6.2. Структура контракту

У більшості країн при складанні контрактів використовується типова форма контракту, розроблена Міжнародною федерацією інженерів — консультантів. Вона складається з трьох частин:

1. Загальні умови;

2. Умови приватного застосування;

3. Зміни, рекламації і форс-мажор.

Перша частина практично однакова для всіх контрактів. Специфіка контракту відбиває в другій частині, що звичайно містить:

• Опис роботи — зміст робіт, розподіл обов'язків;

• Комерційні умови — ціна, спосіб її формування й умови стимулювання підрядчика;

• Умови платежів — хто, як і коли робить оплату робіт;

• Календарний графік робіт;

• Зміни — умови внесення й оплати змін;

• Субпідряди — вимоги до субпідрядників і робота з ними;

• Гарантії — обов'язки партнерів забезпечувати стандарти якості проекту, зокрема, проектних, будівельно-монтажних робіт, устаткування і так далі;

• Страхування — об'єкти і способи страхування;

• Податки — що включаються і податки, що включаються не в ціну, і способи їхнього відшкодування.

Типова форма контракту, що включає наступні розділи:

• Визначення;

• Предмет контракту;

• Вартість робіт з контракту;

• Зобов'язання підрядчика;

• Зобов'язання замовника;

• Терміни виконання робіт;

• Платежі і розрахунки;

• Провадження робіт;

• Охорона робіт;

• Обставини нездоланної сили;

• Приймання предмета контракту;

• Гарантії;

• Ліцензії;.

• Майнова відповідальність сторін;

• Розірвання контракту;

• Особливі умови.

6.3. Підготовка контракту

Організація підготовки контрактів (у прийнятій на Заході термінології — контрактинг) залежить від структури системи управління проектами і може бути централізованої або децентралізованої.

Централізованим називається такий контрактинг, коли один відділ відповідальний за весь процес роботи з контрактами по всіх проектах. Усі процедури при централізованому контрактингу обов'язкові й єдинообразні для всіх проектів. При децентралізованому контрактинге кожен керуючий проектом має фахівця, що займається контрактною діяльністю.

У проектній організаційній структурі, контрактинг звичайно децентралізований і спеціальний персонал, що працює з контрактами, виділяється для конкретних проектів. У цьому випадку система управління контрактами більш гнучка і чуттєва до змін і потреб проекту. При матричній структурі організація контрактингу звичайно централізована. Існує спеціальний відділ контрактингу і керуючий проектом взаємодіє з персоналом цього відділу. При цьому скорочуються витрати по контрактингу.

Фахівці з контрактів, краще знайомі з ринком, роблять закупівлі більш раціонально.

Незалежно від прийнятої системи контрактингу підготовча робота з висновку контракту передбачає визначену послідовність дій, що включає:

• Вибір претендентів;

• Підготовка запитів претендентам; Розсилання запитів претендентам;

• Підготовка і передача претендентами пропозицій замовникові;

• Складання і висновок контрактів.

Для того щоб визначити необхідного партнера по роботі над проектом і підписати з ним відповідний контракт, необхідно мати якусь кількість можливих претендентів, що бажають стати учасниками проекту.

Зазначена робота починається зі складання повного переліку можливих контракторів, яким направляється лист або телефакс, що складається з двох частин: перша частина містить інформацію про проект, у другий — запитується інформація від можливих претендентів.

Інформація, запитувана в претендентів, включає:

• Зведення про зацікавленість претендента в підготовці пропозиції;

• Дані про технічний персонал і обсяг робіт;

• Досвід роботи в області визначеній предметом контракту, попередні плани і так далі.

Відповіді потенційних контракторів аналізуються і визначаються претенденти, що найбільше відповідають пред'явленим вимогам замовника. Як правило, це група з 6 - 8 потенційних контракторів, показники яких розрізняються незначно. Замовник направляє їм запит на подачу пропозицій. Однієї з головних цілей запитів є одержання від фірми конкурентних пропозицій, з яких у результаті аналізу вибираються найкращі. Запит являє собою набір документів, які необхідно підготувати претендентові для висновку контракту. Ці документи включають:

• Лист — запит на подачу пропозиції;

• Інформацію для претендентів;

• Форму пропозиції;

• Форму угоди;

• Специфікації на роботи, що є предметом контракту.

У листі утримується перелік документів, включених у запит, дата і процедури представлення пропозиції. В інформації для претендентів докладно викладаються правила і процедури підготовки і подачі пропозицій. Форма пропозиції містить у собі всі необхідні комерційні умови. Форма угоди містить пропоновані положення й умови, що будуть використовуватися для складання контрактної угоди між сторонами. Зазначені положення й умови визначають права, обов'язку, відповідальність і зобов'язання по відшкодуванню збитку замовника і контрактора під час виконання робіт із проекту. Специфікації на виконувані роботи включають документи, що визначають адміністративні і процедурні вимоги, зв'язані з виконанням усіх робіт з контракту, а також основні стандарти по проектуванню, якості, техніці безпеки і так далі.

На підставі отриманих запитів потенційні контрактори готують свої пропозиції для висновку контрактів і передають їх замовникові відповідно до зазначеного терміну і методом доставки.

Пропозиції містять у собі три розділи.

Розділ 1

"Пропозиції по виконанню контракту" — містить наступні глави:

• Опис проекту;

• Обсяг послуг, що представляються;

• Робочий план і графіки.

• Організація проекту. Розділ 2

"Технічні положення" — дається повний опис пропонованої технології, чітке визначення відповідальності за виконання задач технічного характеру.

Розділ 3

"Комерційні пропозиції" — містить попередню оцінку вартості робіт, на підставі зазначеного замовником методу оплати в якості кращого. Це найбільш конфіденційна частина пропозиції, що представляється як "закритий документ".

Аналіз поданих пропозицій на висновок контракту здійснюється замовником проекту і припускає зважену оцінку даних, що утримуються в пропозиціях, шляхом порівняння проектних цілей і витрат, часу і цін, ризику і потенційного ефекту.

Взаємодія між замовником і контрактором на цій стадії повинне бути більш тісним, тому що протягом цього періоду сторони прагнуть погодити й уточнити умови контракту, додати їм ясні формулювання.

Ці переговори можуть вестися: шляхом переписки (поштою, телеграфом, телетайпом), шляхом особистих зустрічей, по телефоні. Звичайно ці способи сполучаться в різних комбінаціях. Після всебічної оцінки пропозицій, замовник вибирає контракт і приймає рішення про його підписання.

Оформлення контрактів є завершальним етапом, після чого починається процес його реалізації.

Контракт може вважатися ув'язненим у тому випадку, якщо він належним образом підписаний сторонами з указівкою їхніх юридичних адрес. Контракт може бути підписаний тільки особами, що мають право підпису таких документів, інакше він не є юридичним документом.

Крім того, варто мати на увазі, що, якщо в угоді беруть участь три сторони і більш, те договірні відносини можуть бути оформлені шляхом підписання всіма учасниками єдиного документа (наприклад/ тристоронньої угоди), або шляхом підписання декількох двосторонніх контрактів з посиланням у тексті кожного з них на зв'язаність з іншими контрактами. Після підписання першого контракту може з'явитися ціла серія контрактів, субконтрактів або замовлень на закупівлю.