- •Оглавление
- •I. Целевая установка и организационно-методические указания
- •По специальности 080504.65 - «Государственное и муниципальное управление»
- •Заочная форма обучения
- •По специальности «Защита в чрезвычайных ситуациях»
- •III. Содержание разделов и тем с методическими рекомендациями к изучению тем
- •Раздел I. Составление и оформление основных видов документов
- •Введение
- •Тема 1. Роль документационного обеспечения управления в развитии общества (доу). Терминология доу
- •1. Понятие документа и значение документирования управленческой деятельности
- •2. Кумулятивный поток бумажной информации и методы его преодоления. Терминология доу.
- •Рекомендации к изучению темы
- •Тема 2. История развития системы государственного делопроизводства в России
- •Делопроизводство в Древнерусском государстве
- •Приказное делопроизводство в XV-XVII веках
- •Система коллежского делопроизводства в VIII веке
- •Система министерского делопроизводства XIX-начала XX века
- •Делопроизводство в Советский период
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •Термины и понятия
- •Тема 3. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления
- •1. Состав нормативно–методической базы делопроизводства. Законодательство рф в области документационного обеспечения
- •2. Государственные стандарты на документацию
- •3. Унифицированные системы документации. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
- •4. Государственная система документационного обеспечения управления.
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •Тема 4. Общие правила оформления документов
- •2. Требования к оформлению реквизитов документа
- •3. Технические требования к изготовлению, учету и использованию гербовых бланков и документов
- •Задание для самостоятельной работы
- •Тема 5. Системы документации
- •1. Система организационно-правовой документации
- •2. Система распорядительной документации
- •3. Системы плановой и отчетной документации
- •4. Система справочно-информационной документации
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •Тема 6. Характеристика и язык документов
- •1. Характеристика документов
- •2. Официально-деловой стиль – вид языка общения в сфере управления
- •3. Требования к текстам документов
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •Раздел II. Технология работы с документами
- •Тема 7. Управление документами в организации
- •Стратегия управления документами в организации
- •2. Понятие системы документации.
- •Задание для самостоятельной работы
- •Тема 8. Порядок движения документов в организации
- •1. Понятие, виды и основные этапы документооборота
- •2. Принципы и методы организации документооборота
- •3. Регистрация документов и построение поисковой системы
- •4. Контроль исполнения документов
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •Тема 9. Систематизация и хранение документов в организации и архиве
- •1. Общие требования к систематизации документов и формированию дел. Номенклатура дел.
- •2. Организация текущего хранения дел и подготовка дел к хранению
- •3. Передача дел в архив. Архивное хранение документов
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •Тема 10. Документооборот конфиденциальных документов
- •1. Понятие конфиденциального документа и коммерческой тайны
- •2. Охрана конфиденциальности информации в организации
- •3. Организация оборота конфиденциальных документов
- •Тема 11. Организация секретарской работы. Средства организационной техники
- •1. Информационное обеспечение деятельности руководителя
- •2. Работа секретаря с различными системами документов.
- •3. Средства организационной техники
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •IV. Задания для самостоятельной работы
- •Тема 1, кроссворд 1
- •Тема 2, кроссворд 2
- •Тема 2, кроссворд 3
- •Тема 4, кроссворд 5
- •Тема 5, кроссворд 6
- •Тема 6, кроссворд 7
- •Тема 7, кроссворд 8
- •Тема 8, кроссворд 9
- •Тема 9, 10, кроссворд 10
- •Тема 11, кроссворд 11
- •Раздел I. Составление и оформление основных видов документов Введение. Тема 1. Роль документационного обеспечения управления в развитии общества. Терминология доу
- •Тема 2. История развития системы государственного делопроизводства в России
- •Тема 3. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления
- •Тема 4. Общие правила оформления документов
- •Тема 5. Системы документации
- •58. Какие документы визируются: а) положение о структурном подразделении; б) деловое письмо; в) протокол; г) приказ.
- •Тема 6. Характеристика и язык документов
- •Раздел II. Технология работы с документами
- •Тема 7. Управление документами в организации
- •Тема 8. Порядок движения документов в организации
- •85. Регистрационная форма документов, установленная в организации и свидетельствующая о наличии конкретного документа: а) журнал; б) карточка; в) список; г) перечень.
- •Тема 9. Систематизация и хранение документов в организации и в архиве
- •Тема 10. Документооборот конфиденциальных документов
- •57. Доступ к документам или информации о них следует ограничить, если они содержат: а) персональную информацию; б) коммерческую информацию; в) служебную информацию; г) зашифрованную информацию.
- •Тема 11. Организация секретарской работы. Средства организационной техники.
- •V. Вопросы итогового контроля
- •VI. Литература
- •VII. Словарь
Тема 11. Организация секретарской работы. Средства организационной техники
1. Информационное обеспечение деятельности руководителя
Служба ДОУ в организации (секретариат, общий отдел, канцелярия, экспедиция): определение ее должностного и численного состава. Должностная инструкция секретаря. Формы информационного обеспечения деятельности руководителя. Сбор, обработка, анализ, обобщение и представление информации по тематическому запросу.
2. Работа секретаря с различными системами документов.
Работа секретаря с обращениями граждан. Понятие и виды обращений граждан. Технология работы с обращениями граждан. Организация личного приема граждан.
Работа секретаря с кадровыми документами. Унифицированная система документации по труду. Документы, создаваемые и предъявляемые при приеме на работу. Трудовой договор (контракт). Приказы по личному составу и особенности их оформления. Учетные карточки. Ведение трудовой книжки. Оформление увольнения работника. Формирование личного дела работника и подготовка его к архивному хранению.
Работа секретаря с договорами и доверенностями. Оформление договоров. Оформление доверенностей.
3. Средства организационной техники
Средства организационной техники в системе современных офисных технологий: назначение и классификация по функциональному признаку. Материальные носители информации и их защита. Средства составления и изготовления документов. Средства репрографии и оперативной полиграфии. Средства обработки документов. Средства хранения, поиска и транспортировки документов. Средства электросвязи. Кассовая оргтехника. Другие средства оргтехники.
Компьютерные технологии в документационном обеспечении управления. Концепция «электронного офиса». Универсальные и специализированные офисные программы. Электронная почта. Понятие электронных документов и требования, предъявляемые к ним. Идентификация пользователей электронными документами.
Рекомендации к изучению темы
В небольших организациях документационным обеспечением управления занимается секретарь. Но даже там, где есть экспедиция, канцелярия, архив и другие самостоятельные структурные подразделения ДОУ, секретарь играет важную роль в деятельности руководителей разного уровня и организации в целом. Надо ознакомиться с должностной инструкцией и обучающей инструкцией секретаря, объяснить особенности функций, прав, обязанностей и компетенции секретарей по информационному обеспечению работы руководителей разного уровня и разных сфер деятельности. Особое место в работе секретаря занимают обращения граждан и их рассмотрение руководителем. Кроме своих обычных функций, которые сформулированы в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, секретарю в небольших организациях приходится выполнять функции других должностей, которые отсутствуют в штатном расписании данной организации. К их числу относятся кадровая и договорная работы, кассовые операции. Рационализация делопроизводства включает применение средств организационной техники и компьютерных технологий. Надо дать классификацию средств оргтехники по функциональному признаку, назвать современных носителей информации, средства составления и изготовления документов, средства репрографии и оперативной полиграфии, средства обработки документов, средства хранения, поиска и транспортировки документов, средства электросвязи, кассовую оргтехнику и другие. Имея представление о разнообразии средств оргтехники, будущие специалисты должны добиваться их приобретения от руководителей фирм. Особое место занимают компьютерные технологии, которые имеют свои плюсы и минусы на всех стадиях движения документов. Надо сформулировать концепцию «электронного офиса», дать понятие универсальных и специализированных офисных программ, раскрыть роль Интернета в документационном обеспечении управления.