5.3 Функції організаторів і учасників торгів

Основними учасниками підрядних торгів є: замовник, організатор торгів, тендерний комітет, претенденти (оференти). В окремих процедурах торгів можуть брати участь інженерно-консультаційні фірми, кредитно-фінансові установи.

Оферент — особа, від імені якого представлена оферта, тобто комплекс документів, письмово підтверджуючий намір претендента брати участь у торгах і укласти контракт у відношенні конкретного предмета торгів на умовах, визначених замовником у тендерній документації з урахуванням додаткових пропозицій претендентів.

Замовник — особа, для якого будується, реконструюється або оснащується об'єкт торгів.

Організатор торгів — особа, якій замовник доручили проведення торгів.

Тендерний комітет — постійний або тимчасовий орган, створений замовником або організатором для організації і проведення торгів.

Претендент — особа, що вирішила взяти участь у торгах до моменту реєстрації оферти.

При проведенні торгів замовник здійснює наступні функції:

• Приймає рішення про проведення підрядних торгів;

• Визначає особу, що буде виконувати функції організатора торгів;

• Контролює роботу організатора торгів і бере участь у роботі тендерного комітету через свого представника;

• Встановлює остаточні умови контракту й укладає його. Організатор торгів:

• Підготовляє документи для оголошення торгів, здійснює публікацію оголошення і розсилання запрошень;

• Формує тендерний комітет;

• Направляє і контролює діяльність тендерного комітету і приваблюваних інженерно-консультаційних організацій по підготовці тендерної й іншої необхідної документації;

• Затверджує результати торгів;

• Розглядає апеляції на рішення тендерного комітету;

• Ліквідує тендерний комітет;

• Несе усі витрати по підготовці і проведенню торгів. Тендерний комітет:

• Робить збір заявок на участь у торгах, на попередню кваліфікацію;

• Проводить попередню кваліфікацію претендентів;

• Організує розробку і поширення тендерної документації і вирішує питання зміни цієї документації і процедур;

• Проводить ознайомлення претендентів з тендерною документацією і дає необхідні роз'яснення;

• Забезпечує збір, збереження й оцінку представлених оферт;

• Здійснює процедуру торгів і її оформлення;

• Визначає переможця або приймає інше рішення за результатами торгів і представляє них на твердження;

• Публікує в засобах масової інформації звіт про результати торгів.

Усі рішення тендерного комітету приймаються на закритих засіданнях у присутності не менш 2/3 складу відкритим голосуванням простою більшістю голосів. При рівній кількості голосів поданих за і проти даного рішення, голос голови тендерного комітету є вирішальним.

Рішення тендерного комітету оформляється протоколом, що підписується всіма членами тендерного комітету, що прийняли участь у голосуванні.

Замовник вправі скасувати або змінити рішення тендерного комітету.

Претендент має право:

• Одержувати від тендерного комітету вичерпну інформацію з умов і порядку проведення підрядних торгів;

• Звертатися в тендерний комітет із проханням про відстрочку представлення оферти в письмовому виді.

• Особа здобуває статус претендента з моменту звертання в тендерний комітет для участі в торгах. Особа втрачає статус претендента в наступних випадках:

• За бажанням претендента — на будь-якій підготовчій стадії;

• Внаслідок не проходження попередньої кваліфікації, невнесення першого задатку до моменту представлення оферти;

• Внаслідок порушення претендентом дійсного положення або відомих йому умов торгів.

З моменту реєстрації оферти претендент здобуває статус оферента.

Інженерно-консультаційна фірма може залучатися організатором торгів і тендерним комітетом для проведення попередніх досліджень і видачі висновку про доцільність виставляння на торги конкретного обсягу, підготовки тендерної документації, розробки умов попередньої кваліфікації, оцінки оферт і видачі рекомендацій про присудження контракту, оцінки пропозицій і прохань претендентів, що надходять у процесі підготовки торгів, роз'яснення їм умов контракту і виконання інших послуг. Інженерно-консультаційна фірма може залучатися і претендентом для розробки оферти. Але варто мати на увазі, що та сама інженерно-консультаційна фірма не має право співробітничати в процесі підготовки конкретних торгів одночасно з замовником, організатором торгів і тендерним комітетом з однієї сторони і з претендентом з іншої сторони.

Кредитно-фінансова установа здобуває статус учасника торгів, якщо організатор торгів відкриває спеціальні рахунки в ньому для здійснення фінансових операцій, зв'язаних із проведенням підрядних торгів, у тому числі по депонуванню гарантійних застав, а також для здійснення різних розрахунків.

Порядок і умови проведення торгів у багатьох країнах в основному аналогічні. Однак маються і деякі особливості, що випливають із законоположень про торги або зв'язані з визначеними традиціями і звичаями. У ряді країн порядок і умови проведення торгів регламентуються спеціальними законами і декретами.

На процедуру проведення торгів впливає країна, де планується звести інвестиційний об'єкт. Багато країн-імпортерів вимагають, щоб учасники торгів мали в країні своє представництво. У ряді країн для проведення торгів на будівництво державних об'єктів потрібно, щоб закордонна фірма мала місцевого партнера. Більшість країн висуває вимоги по сертифікації для архітекторів і інженерів, що включає освітні критерії і докази наявного досвіду, а в деяких випадках і вимоги по проведенню технічних іспитів.

У проведенні торгів можна виділити кілька етапів:

1. Підготовка торгів;

2. Представлення пропозицій учасниками торгів;

3. Оцінка оферт і вибір переможця підрядних торгів;

4. Підписання контракту.

5.4. Підготовка торгів

Рішення про проведення торгів приймається замовником з урахуванням специфіки об'єктів і готовності проектної документації.

Організація і підготовка торгів здійснюється тендерним комітетом.

Склад тендерного комітету затверджується керівником організації — замовника. По об'єктах, фінансованих за рахунок бюджету, склад тендерного комітету узгоджується з представником державного органа.

Очолює тендерний комітет голова, організує роботу з проведення торгів секретаріат. Крім того, можуть бути притягнуті для його роботи консультанти й експерти.

Тендерний комітет підготовляє і публікує оголошення про торги. Склад інформації, що включається в оголошення про торги, що містить:

• Найменування замовника й організатора торгів;

• Найменування виду торгів і предмета торгів;

• Коротку характеристику місця будівництва;

• Орієнтований обсяг і терміни виконання робіт;

• Умови виконання контракту, необхідність обліку ряду обмежень;

• Адреса, терміни, умови придбання й інші зведення, необхідні для одержання тендерної документації;

• Термін надання оферт.

Тендерна документація — комплект документів, що містить вихідну інформацію про технологічних, комерційних, організаційних і інших характеристиках об'єкта і предмета торгів, а також про умови і процедуру торгів.

Тендерна документація включає, як правило, що випливають основні розділи:

• Запрошення для участі в торгах;

• Загальні зведення про обсяг і предмет торгів;

• Технічну частину (проектну документацію) і комерційну частину тендерної документації;

• Інструкції оферентам;

• Форму заявки претендента на участь у торгах;

• Умови і порядок проведення торгів;

• Проект контракту.

По розсуду тендерного комітету склад інформації, що утримується в тендерній документації, може бути скорочений або доповнений. Тендерний комітет поширює тендерну документацію серед всіх учасників, що бажають взяти участь у торгах або організацій, відібраних у результаті попередньої кваліфікації. Тендерна документація поширюється за визначену комітетом плату. Валюту платежу за тендерну документацію встановлює тендерний комітет.