Задание для самостоятельной работы

1. Доработайте по литературным источникам материалы лекции

2. Изучите нормативные правовые и методические документы

3. При изучении данной темы необходимо: 1) объяснить необходимость и содержание информационно-справочной работы службы делопроизводства организации; 2) изложить типовую форму номенклатуры дел и сформулировать требования к ней, объяснить виды, этапы разработки, разделы номенклатуры дел; 3) показать, как осуществляется текущее хранение и использование документов; 4) рассказать на примере «Личного дела студента» о процессе формирования дел; 5) охарактеризовать экспертизу ценности документов, критерии оценки документов, оформление ее результатов, работу экспертной комиссии; 6) провести различие между формированием дела и оформлением дела; 7) охарактеризовать архивную систему Российской Федерации; 8) охарактеризовать архивное хранение документов, опись дел; 9) выяснить риски хранения документов и пути их нейтрализации; 10) объяснить формы использования архивных документов.

4. Установите содержание специальных терминов – ключевых понятий: архив, архивная справка, архивное дело, архивное учреждение, архивный документ, архивный каталог, Архивный фонд Российской Федерации, архивохранилище, ведомственное хранение архивных документов, внутренняя опись документов дела, выделение документов к уничтожению, выписка из архивного документа, государственная часть архивного фонда, дело, депозитарное хранение документа, документ временного хранения, документ общего хранения, документ обособленного хранения, документ постоянного хранения, долгосрочное хранение документа, доступ к архивным документам, законченное дело, консервация документа, номенклатура дел, опись, примерная и типовая номенклатура дел, текущее хранение документов, сводная и индивидуальная номенклатура дел, уничтожение документов, фондообразователь, ценность документа, хранение документов, экспертиза ценности документов.

5. Решите кроссворд и выполните тесты по теме, изложенные в рабочей тетради.

Тема 10. Документооборот конфиденциальных документов

1. Понятие конфиденциального документа и коммерческой тайны

Значение информационной безопасности. Причины отнесения информации к коммерческой тайне. Источники и каналы распространения ценной информации (преднамеренные и случайные). Угрозы документам в документопотоках. Перечни сведений, которые могут и не могут составлять тайну фирмы. Гриф ограничения доступа к конфиденциальным документам: присвоение, оформление и снятие грифа с документа.

2. Охрана конфиденциальности информации в организации

Защищенный документооборот и его принципы: система и технология защиты конфиденциальных документов, ее комплексность. Основные направления защиты ценной информации: правовая, организационная, техническая и программно-математическая защита. Особый порядок работы персонала с конфиденциальными документами.

3. Организация оборота конфиденциальных документов

Обработка поступивших и отправляемых конфиденциальных документов. Учет, хранение дел с конфиденциальными документами, их использование и издание в типографии, контроль за перемещением документов, снятие грифа «КТ», уничтожение документов. Защита конфиденциальной информации при подготовке, проведении совещаний и переговоров, оформлении их результатов.

Документы организации, регламентирующие защиту ценной информации: положения о службе безопасности фирмы и о службе конфиденциальной документации, должностные инструкции сотрудников этих служб, инструкции по обеспечению безопасности информации фирмы и др.

Рекомендации к изучению темы

Государства и организации вынуждены решать проблему информационной безопасности. Надо провести четкое разделение государственной и коммерческой тайны, дать представление о сведениях, которые могут составлять тайну фирмы и которые тайной фирмы по закону быть не могут. Конфиденциальные документы имеют защищенный документооборот: они оформляются, хранятся и используются особым образом. Надо выяснить процедуру присвоения, оформления и снятия грифа ограничения доступа к документам. Формирование системы и технологии защиты конфиденциальных документов в организации основано на выяснении источников и каналов распространения ценной информации (преднамеренного и случайного), а также угроз документам в документопотоках. Система защиты информации является комплексной и имеет правовые, организационные, технические и программно-математические аспекты. Особое место в этой системе занимает работа с персоналом, имеющим доступ к конфиденциальным документам, а также работа с документами, регламентирующими защиту ценной информации. На конкретном примере надо показать защиту конфиденциальной информации при проведении совещаний и переговоров.

Задание для самостоятельной работы

1. Доработайте по литературным источникам материалы лекции

2. Изучите нормативные правовые и методические документы

3. При изучении данной темы необходимо: 1) дать общее понятие государственной и коммерческой тайны, провести различие между ними; 2) назвать нормативные акты, регулирующие конфиденциальный документооборот; 3) сформулировать обязательства сотрудника, работающего с конфиденциальными документами, и дать пояснения; 4) разъяснить особенности процессов подготовки, издания, хранения и использования конфиденциальных документов; 5) охарактеризовать систему доступа к конфиденциальной информации; 6) установить каналы возможной утечки информации и утраты документов; 7) назвать документы организации, регламентирующие защиту ценной информации.

4. Установите содержание специальных терминов – ключевых понятий: доступ к документам, гриф ограничения доступа к документу, защищенный документооборот, информационная безопасность, коммерческая тайна, конфиденциальная информация, промышленный шпионаж, угрозы документам, ценная информация.

5. Решите кроссворд и выполните тесты по теме, изложенные в рабочей тетради.