Тема 1.4. Документация, документооборот и внутрибанковский контроль.

Вопрос 1. Виды банковских документов и их характеристика.

Документация – это совокупность документов используемых для ведения учета и контроля. Каждый документ должен содержать необходимые данные, раскрывающие его содержание – реквизиты. Обязательными реквизитами документа являются:

1. Название документа;

2. Номер документа;

3. Дата его составления;

4. Номер счетов по дебету и кредиту;

5. Наименование клиентов;

6. Наименование КО;

7. Суммы цифрами и прописью;

8. Содержание операции;

9. Подписи лиц, уполномоченных подписывать расчетно-денежные документы

10. Оттиск печати.

В зависимости от характера операции в документы могут быть включены дополнительные реквизиты: различные коды, очередность платежей и др.

Расчетно-денежные документы подразделяются:

1. По месту составления:

1. Внутри банковские (мемориальные ордера, кассовые ордера, авизо(официальное извещение об исполнении расчетной или товарной операции));

2. Клиентские (платежные поручения, денежные чеки).

2. По объему охватываемых операций:

1. Простые содержат информацию о совершении одной операции (кассовый ордер, денежный чек);

2. Сводные объединяют группу однородных операций (реестр, сводная авиза)

3. По характеру и содержанию операций:

1. Кассовые документы оформляются для приема и выдачи наличных денег:

• Приходные кассовые документы: объявления на взнос наличными, приходные кассовые ордера и препроводительная ведомость;

• Расходно-кассовые документы: денежные чеки, расходные кассовые ордера.

2. Мемориальные документы оформляются по безналичным расчетам:

• Мемориальные ордера;

• Платежные ордера.

3. Расчетные документы: платежные поручения, платежное требование, инкассовое поручение, расчетные чеки, аккредитивы.

4. Электронные платежные документы: полноформатные ЭПД, ЭПД содержащие часть информации на бумажном носителе, электронные служебно-информационные документы.

Первичные документы оставляются в необходимом количестве, экземпляров на бумажном носителе или в электронном виде. Денежный чек заполняется от руки. Исправление в банковских документах не допускается.

Вопрос 2. Порядок организации внутрибанковскоо документооборота.

Внутрибанковским документооборотом называется последовательность прохождения документов от момента их составления до завершения операций. Порядок документооборота определяется главным бухгалтером.

Организация документооборота позволяет регулировать поток документов, регламентировать время поступление документов и обрабатывать их в разных структурных подразделениях КО.

Общие правила документооборота:

1. Все документы поступившие в течении операционного времени отражаются в учете в этот же день;

2. Документы поступившие после окончания операционного времени отражаются в учете не позднее следующего дня;

3. Расчетные документы отражаются в начале по счету плательщика, а затем по счету получателя;

4. Все документы, поступившие в КО, обрабатываются в следующей последовательности:

• Проверка документов по форме и существу, т.е. законность операции и правильность заполнения всех реквизитов;

• Придание документу силой приказа, т.е. подпись документа работникам КО;

• Отражение документа на счетах аналитического и синтетического учета.

Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса в зависимости от экономического содержания операций или в возрастающем порядке дебетовых или кредитовых счетов, или сроков их хранения. Передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа.