. Порядок движения документов в организации
- •85. Регистрационная форма документов, установленная в организации и свидетельствующая о наличии конкретного документа: а) журнал; б) карточка; в) список; г) перечень.
- •Тема 9. Систематизация и хранение документов в организации и в архиве
- •Тема 10. Документооборот конфиденциальных документов
- •57. Доступ к документам или информации о них следует ограничить, если они содержат: а) персональную информацию; б) коммерческую информацию; в) служебную информацию; г) зашифрованную информацию.
- •Тема 11. Организация секретарской работы. Средства организационной техники.
- •V. Вопросы итогового контроля
- •VI. Литература
- •VII. Словарь
Тема 5. Системы документации
1. Система организационно-правовой документации
Назначение, состав и особенности организационно-правовых документов. Устав (положение) организации, положения о структурных подразделениях, регламенты (положения) работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, должностные инструкции, инструкции по отдельным видам деятельности, правила: структура документов, порядок их составления и оформления.
2. Система распорядительной документации
Назначение, состав и особенности распорядительных документов. Два способа управления (коллегиальный и на основе единоначалия) и издания распорядительных документов. Процедура издания и составление распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения: указ, приказ, указание, распоряжение. Процедура издания и составление распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения: постановление, решение, протокол заседания (распорядительно-информационный документ).
3. Системы плановой и отчетной документации
Система плановой документации и ее особенности. Составление и оформление отдельных видов плановых документов: план, программа, генеральная схема, график проект.
Система отчетной документации: понятие, назначение и состав. Подотчетность. Составление и оформление отчета.
4. Система справочно-информационной документации
Система информационно-справочной документации. Назначение, состав и особенности информационно-справочной документации. Порядок составления и оформления информационно-справочных документов: акт, докладная, служебная и объяснительная записки, заявление, предложение, представление, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список.
Деловая переписка: понятие, назначение и состав. Разновидности деловых писем, содержащих запрос, просьбу, предложение, гарантию, заявку, ответ, сообщение, информацию, напоминание, требование, приглашение, рекламу, заказ, претензию (рекламацию). Правила оформления делового письма. Разновидности форм предоставления деловой информации: почтовое отправление, телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение.
Рекомендации к изучению темы
Все документы, несмотря на их огромное разнообразие, могут и должны быть объединены в системы однотипных по функциональному признаку документов. В организации не может быть ни одного зарегистрированного документа, не отнесенного к какой-либо документной системе. Документы каждой системы имеют свой набор реквизитов и свои особенности оформления и применения. Понимание особенностей каждой системы документации позволяет специалисту правильно составлять и издавать документы, а также их систематизировать для хранения и быстрого поиска. Важно знать перечень конкретных документов, относящихся к каждой из систем документации. При изучении отдельной системы документации выявляются ее особенности, назначение, ее основные документы, а также структура, порядок составления и оформление каждого из документов. Документы демонстрируются на настенном экране. В системе распорядительной документации выделяются документы, составленные при единоначалии и при коллегиальном способе управления. Из системы информационно-справочной документации в качестве самостоятельного блока выделяется деловая переписка, и излагаются правила оформления делового письма. При изучении отчетной документации выясняется вопрос о подотчетности персонала фирмы.