- •Весь цифровий і фактичний матеріал та бібліографічні
- •Правове регулювання договірних відносин
- •Поняття про договори постачань і підряду.
- •1.2. Форми закупівель
- •Місце закупівель і поставок в життєвому циклі проекту
- •Етапи матеріально-технічної підготовки проекту
- •Терміни виробництва необхідних виробів визначаються графіками проектно-конструкторських робіт.
- •Функції менеджера проекту
- •3.2. Організація закупівель
- •4. Використання матеріальних ресурсів на місці проведення робіт.
- •4.1. Управління матеріально-технічними запасами.
- •4.2. Місцеві закупівлі
- •4.3. Метод «прискорення робіт» в управлінні матеріально-технічним забезпеченням проекту
- •5. Підрядні торги
- •5.1. Ціль проведення підрядних торгів
- •5.2. Види торгів
- •5.3 Функції організаторів і учасників торгів
- •5.5. Представлення пропозицій учасниками торгів
- •5.6. Оцінка оферт і вибір переможця підрядних торгів.
- •5.7. Вторинні, третинні і повторні торги
- •6. Контракти
- •6.1. Типи контрактів
- •6.2. Структура контракту
- •6.3. Підготовка контракту
- •6.4. Ведення контрактів
- •Висновок
- •Завдання до лабораторних робіт (ситуації для аналізу)
- •Питання до заліку
Функції менеджера проекту
Усі перераховані роботи очолює служба керівника проекту, що працює в контакті з усіма підприємствами й організаціями, що забезпечують проект ресурсами. Зрозуміло, що у великих проектах головний керівник (головний менеджер) проекту делегує відповідні повноваження спеціальному менеджерові по постачаннях (або навіть спеціальній службі). У будь-якому випадку керівник проекту є центральною фігурою в циклі матеріально-технічної підготовки проекту.
3.2. Організація закупівель
У процесі організації закупівель розглядаються питання управління матеріально-технічним забезпеченням і визначаються організаційні структури, що приймають участь у цьому процесі:
постачальники;
посередники;
контролери;
працівники транспорту;
працівники складів;
конторські службовці по постачанню.
При організації постачань (закупівель) необхідно прагнути виконати визначені вимоги, у тому числі наступні:
Організація постачань (закупівель) повинна забезпечувати всю програму реалізації проекту в цілому.
Вартість закупівель варто визначати як для варіанта централізованих постачань, так і децентралізованих.
Для управління постачаннями варто скласти детальний календарний план відвантажень з обґрунтуванням потреби в робочій силі.
При виборі постачальників проводиться ретельна оцінка можливості різних торгуючих фірм з урахуванням наступних факторів:
знижки на предмети матеріально-технічного забезпечення;
ідентифікація виробів;
технічний контроль;
відвантаження;
час, необхідне для доставки на місце.
Корисно передбачити два джерела постачання, що може виявитися досить вигідним у випадку затримки робіт із проектування або при необхідності прискорення усього графіка робіт.
Вимоги до управління
Розглянемо вимоги до деяким з перерахованих вище кроків у циклі закупівель і постачань, характерні для ринкової економіки.
Планування й організація:
здійснюються на основі даних проектно-кошторисної документації;
графіки розробляються на основі й в ув'язуванні з загальним планом проекту і враховують тривалість розробки проектно-кошторисної документації, циклу закупівель і доставки вантажів;
план повинний охоплювати весь проект у цілому;
вибір місця закупівель визначається на основі розрахунку вартості варіантів;
у плані визначаються структури й особи, відповідальні за кожну позицію, що підлягає постачанню.
Вибір постачальників:
здійснюється на основі вивчення т.зв. кваліфікаційних анкет, покликаних освітити управлінські, технічні, виробничі і фінансові можливості;
список претендентів, що розроблюється на основі вивчення анкет, погодиться з замовником і керівником проекту;
остаточний вибір постачальників здійснюється в результаті торгів.
Розміщення замовлень:
разом із проектною організацією розробляються заходи щодо стандартизації (скороченню номенклатури) закупівель;
загальні замовлення оформляються тільки на основі робіт зі скорочення номенклатури закупівель;
оцінка заявок і проведення торгів передують висновкові контрактів;
висновок контрактів виробляється в результаті додаткових зустрічей і погоджень з переможцями торгів з питань вимог до перевезення і збереження вантажів, а також порядку платежів і преміювання.
Контроль за постачаннями:
здійснюється на основі спеціальних графіків;
організується по кожному з перерахованих вище видів по ставок (устаткування, роботи, місцеві матеріали, послуги);
ґрунтується на загальному плані проекту;
усі зміни вносяться в загальний графік проекту;
ґрунтується на стандартних формах звітності.
Визначення технічних умов
Технічні умови на постачання устаткування й інші матеріальні ресурси, а також технічні вимоги до них розробляються в процесі проектування основних об'єктів проекту і передаються в службу матеріально-технічного забезпечення.
Вибір постачальників
Оцінку кожного потенційного постачальника можна здійснювати різними способами, наприклад, за допомогою кваліфікаційної анкети.
Необхідна інформація, використовувана для оцінки, повинна включати наступні дані:
управлінські можливості;
технічні можливості;
виробничі можливості;
історію трудових взаємин між адміністрацією і профспілками;
терміни дії трудової угоди;
базову продуктивність;
фінансове становище;
промислову експертизу якості продукції.
З урахуванням перерахованих показників ефективності кожної фірми складається список претендентів для висновку контрактів на постачання устаткування, матеріалів і інших матеріальних ресурсів.
Зазначений список складається для кожного способу закупівлі. Він повинен забезпечувати наступність результатів інженерного проектування і відбивати всі необхідні категорії устаткування:
основні вузли устаткування;
допоміжне устаткування;
промислові і споживчі товари;
контрольно-вимірювальні прилади і т.д.
Цей список повинен бути схвалений замовником, проектними і конструкторськими службами фірми, що укладає контракт на постачання.
Звичайно остаточний вибір постачальників здійснюється в ході торгів, тому список фірм — потенційних постачальників є фактично списком потенційних учасників торгів.
Список учасників торгів може складатися до розробки детального плану закупівель.
У разі потреби здійснення міжнародних закупівель підготовка списку ускладнюється, але ретельна оцінка учасників торгів усе-таки потрібна щоб уникнути збоїв у управлінні матеріально-технічним постачанням.
Після складання списку учасників торгів необхідно підготувати програму стандартизації, що дозволяє домогтися економії за рахунок наступних факторів:
зниження витрат робочих годин на закупівлю;
здешевлення технічного контролю;
спрощення одержання і складування вантажів;
скорочення документації. Формування замовлень на постачання
Після складання програми стандартизації можна приступити до підготовки загальних замовлень на закупівлі.
Загальні замовлення на закупівлі складаються по пунктах, перерахованим у програмі стандартизації. Після встановлення джерела постачання можна розглянути ці пункти в рамках технічних умов на комплект постачання або в індивідуальних комплектах робочих завдань субпідряду.
Розробка загальних замовлень вимагає залучення конструкторської й оцінної груп.
При розробці загальних замовлень необхідно враховувати наступне:
збільшення обсягу однотипних закупівель дає додаткову економію засобів на відміну від індивідуальних закупівель;
ціни зберігаються незмінними на встановлений законом період;
специфічні пункти в загальній угоді опускаються;
відпадає необхідність переговорів про індивідуальні ціни;
контроль зосереджено на закупівлях і бухгалтерському обліку. Висновок контрактів
Процес безпосередньої підготовки до висновку контракту охоплює:
складання і розсилання заявок на матеріальні ресурси;
оцінку пропозицій потенційних постачальників;
проведення зустрічей з потенційними постачальниками перед висновком контракту;
підготовку замовлень на закупівлі;
узгодження питань доставки і гарантії перевезення товарів;
виявлення й узгодження обмежень по перевезеннях;
складання програми перевезень;
узгодження питань контролю і координації доставки матеріальних ресурсів на місце проведення робіт.
Контроль постачань
Контроль закупівель і постачань необхідний кожному проектові для дотримання встановлених термінів і здійснюється на основі так званих графіків планування циклів закупівлі.
У загальному випадку реалізується два окремих цикли контролю закупівель:
цикл закупівель технологічного устаткування і промислових виробів;
цикл субпідрядних закупівель.
Нижче приводяться переліки заходів, що звичайно входять у відповідні графіки циклів закупівлі.
Перелік 1.
Заходу щодо графіка закупівель устаткування і промислових виробів:
Одержання технічних вимог.
Попередній аналіз заявок.
Перевірка відповідності загальних замовлень програмі стандартизації.
Перевірка відповідності загальних замовлень програмі комплектації.
Затвердження технічних умов проекту керівництвом і замовником.
Визначення особливих умов і термінів.
Складання додаткових частин договору.
Остаточний аналіз заявок.
Представлення замовникові на твердження списку підрядчиків, що рекомендуються, і комплекту заявок.
Одержання від замовника затвердженого їм списку підрядчиків і комплекту заявок.
Видача заявок.
Уточнююча зустріч.
Установлення суми платежів.
Зустріч по уточненню суми платежів.
Остаточне встановлення цін.
Представлення замовникові на твердження пропозицій по преміюванню (бонусам).
Узгодження з замовником пропозицій по преміюванню (бонусам).
Зустріч перед твердженням системи преміювання.
Видача затвердженої заявки на закупівлі.
Перелік 2.
Заходу щодо графіка субпідрядних закупівель:
Одержання технічних умов від технологів.
Попередній аналіз комплекту заявок.
Твердження технічних умов менеджером проекту, замовником і технічними працівниками.
Конструктивний аналіз комплекту заявок.
Остаточний аналіз комплекту заявок.
Надання замовникові на твердження списку підрядчиків, що рекомендуються, і обсягу підрядних робіт.
Одержання від замовника затвердженого їм списку підрядчиків і обсягу підрядних робіт.
8. Видача заявок.
9. Уточнююча зустріч і відвідування робочих місць.
Установлення суми платежів.
Зустріч по уточненню суми платежів.
Остаточне встановлення цін.
Надання замовникові на затвердження пропозицій по преміюванню.
Узгодження з замовником пропозицій по преміюванню.
Зустріч перед твердженням преміювання.
Установлення винагороди по субпідряду.
В обох циклах кожен пункт вимагає визначених витрат часу. Задачі не можуть бути виконані тільки одною закупівельною стороною, вони вимагають тісної взаємодії з менеджером проекту і виконавцями контрольних функцій. Прогнозовані терміни включаються в загальний графік робіт із проекту. Варто передбачати і додаткові терміни для своєчасного дозволу непередбачених ускладнень.
Весь закупівельний цикл повинний бути ув'язаний із графіком проекту. У залежності від ступеня складності проекту можна використовувати спеціальні пакети прикладних програм для забезпечення безперервності і скоординованості дій.
Усі виникаючі зміни повинні бути визначені і внесені в графік проекту.
Додатковий механізм для координації і контролю виконання проекту може дати складання і ведення координаційного плану закупівель. З його допомогою забезпечується облік кожного виду виробу, необхідного для виконання проекту, а також устаткування і субпідрядних робіт.
Ефективному контролеві ходу закупівель і постачань матеріальних ресурсів сприяє раціонально підготовлена система документів, що супроводжують цей процес. Структуру всіх необхідних документів і бланків по закупівлі необхідно затвердити до одержання формальних пропозицій від постачальників.
Пропонується наступний контрольний список необхідних бланків і форм:
заявка на пропозицію й інструкція підрядчикам;
терміни й умови замовлень на закупівлі;
терміни й умови субпідряду;
заявка на закупівлі і бланк про прийом заявок;
бланк на субпідряд;
забезпечення субпідряду;
інструкції з упакування, маркіруванню, виписуванню рахунка- фактури і відвантаженню;
особливі терміни й умови;
таблиці замовлень.
Ці бланки дозволяють відстежити включення і дію основних механізмів, що забезпечують гарантії по доставці товарів і наданню послуг.