3. Технические требования к изготовлению, учету и использованию гербовых бланков и документов

Бланк документа. Общий бланк, бланки писем и конкретных видов документов. Технические требования к изготовлению документов: стандартные листы бумаги, поля, шрифт, интервалы, расположение реквизитов на стандартном листе бумаги, нумерация страниц, применение трафаретной формы документов, типографский способ изготовления документов, применение двух и более языков в документе.

Понятие, процедура изготовления и учет гербовых бланков в организации. Контроль за использованием и хранением гербовых бланков. Условия тиражирования гербовых бланков для рассылки.

Рекомендации к изучению темы

Одной из задач специалиста является грамотное составление различных документов. Это предполагает знание основных реквизитов, правил их оформления и расположения на документе в соответствии с типовыми формулярами-образцами документов. Сначала следует дать понятие реквизита, установить два способа расположения реквизитов (угловой и продольный) и границы документов на стандартном листе бумаги формата А-4, дать понятие формуляра-образца документов и назвать основные реквизиты. Затем - распределить реквизиты на заголовочную, содержательную и оформляющую части документа, выделить обязательные реквизиты, а среди них – постоянные и переменные реквизиты. Каждый реквизит изображается и разъясняется на доске в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30 -2003. «Унифицированные системы документации. Унифи­цированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также показывается на документах путем вынесения их изображения на настенный экран.

Далее рассматриваются такие технические требования к изготовлению, учету и использованию документов, как стандартные листы бумаги; поля; шрифты по форме, размеру и выделению; интервалы межстрочные и межбуквенные; расположение реквизитов на стандартном листе бумаге; нумерация страниц; применение трафаретной формы документов; применение двух и более языков в документе; типографский способ изготовления документов.

В заключение дается понятие гербового бланка, рассматриваются отдельные виды гербовых бланков, выясняется их значение, излагается процедура их изготовления, учета, использования и хранения. Важную роль играет контроль использования, хранения и тиражирования гербовых бланков.

Задание для самостоятельной работы

1. Доработайте по литературным источникам материалы лекции

2. Изучите нормативные правовые и методические документы

3. При изучении данной темы необходимо: 1) назвать 30 реквизитов документов и указать те из них, которые исключают или дополняют друг друга, являются обязательными и не обязательными, постоянными или переменными; 2) разъяснить применение и расположение на документе реквизитов: государственный герб, герб субъекта РФ, эмблема организации; 3) разъяснить применение и расположение на документе реквизитов: код организации, код формы документа, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 4) разъяснить применение и расположение на документе реквизитов: наименование организации, справочные данные об организации, банковские реквизиты; 5) разъяснить применение и расположение на документе реквизитов: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа; 6) разъяснить применение и расположение на документе реквизитов: адресат, заголовок к тексту, текст документа, подпись; 7) разъяснить применение и расположение на документе реквизитов: гриф ограничения доступа к документу, гриф утверждения, отметка о контроле; 8) разъяснить применение и расположение на документе реквизитов: отметка о наличии приложений, гриф согласования и визы, резолюция, гриф ознакомления; 9) разъяснить применение и расположение на документе реквизитов: печать, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии документа; 10) привести примеры и пояснить разные виды текста документа: трафаретный документ, анкета, таблица, бланк.; 11) дать определение бланка документа и охарактеризовать разные виды бланков документов, их оформление; 12) назвать требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков, привести примеры.

4. Установите содержание специальных терминов – ключевых понятий: автор документа, адресат, анкета, виза документа, виза ознакомления, гербовый бланк, гриф согласования, гриф утверждения документа, дата документа, заголовок к тексту, идентификатор электронной копии документа, интервал, подпись, поле документа, регистрационный номер документа, резолюция, реквизит документа, стандартный лист бумаги, ссылка на регистрационный номер и дату документа, таблица, трафаретный документ, удостоверение документа, формуляр-образец документа.

5. Решите кроссворд и выполните тесты по теме, изложенные в рабочей тетради.