6.4. Ведення контрактів

Реалізація контракту вимагає великої роботи по його веденню (моніторингові). Сюди, крім спостереження за ходом контракту, входять:

• Розгляд змін у ході реалізації проекту;

• Розв’язок конфліктів.

Найбільш підданим змінам у ході проекту елементами є: обсяги робіт, терміни і вартість виконання робіт із проекту. У залежності від передбачених контрактом умов одні зміни, внесені в проект, повинні знаходити висвітлення в контракті, а деякі зміни в проекті не вимагають коректування контракту. Внесення змін у контракт є однієї з найбільш важливих функцій по управління проектом. Порядок розгляду, обліку змін по обсягах і характерові роботи, умовам їхнього виконання і відшкодування відповідних витрат повинний передбачатися в контракті. Ефективна робота зі змінами припускає зацікавлене співробітництво замовника і виконавця. Вони повинні якомога раніше попереджати один одного про передбачувані зміни і, незважаючи на розбіжність позицій, доброзичливо і з урахуванням інтересів один одного вирішувати питання реалізації змін і відшкодування витрат.

Система управління проектом повинна включати програму управління змінами. Підрядчик повинен стежити і не допускати надання замовникові додаткових послуг без відповідної компенсації; у свою чергу, замовник повинний мати на будівельному майданчику свого представника, що контролює процес внесення змін і захищає його інтереси.

Як відомо, при підготовці контракту замовник і підрядчик планують роботи з проекту виходячи з оптимістичних термінів, не з огляду на, що припинення і затримки робіт майже завжди неминучі.

Затримки класифікуються в залежності від відповідальності сторін контракту на пробачні (неминучі) і непрощенні (яких можна уникнути), а також у залежності від права підрядчика на компенсацію додаткових витрат — на компенсуючі і некомпенсуючі.

До пробачних відносяться затримки, причини яких знаходяться поза контролем з боку підрядчика. Такі затримки, відповідно до положень контракту, дають підрядчикові право на перенос термінів виконання робіт, зазначених у контракті, звільняють його від сплати неустойки і від зобов'язань, виконанню яких перешкоджають такі затримки. Втрати підрядчика в цьому випадку можуть або компенсуватися (якщо причиною є невиконання замовником своїх зобов'язань), або не компенсуватися (якщо їхні причини знаходяться поза контролем як підрядчика, так і замовника). Якщо затримки відносяться до категорії компенсуючі, то підрядчик має право на одержання відшкодування своїх втрат. Якщо затримка пробачна, але некомпенсуючі, обидві сторони приймають на себе всі зв'язані з нею втрати. Коли одночасно виникає кілька затримок по паралельно виконуваних роботах або роботам, що перекриваються, підрядчик має можливість вибрати кожну з них для одержання більшої компенсації.

Однак взаємоприйнятих рішень удається досягти далеко не завжди, і тоді виникає необхідність у механізмах розв’язоку протиріч і конфліктів. Найпростішим механізмом є претензійний порядок врегулювання спорів. У цьому випадку одна зі сторін, що вважає себе незадоволеною, може наділити своє відношення до спірної сторони у форму офіційного звертання, з викладом своїх позицій. Таке звертання називається "претензією". Якщо ж незадоволена сторона вимагає у своєму звертанні до партнера виплати їй деякої грошової суми, претензія стає позовом. Під позовом розуміється спрямоване замовникові вимога підрядчика про додаткову оплату або надання додаткового часу в зв'язку з умовами робіт, що змінилися, за контрактом. Наданий замовникові позов повинний містити детальний зміст усіх витрат, що підрядчик поніс у зв'язку з виниклою проблемою на визначену дату, а також тих витрат, що, по його оцінці, він понесе по цій же причині в майбутньому. Замовник повинний у визначений термін розглянути позов і в письмовому виді повідомити відповідь.

Якщо заявник претензії не вдоволений відповіддю, то він може залучити для розв’язку конфлікту третю сторону у виді третейського або арбітражного суду. У цьому випадку потрібні ретельна підготовка і, як правило, значні витрати часу, фінансових і людських ресурсів.