Висновок

Процес матеріально-технічної підготовки проекту складається з наступних етапів: визначення потреби в матеріально-технічних і інтелектуальних ресурсах, пошук потенційних постачальників і підрядчиків, підготовка і проведення підрядних торгів, висновок контрактів на постачання і власне постачання.

Усі ці процеси ґрунтуються на визначеній законодавчій і нормативній базі. Основною правовою формою організації і регулювання закупівель є договір. При цьому розрізняють у якості основні договори постачання і підряду. Серед інших визначену роль грають договори транспортні, оренди, посередницькі. Іншими правовими аспектами в процесі закупівель є застосовувані організаційні форми закупівель (прямі, посередницькі, біржові), державне регулювання (податкове, антимонопольне, митне), а також правовий захист суб'єктів закупівель.

Систему органів матеріально-технічного забезпечення проектів складають територіально-посередницькі підприємства, торгові доми, біржі, підприємства, приватні посередницькі фірми.

Метою організації і проведення торгів є підвищення ефективності здійснення проектів на основі конкуренції між організаціями і підприємствами. Досвід проведення підрядних торгів показує, що по тим об'єктам, по яких вони були проведені, скорочуються нормативні терміни будівництва, знижується його вартість проти стартового розрахункового рівня. У той же час накопичений досвід проведення підрядних торгів виявив ряд серйозних технічних і економічних проблем, що вимагають негайного рішення.

Однієї з важливих проблем, розв'язуваних при управлінні проектами, є визначення типів контрактів, що укладаються з підрядчиками, постачальниками, консультантами. Тип контракту залежить від різних факторів, у тому числі від ступеня невизначеності, з яким має справу керівник проекту, яку він має інформацію на момент висновку контракту, а також виду послуг, що потрібно виконати.

Завдання до лабораторних робіт (ситуації для аналізу)

Лабораторна робота №1

Ситуація 1. Оцінка можливостей закупівель

При оцінці можливостей закупівель команда проекту повинна проаналізувати можливі варіанти для задоволення вимог.

Наприклад, чи доступні ресурси з інших відділів організації і, якщо це так, скільки треба витратити коштів, щоб призначити їх проекту?

Чи Всі продукти, що є доступні до використання або команди необхідно буде розробляти унікальний продукт для задоволення вимог?

Що трапиться з продуктом, коли проект завершиться?

Команда проекту також повинна розглянути, як фактично буде завершений процес закупівель.

Наприклад, чи має компанія спеціальні ресурси для проведення процесу роботи з контрактом або команда повинна провести свої власні закупівлі?

Який час необхідний для завершення закупівель і як він впливає на календарний план проекту?

Пересвідчіться, що всі подібні питання розглядалися перед прийняттям рішення про закупівлі, яке в іншому випадку може привести до затримки проекту через невірні дати постачання, витрат або тривалого тендерного процесу.

Завдання: Провести оцінку можливостей закупівель проекту. Відобразити етапи та схему проведення оцінки закупівель проекту на прикладі конкретного проекту.

Ситуація 2. Розробка опису робіт на основні вимоги

Опис робіт (SОW) є найбільш важливою частиною плану закупівель і повинен відображати специфіку вимог.

SОW може бути відносно простим описом продукту або послуги, необхідним для простих задач, або воно може бути дуже детальним документом, який глибоко розглядає питання описів продукту, постачання і тимчасові параметри. Воно повинне бути якомога більш ясним, чітким і повним.

Типове SОW повинно включати наступні елементи:

• чорновий опис, що окреслює ситуацію, що робить необхідним процес закупівель;

• ясний опис задачі проекту або роботи, яку має бути виконано, або те, чому необхідний цей продукт;

• опис змісту роботи, включаючи її діапазон, міра і межі або описи продукту;

• спеціальні фази роботи, включаючи послідовність описів постачання, завершення проекту і його віхи;

• деталі, що стосуються відповідальності сторін контракту (компанії і постачальника);

• вимоги (якщо такі є) для звітів по виконанню, способів оплати і контактів з ключовим персоналом.

Завдання: Розробити опис робіт (SО\W) для підготовки плану закупівель проекту. Відобразити етапи та схему підготовки опису робіт (SО\W) для формування плану закупівель проекту на приклади конкретного проекту.

Лабораторна робота №2

Ситуація 3. Розробка плану управління закупівлями

У проектах, які використовують товари, що закупаються і послуги, менеджер проекту повинен погодити свої дії з політикою закупівель і розробити процедури для управління елементами, що закупаються.

Елементи, що закупаються, будуть постачаються з урахуванням відповідальності, призначеної конкретним особам для відстеження закупівель товарів і послуг, а також з урахуванням вживаних процедур контролю над змінами.

План управління закупівлями повинен включати інформацію, що відноситься до того, як будуть отримані товари або послуги, тимчасові рамки для виконання етапів процесу, таких як запит і оцінка, вартості, відповідальність за приймання, перевірку продукту або постачання, нагляд під час використання, і будь-які рівні приймання, необхідний на різних етапах процесу.

План також повинен включати інформацію по роботах, пов'язаних із закупівлями. Такими як обслуговування після продажу або гарантії, і забезпечення координації з іншими підрозділами компанії (складом, транспортним відділом і т.д.).

План управління закупівлями повинен бути вбудований як складова частина в загальний план проекту для гарантування того, що задачі є вірно скоординованими, і враховується будь-який вплив на календарний план проекту.

Завдання: Розробити план управління закупівлями проекту. Відобразити етапи та схему підготовки плану управління закупівлями на прикладі конкретного проекту.

Лабораторна робота №3

Ситуація 4. Розробка документації для участі в торгах

Метою фази планування запитів є отримання пропозицій або запитів від потенційних постачальників, які дозволяють команді проекту вирішити з приводу продукту або підрядчика, який пропонує компанії кращі умови і задовольняє поставленим вимогам.

Більшість організацій використовують деяку форму формальної документації по процесу запитів. У деяких випадках у залежності від складності процесу закупівель ці документи можуть бути дуже детальними, вимагати значний час на підготовку і розробку, і пройти деяку кількість етапів перед тим, як закупівля або контракт не будуть фактично завершені.

КРR звичайно використовується, коли необхідна закупівля відносно проста або може бути задоволена за рахунок місцевих продуктів і ціна є основним критерієм.

Якщо вимоги є більш складним, звичайно використовується запит на пропозицію (КРR), який вимагає детальної інформації від постачальників і при його використанні застосовується більш повна оцінка пропозиції.

У будь-якому випадку документи по закупівлях повинні включати досить інформації на вимогу для того, щоб дати можливість постачальнику надати інформацію, потрібну Вам для оцінки пропозиції.

Документи по закупівлях завжди повинні включати опис роботи, опис бажаної форми відповіді, і будь-які необхідні контрактні умови, такий як копія моделі контракту, вживаної в компанії.

Завдання: Розробити перелік документів для участі в торгах. Відобразити етапи та схему підготовки переліку документів для участі в торгах на прикладі конкретного проекту.

Лабораторна робота №4

Ситуація 5. Розробка критеріїв оцінки тендерних пропозицій

Критерії оцінки розробляються командою проекту перед отриманням пропозицій від потенційних постачальників, і вони засновуються на вимогах, встановлених в документах по закупівлях. Ці критерії становлять важливу частину процесу закупівель і використовуються для ранжування різних пропозицій для того, щоб допомогти команді у виборі продукту або підрядчика.

Для простої закупівлі принциповим (а іноді і єдиним) критерієм є нижча ціна пропозиції з урахуванням задоволення вимог пропозиції.

Більш складні закупівлі вимагають більше за повний і детальний набір критеріїв, які вказують ті чинники, які найбільш важливі для команди проекту.

У цьому випадку критерії можуть бути розділені на декілька груп, і також призначається зважений чинник, який відображає важливість критерію для загального процесу вибору рішення. Категорії і зважений чинник можуть варіюватися відповідно до природи вимог, і команда проекту може виявити значну гнучкість при виборі критерію оцінки.

Після введення критерії оцінки повинні застосовуватися рівномірно і одноманітно до всіх пропозицій, що поступили.

Команда оцінки звичайно складається з особи, що ініціює вимогу по закупівлі, при необхідності технічних експертів і фахівця з контракту для перегляду пропозицій.

Багато які компанії пропонують використати таблицю оцінки для запису всіх критеріїв і їх вагових чинників, так щоб оцінювачі завжди мали перед очима керівництво до дії.

Завдання: Розробити критерії оцінки тендерних пропозицій. Відобразити етапи та схему підготовки критеріїв оцінки тендерних пропозицій на прикладі конкретного проекту.

Лабораторна робота №5

Ситуація 6. Розсилка запитів продавцям

Ця задача включає розсилку запитів потенційним продавцям.

Закупівельні документи повинні ясно визначати поточну інформацію по торгах, а також з ким контактувати з питань торгів.

З потенційними продавцями необхідно працювати прямо, якщо ресурсів на вибір джерел не вистачає.

Розсилка запитів продавцям вимагає від менеджера проекту розв'язання двох наступних задач:

• гарантування того, що всі закупівельні документи розіслані в один і той же день відібраним потенційним продавцям;

• контакт з потенційними продавцями в тому випадку, якщо ресурсів на проведення відбору кваліфікованих і компетентних продавців не вистачає.

Завдання: Визначити систему розсилки запитів потенційним продавцям компонентів проекту. Відобразити етапи та схему розсилки запитів потенційним продавцям компонентів проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи. на прикладі конкретного проекту.

Лабораторна робота №6

Ситуація 7. Затвердження змін за контрактом і оповіщення про них

Непередбачені зміни або проблеми можуть привести до внесення змін в контракт.

Такі зміни можуть включати збільшення часу до завершення проекту або зміну вимог продавця щодо постачання.

Контракт являє собою юридичну угоду між двома сторонами і зміни в контракті повинні завжди бути формально затверджені і повідомлені в письмовому вигляді.

Більшість змін повинна бути узгоджена обома сторонами. Це може привести до додаткових переговорів.

Зміни в контракт повинні бути внесені відповідно до системи контролю над змінами в контракті. Вона вбудовується в систему контролю над змінами по проекту загалом.

Іноді незадовільне виконання може зажадати переривання проекту і заміну продавця.

Цей етап повинен здійснюватися як крайня міра, коли всі інші методи виправлення ситуації вичерпані.

Терміни і умови переривання контракту повинні бути визначені в початковому контракті.

Затвердження змін в контракті і сповіщення про них вимагає від команди проекту розв'язання семи наступних задач:

• створення системи контролю за змінами в контракті, яка визначає, хто уповноважений вносити зміни і при яких обставинах;

• обговорення необхідних змін з продавцем;

• проведення повторних переговорів по необхідній зміні термінів контракту;

• забезпечення того, щоб всі зміни в контракті були формально затверджені на відповідному рівні управління;

• сповіщення про всі зміни в контракті в письмовій формі;

• вживання всіх можливих заходів для того, щоб переконати продавця виконати свої зобов'язання перед прийняттям рішення про розрив контракту із-за його незадовільного виконання;

• проходження термінам і умовам статті про переривання контракту при прийнятті рішення про розірвання контракту.

Завдання: Визначити систему затвердження змін контракту та оповіщення про них постачальників проекту. Відобразити етапи та схему затвердження змін контракту та оповіщення про них постачальників проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи на прикладі конкретного проекту.

Ситуація 8. Забезпечення своєчасних платежів постачальнику

Подібно тому, як постачальник зобов'язаний виконувати контракт відповідно до вимог, організація-покупець уповноважена забезпечувати своєчасну оплату послуг продавця відповідно до раніше прийнятих термінів оплати.

В обов'язки команди входить аналіз виконання постачальником і затвердження підрядних накладних на оплату, а також їх узгодження з фінансовим відділом організації у випадку, якщо платежі не поступили своєчасно.

Платежі здійснюються поступово по мірі виконання віх проекту, із здійсненням остаточної оплати після заключного приймання командою постачання.

Терміни оплати також часто залежить від тимчасових і матеріальних чинників.

Забезпечення своєчасної оплати постачальника вимагає від менеджера проекту в тісному контакті з фінансовим відділом організації-покупця розв 'язання п 'яти наступних задач:

• перегляд термінів і умов оплати послуг постачальника відповідно до контракту;

• перегляд виконання постачальника відносно термінів оплати;

• затвердження оплати по накладних постачальника у разі успішного

• виконання ним постачання;

• робота з фінансовим підрозділом організації у випадку, якщо оплата

• своєчасно не поступила постачальнику;

• затримка платежів по накладних постачальника у відповідності з

• термінами і умовами контракту у разі незадовільного виконання

• постачальником по проекту.

Завдання: Визначити систему забезпечення своєчасних платежів постачальникам компонентів проекту. Відобразити етапи та схему розсилки запитів потенційним продавцям постачань по проекту. Зробити аналіз сильних та слабих сторін обраної системи на прикладі конкретного проекту.

Теми індивідуальних завдань.

1. Планування закупівель у проекті

2. Техніка закупівель робіт, обладнання та послуг

3. Управління змінами у закупівлях

4. Технологія розробки тендерної документації.

5. Моделювання тендеру.

6. Формування критеріїв оцінки тендерних пропозицій.

7. Розрахунки по контактах у закупівлях