3.4. Информационно-справочные документы

Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.

Информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких–то решений или подготовки распорядительных документов.

Виды информационно-справочных документов:

1. Акт – информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.(см. рис).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.

Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей. Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Акт имеет следующие обязательные реквизиты:

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

25 – оттиск печати.

Пример оформления акта представлен Приложении 7.

2. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях. (см. рис).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.

Постоянная – слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля).

Переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно, от левого поля без знаков препинания.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие – исполнитель – срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.

Протокол имеет следующие обязательные реквизиты:

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись.

Пример оформления протокола представлен в Приложении 8.

3. Докладная записка – документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта (см. рис. 7).

По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные. В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор–составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.

Текст докладной записки делится на две части:

• изложение фактов, послуживших причиной ее составления.

• выводы, предложения организации или должностного лица.

Обязательные реквизиты докладной записки:

15 – адресат;

10 – наименование вида документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись.

Общий отдел Генеральному директору

объединения

Н. К. Иванову

Докладная записка

10.05.2012 №  36

г. Тольятти

О замене рабочих столов

Довожу до Вашего сведения, что канцелярия в настоящее время имеет рабочие столы, имеющие износ 80%.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых рабочих столов.

Зав. канцелярией личная подпись Г. Н. Курбатова

Рисунок 7 – Пример оформления докладной записки

4. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины (см. рис. 8).

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором– составителем.

Объяснительная записка Начальнику Учебно-методического

управления

А. Н. Панину

10.04.2012 №  5

О срыве занятий

в группах Эу–31

10 апреля 2012 г. на занятия по документирование управленческой деятельности пришло только трое студентов из состава 35 человек.

В результате этого занятия пришлось отменить.

Ст. преподаватель личная подпись И. М. Шутова

кафедры ЭиУН

Рисунок 8 – Пример оформления объяснительной записки

5. Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события (см. рис. 9).

В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

Справки бывают:

– справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций. Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

– справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, заработной платы, трудового стажа и т. д. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже).

Новосибирское производственное Детский сад №  2

Объединение «Азот»

СПРАВКА

10.08.2008 №  112

г. Новосибирск

ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовна работает техником–конструктором проектно-конструкторского отдела объединения.

Оклад 5 600 рублей в месяц.

Начальник отдела кадров личная подпись А. В. Иванов

Рисунок 9 – Пример оформления справки

6. Доклад – последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.

Цели доклада: информирование и убеждение.

Элементы доклада:

• вступление

• основная часть

• выводы

• рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

7. Телефонограмма – официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

• передавать только краткую, срочную информацию;

• проверять правильность записи обратной связью;

• текст – не более 50 слов;

• не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.

8. Электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. «Об электронной подписи» (№ 63–ФЗ).

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходимый в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т. п.

Контрольные вопросы:

1. Из каких частей состоит письмо»?

2. Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления.

3. Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления.

4. Назовите виды информационно-справочных документов и укажите особенности их составления и оформления.

5. Дайте определения понятиям: «письмо», «устав», «положение», «инструкция», «договор»

Контрольные задания

1. Составьте и оформите служебное письмо:

Председатель правления акционерного коммерческого банка «Бизнес-Банк» (пр.Широкова, 19, Москва, 112123, тел.: [phone], факс: [phone]) С. А. Шумов обратился к Генеральному директору НПО «Маяк» Л. М. Волынцеву с просьбой рассмотреть вопрос о предоставлении в длительную аренду АКБ «Бизнес-банк» рабочих площадей – 180 кв.м под размещение отделения банка.

Письмо было составлено исполнителем Подлесной на должностном бланке председателя правления банка и подписано 24 марта текущего года.

2. Составьте и оформите распорядительные документы:

а) С целью привлечения средств для обеспечения производственной деятельности генеральный директор ООО «Арсенал» (г. Курск) О. Г. Соколов 20 сентября текущего года издал приказ о создании коммерческого отдела в составе 3 штатных единиц: коммерческого директора – 1, ведущего специалиста – 1, специалиста – 1. Главному бухгалтеру предприятия Г. А. Горячеву было поручено представить на утверждение новое штатное расписание предприятия на 4 квартал текущего года к 1 октября. Коммерческому директору Т. Н. Игнатьеву, который завизировал проект приказа, предписано закончить комплектование отдела кадрами с высшим экономическим образованием к 10 октября.

б) Директор ООО «Эталон» (зарегистрировано в г. Петрозаводске) Л. Б. Попов 12 февраля текущего года издал распоряжение о проведении ремонтных работ в цехе № 3 в связи с аварийным состоянием отопительной системы цеха. Распоряжением предписывалось проведение ремонтных работ в указанном цехе, за что ответственным был назначен начальник ремонтно-технической службы Макаров Д.И. Срок выполнения всех работ – 15 февраля текущего года.

Осуществление контроля за проведением ремонтных работ возлагалось на начальника цеха № 3 Ю. В. Антонова.

Распоряжение было завизировано начальником ремонтно-технической службы Д. И. Макаровым и начальником цеха № 3 Ю. В. Антоновым, заместителем директора П. И. Абрамовым.

3. Составьте и оформите информационно-справочные документы:

а) Менеджер отдела маркетинга ООО «Консультант» М. И. Токарев 28 сентября текущего года опоздал на работу почти на целый час (45 мин.), о чем ему было сделано замечание директором М. П. Устиновой и предложено объяснить причины проступка в письменной форме.

б) ЗАО «Альфа» (Москва) 05.03.20__г. провело заседание Совета директоров, на котором присутствовали следующие члены Совета: И. П. Попов, И. И. Иванов, С. С. Сидоров, У. У. Устинова, Ф. Ф. Федоров. В связи с наличием кворума заседание было признано правомочным. На заседание выносился вопрос об определении рыночной стоимости размещаемых обществом дополнительных акций. По данному вопросу заслушали Ф. Ф. Федорова, который предложил определить рыночную стоимость размещаемых обществом акций путем закрытой подписки дополнительных акций в размере 10 000 (десяти тысяч) р. за акцию. Заседание постановило утвердить предложение Ф. Ф. Федорова, так как при голосовании «ЗА» было отдано пять голосов, проголосовавших «ПРОТИВ» и «ВОЗДЕРЖАВШИХСЯ» не было. Решение принято единогласно. Заседание вел председатель П. И. Попов. Протокол подготовлен секретарем И. П. Петровым.