3.2. Удержания по инициативе работодателя Удержание своевременно не возвращённых авансов, выданных под отчёт

При расчёте удержаний из заработной платы работников для погашения их задолженности работодателю придерживаются только законодательства (ст. 137 ТК РФ).

В частности, организации часто выдают своим работникам наличные денежные средства под отчёт, в том числе на хозяйственные, командировочные, представительские расходы.

Все денежные средства могут выдаваться только определённым лицам, список которых утверждается руководителем.

Работник, получивший подотчётную сумму, должен за неё отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчёт (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации.

Работник, получивший подотчётную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчёт и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчётных сумм не позднее чем через три рабочих дня после возвращения из командировки.

В случае непредоставления авансового отчёта, невозвращённая работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы.

Единовременная сумма удержаний не может превышать 20% заработной платы, причитающейся к выдаче.

Если долг работника будет списан за счёт средств организации, эту сумму следует включить в совокупный доход работника (ст. 209 НК РФ). Это значит, что с работника придётся удержать налог на доходы физических лиц.

Выдача наличных денег под отчёт на хозяйственные нужды производится в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций (п. 11 письма ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. № 18).

Если по прошествии трёх рабочих дней по истечении установленного срока лица, получившие наличные деньги под отчёт, не отчитались за них или не вернули деньги в кассу, сделайте запись:

Дебет 94 Кредит 71

– учтена сумма средств, выданная работнику под отчёт и не возвращённая в срок.

Операции по удержанию денежных средств из заработной платы работника отразите записью:

Дебет 70 Кредит 94

– невозвращённая подотчётная сумма удержана из заработной платы работника.

Подотчётные суммы, не возвращённые работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счёта 71 и дебету счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем эти суммы списываются со счёта 94 в дебет счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Пример 24

Работник ездил в командировку в феврале, ему был выдан аванс в размере 30 000 руб.

При возвращении из командировки через 5 дней работник представил авансовый отчёт, к которому были приложены документы, подтверждающие следующие расходы:

 суточные за 5 дней  2 500 руб.;

 оплата стоимости проезда к месту командировки и обратно  10 200 руб.;

 оплата стоимости проживания в месте командировки  15 700 руб.

Принятые на основании авансового отчёта расходы по командировке составили 28 400 руб. (10 200 руб. + 15 700 руб. + 2 500 руб.).

Сумма неизрасходованных средств  1 600 руб. (30 000 руб. – 28 400 руб.) работником не возвращена.

По распоряжению руководителя невозвращённая сумма удерживается из заработной платы работника. Работник ни сумму, ни основания удержания не оспаривает.

За февраль работнику начислена заработная плата  18 000 руб.

1. Определяем налогооблагаемую базу (с учётом районного коэффициента  20% и дальневосточной надбавки  30%) и размер удержаний в феврале:

18 000 руб. + 18 000 руб. * 30% + 18 000руб. * 20 % = 27 000 руб.

Налог на доходы физических лиц исчисляется с учётом права работника на стандартные налоговые вычеты: личный  400 руб.; на содержание ребёнка  1 000 руб., так как заработная плата с учётом января 27 000 руб. + 27 000 руб. = 54 000 руб., превысила 40 000 руб., то вычет в размере 400 руб. работнику не предоставляется: (27 000 руб. – 1 000 руб.) х 13% = 3 380 руб.

2. Определяется размер удержаний по распоряжению работодателя.

Учитывая то, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ), максимальная сумма удержаний (сверх удержанного налога на доходы) составляет:

(27 000 руб.  3 380 руб.) * 20% = 4 724 руб.

Поэтому, вся сумма аванса (1600 руб.) удерживается полностью.

3. На руки работнику будут выданы:

27 000 руб.  3 380 руб.  1 600 руб. = 22 020 руб.

Составим следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50  30 000 руб.  выданы из кассы денежные средства под отчёт (аванс на командировочные расходы);

Дебет 26 Кредит 71  28 400 руб.  отнесены на расходы организации расходы на командировку на основании авансового отчёта;

Дебет 94 Кредит 71  1 600 руб.  списана неизрасходованная и своевременно не возвращённая сумма аванса;

Дебет 73/2 Кредит 94  1 600 руб.  отражена сумма задолженности работника перед работодателем;

Дебет 20 Кредит 70  27 000 руб.  начислена заработная плата за февраль;

Дебет 70 Кредит 68  3 380 руб.  удержан налог на доходы физических лиц;

Дебет 70 Кредит 73/2  1 600 руб.  удержана неизрасходованная и своевременно не возвращённая сумма аванса;

Дебет 70 Кредит 50  22 020 руб.  выдана заработная плата за февраль.