2. Місце закупівель і поставок в життєвому циклі проекту

Управління закупівлями в проекті включає процеси, необхідні для придбання товарів і послуг поза організацією, що виконує проект. Найбільш успішні проекти характеризуються плавним і рентабельним надходженням матеріалів на ділянки робіт.

Забезпечення такого характеру постачань устаткування і матеріалів для проекту є головною задачею служби матеріально-технічного постачання проекту. Керівник цієї служби звичайно підкоряється менеджерові проекту, хоча адміністративна відповідальність і функціональне керування залишається у веденні керівників служби матеріально-технічного постачання.

Основна діяльність по матеріально-технічному забезпеченню проекту складається в рішенні наступних питань:

• закупівля устаткування і матеріалів;

• використання матеріальних ресурсів на місці проведення робіт.

Основними етапами процесу закупівель є:

1. Планування закупівель – визначення того, що і коли закуповувати.

2. Планування клопотань - документування вимог до продукту і визначення потенційних джерел.

3. Клопотання – одержання тендерної документації, тендерних пропозицій або пропозицій.

4. Вибір джерела – вибір з потенційних продавців.

5. Адміністрування контракту - управління зв'язком з продавцем.

6. Закриття контракту – закриття контракту, включаючи рішення усіх відкритих питань.

Для здійснення закупівель необхідно забезпечити виконання наступних основних заходів:

• планування закупівель;

• організація закупівель;

• визначення технічних умов;

• вибір постачальників;

• формування замовлень на постачання;

• контроль закупівель (постачань).

На Заході розрізняють:

• закупівлі робіт (Procurement of works)

• закупівлі матеріалів (Procurement of goods)

• закупівлі устаткування (Procurement of equipment)

• закупівлі послуг (Procurement of services)

• закупівлі (використання послуг) консультантів проекту (Procurement of consultants).

Незважаючи на незвичність термінології, вітчизняна структура закупівель близька до закордонної, відрізняючись від неї тільки останнім елементом, що не знайшов поки в нас широкого застосування — використанням послуг консультантів.

3. Етапи матеріально-технічної підготовки проекту

Зміна умов господарювання привело до появи нової структури задач матеріально-технічного забезпечення проектів, що укрупнено зводиться до наступних кроків:

• Підготовка специфікацій і технічних умов, що характеризують кількість і якість необхідного устаткування, машин і механізмів, конструкцій, матеріалів, робіт, послуг;

• Планування й організація процесу закупівель;

Планування закупівель – це процес визначення проектних необхідностей, що повинні задовольняться щонайкраще за допомогою закупівель товарів або послуг за межами організації. Програма дій по закупівлі устаткування і матеріалів розробляється з використанням попередніх даних, підготовлених при складанні кошторису.

Терміни виробництва необхідних виробів визначаються графіками проектно-конструкторських робіт.

Терміни постачань устаткування і матеріалів є вирішальним чинником при розробці графіків виконання робіт і встановлення пріоритетів детального плану проекту. Вивчення можливих джерел закупівлі ресурсів і переговори з можливими постачальниками;

• Попередній добір учасників торгів;

• Підготовка документів для торгів;

• Проведення торгів і ухвалення рішення про присудження контрактів заявникам, що виграли торги;

• Розміщення замовлення, включаючи переговори про постачання;

• Контроль за постачаннями (своєчасність, комплектність, кількість і якість) із уживанням необхідних заходів у випадку появи відхилень;

• Дозвіл конфліктів;

• Взаєморозрахунки;

• Наймання на роботу необхідних фахівців (підрядчиків), включаючи консультантів;

• Планування постачань;

• Організація бухгалтерського обліку;

• Доставка, приймання і збереження товару;

• Облік і контроль доставки.

Останні 4 позиції на Заході прийнято виділяти в самостійний блок робіт, що називається Постачаннями (Logistics). Інші ж роботи відносять до Закупівель (Procurement). Такий розподіл не випадково, тому що Закупівлі здійснює Замовник, а Постачання — Підрядчик. Міжнародною організацією при ООН, скорочено називається UNSITRAL, розроблений "Типовий закон про Закупівлі", що регламентує функції Замовника в процесі матеріально-технічної підготовки проектів.