Задание для самостоятельной работы

1. Доработайте по литературным источникам материалы лекции

2. Изучите нормативные правовые и методические документы

3. При изучении данной темы необходимо: 1) объяснить необходимость и преимущества осуществления политики управления документами в каждой организации; 2) сформулировать принципы разработки программ управления документами; 3) дать общие характеристики документных систем; 4) рассмотреть поэтапно процедуру проектирования и внедрения документных систем; 5) рассмотреть методологию проектирования и внедрения документных систем; 6) охарактеризовать процессы управления документами и контроль; 7) охарактеризовать документирование процессов управления документами; 8) объяснить процедуру и значение мониторинга и аудита документных систем; 9) определить значение долгосрочной программы обучения персонала организации в области управления документами и применения обучающих инструкций, включая обучающую инструкцию секретаря. 10) дать понятие оригинальных и однотипных задач в управленческой деятельности; 11) охарактеризовать Табель форм документов и Альбом форм документов;

4. Установите содержание специальных терминов – ключевых понятий: Альбом форм документов, аудит управления документами, включение документа в систему, внедрение документной системы, документирование операций с документами, документирование процессов управлении документами, документная система, конвертация документов, методология внедрения, миграция документов, мониторинг, надежность документной системы, оригинальная и задача, проектирование документной системы, распределенное управление, регулирующая среда, стратегия управления документами, Табель форм документов, типовая задача.

5. Решите кроссворд и выполните тесты по теме, изложенные в рабочей тетради.

Тема 8. Порядок движения документов в организации

1. Понятие, виды и основные этапы документооборота

Понятие документооборота. Входящие, внутренние и исходящие документы. Документооборот входящих документов. Прием и первичная обработка документов, поступающих в организацию. Работа экспедиции. Предварительное рассмотрение и распределение документов в службе ДОУ. Организация доставки документа. Регистрация и индексация документов. Документы, подлежащие регистрации. Индекс документа. Регистрационные журналы и карточки. Рассмотрение документов руководством. Передача документов на исполнение. Исполнение документов: сроки и качество. Этапы и технология контроля исполнения документов. Состав документов, подлежащих обязательному контролю исполнения.

Документооборот внутренних и исходящих документов. а) составление чернового документа и подготовку проекта документа; б) согласование (визирование) документа; в) удостоверение документа; г) отправка документа.

2. Принципы и методы организации документооборота

Исключение возвратного движения документов, ограничение срока пребывания документа в инстанции временем, необходимым для его обработки, параллельное выполнение различных операций для повышения оперативности исполнения документа, исключение "информационного шума", сохранение всех требований к документам при их конвертации и миграции, учет сезонности документооборота. Документопотоки. Организация рационального движения документов. Факторы, влияющие на объем документооборота. Анализ и сокращение объема документооборота.