3. Регистрация документов и построение поисковой системы

Понятие и правила регистрации документов. Индекс документа. Метаданные. Регистрационная карточка и регистрационные журналы. Обязательный состав реквизитов регистрации. Создание информационно-поисковой системы предприятия и применение номенклатуры дел, классификаторов, каталогов, справочников и словарей. Организация информационно-справочной работы. Устная и письменная формы представления информации.

4. Контроль исполнения документов

Исполнение документов: сроки и качество. Этапы и технология контроля исполнения документов. Состав документов, подлежащих обязательному контролю исполнения. Предупредительный контроль.

Рекомендации к изучению темы

В 1-м разделе курса были рассмотрены вопросы создания документов, с этой темы начинается изучение процессов движения документов на предприятии, которое зависит от того, является ли документ входящим, внутренним или исходящим. Главное в организации документооборота – его рационализация. Это предполагает знание принципов организации и этапов документооборота, видов документопотоков и логики построения информационно-поисковой системы, которая наряду с общими закономерностями в значительной степени определяется особенностями фирмы. Важное условие рационализации документооборота - учет документов и факторов (объективных и субъективных), влияющих на объем документооборота, а также знание методов сокращения объема документов. В процессе движения документов часть из них регистрируется. Нужно выяснить, какие документы подлежат обязательной регистрации, а какие – не регистрируются, и какова процедура регистрации документов. При регистрации документы получают индекс и включаются в информационно-поисковую систему, позволяющую многократно обращаться к документу. Рационализация документооборота требует четкого контроля исполнения документов по срокам и качеству. Надо изучить этапы и технологии контроля исполнения документов.

Задание для самостоятельной работы

1. Доработайте по литературным источникам материалы лекции

2. Изучите нормативные правовые и методические документы

3. При изучении данной темы необходимо: 1) провести различие между терминами: «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «документирование информации», «документирование управленческой деятельности», «документопотоки», «документооборот»; 2) дать определение документооборота и разъяснить, на решение каких задач направлена его организация; 3) охарактеризовать особенности работы с входящими документами; 4) охарактеризовать особенности работы с внутренними и исходящими документами; 5) объяснить, с какой целью и как проводится анализ документооборота, какими методами сокращается его объем; 6) разъяснить цель, механизм и формы регистрации документов; 7) разъяснить содержание контроля исполнения документов, его этапы и технологию.

4. Установите содержание специальных терминов – ключевых понятий: адресование документа, внутренний документ, входящий документ, децентрализованная регистрация документов, документооборот, документопотоки, информационно-поисковая система, индекс, индексирование, исходящий документ, метаданные, объем документооборота, предметный каталог, предметный указатель, регистрационно-контрольная карточка (регистрационная карточка), регистрационный штамп, регистрация документа, срок исполнения документа, технологическая схема движения документов, централизованная регистрация документов, экспедиция, экспедиционная обработка документов.

5. Решите кроссворд и выполните тесты по теме, изложенные в рабочей тетради.