- •081100.62 Государственное и муниципальное управление
- •080200.62 Менеджмент
- •080400.62 Управление персоналом
- •Оглавление
- •Введение
- •Раздел 1. Организация и технологии документационного обеспечения управления Тема 1. Основы документационного обеспечение управления
- •1.1. Понятие, содержание и основные задачи делопроизводства
- •1.2. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления
- •3 Группа – литература по трудовому праву, документационному обеспечению управления кадрами, автоматизации кадровой деятельности и др.
- •1. 3. Возникновение и развитие отечественного делопроизводства
- •1. Делопроизводство в Древнерусском государстве (X–XI вв.) и в период феодальной раздробленности (XI–XV вв.).
- •2. Приказное делопроизводство (XVI–XVII вв)
- •3. Делопроизводство в учреждениях России XVIII в.
- •4. Делопроизводство в учреждениях России XIX – начала XX вв. (министерское делопроизводство).
- •5. Государственное делопроизводство в советскую эпоху.
- •Тема 2. Оформление управленческих документов
- •2.1. Требования к содержанию документов
- •2.2. Общие требования к оформлению документов
- •Требования к оформлению реквизитов:
- •Тема 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
- •3.1. Современное деловое письмо
- •3.2. Организационные документы
- •3.3. Распорядительные документы
- •3.4. Информационно-справочные документы
- •Тема 4. Организация документооборота
- •4.1. Понятие и принципы документооборота в организациях
- •4.2. Этапы работы с входящими, исходящими и внутренними документами
- •1. Документопоток входящих документов составляют:
- •2. Прохождение исходящих документов
- •3. Прохождение внутренних документов
- •4.3. Электронный документооборот
- •Тема 5. Оперативное хранение документов
- •5.1. Номенклатура дел
- •2.Рисунок 12 – Форма номенклатуры дел организации
- •4.Рисунок 13 – Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации
- •5.2. Формирование дел
- •5.3. Подготовка дел к сдаче в архив
- •Документов ед. Хр. № _____________________
- •Лист-заверитель дела № ______________
- •G.Наименование должности
- •5.Рисунок 16 – Форма листа-заверителя дела
- •3. Составление описи документов постоянного и долговременного хранения.
- •4. Передача дел в архив.
- •Раздел 2. Делопроизводство в кадровой службе Тема 1. Порядок оформления трудовых книжек
- •Тема 2. Порядок оформления личной карточки работника
- •Тема 3. Порядок оформления документов при приеме на работу
- •Тема 4. Порядок оформления документов при увольнении
- •Тема 5. Порядок оформления документов при переводе
- •Тема 6. Порядок оформления документов при командировании сотрудников
- •Тема 7. Порядок оформления документов при наложении взысканий
- •Тема 8. Порядок оформления документов при награждении
- •Тема 9. Порядок оформления документов при предоставлении отпуска
- •Тема 10. Порядок оформления табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
- •Глоссарий
- •Список литературы
- •Приложения
- •1. Общие положения
- •2.Функции экспертной комиссии
- •4. Организация работы экспертной комиссии
- •Должностная инструкция старшего лаборанта кафедры «Менеджмент»
- •1. Общие положения
- •2. Должностные обязанности
- •3. Права
- •4. Ответственность
- •5. Взаимоотношения
- •Правила внутреннего трудового распорядка
- •1. Общие положения
- •2. Порядок приема и увольнения работников
- •3. Основные права и обязанности работников
- •4. Основные права и обязанности работодателя
- •5. Рабочее время и время отдыха
- •6. Поощрение работников
- •7. Дисциплинарная ответственность работников
- •2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
- •3. Административные процедуры
- •4. Формы контроля за исполнением административного регламента
Тема 6. Порядок оформления документов при командировании сотрудников
Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждает работодатель.
Служебное задание составляется по унифицированной форме № Т–10а (рисунок 31). Оно является основанием для издания приказа о направлении работника в командировку и оформления командировочного удостоверения.
В служебном задании указываются следующие данные: фамилия, имя, отчество командируемого работника, его структурное подразделение и должность, название организации в соответствии с учредительными документами, страна и город, куда направляется работник, организация, в которую направляется работник, дата начала и окончания командировки, продолжительность дней командировки, организация–плательщик, за счет которой финансируется командировка, основание принятого решения о служебной командировке, цель задания.
Подписывают служебное задание руководитель структурного подразделения, где работает командируемый работник, и руководитель организации. Служебное задание передается работнику или хранится в кадровой службе либо бухгалтерии до возвращения работника из командировки.
По возвращении из командировки в графе «12» (краткий отчет о выполнении задания) работник излагает, какую работу он выполнил в рамках командировки, и ставит свою подпись. Ниже подписи работника руководитель структурного подразделения пишет заключение о выполнении задания (выполнил ли работник задание), расписывается и ставит дату. Заполнение графы «Составление отчета» является обязательным. Работник должен составить отчет в течение трех дней со дня возвращения из командировки. Если данная графа не будет заполнена, расходы организации на командировку подтверждены не будут.
Рисунок 31 – Унифицированная форма № Т–10а
На основании служебного задания издается приказ о направлении работника в командировку (унифицированные формы № Т–9 и № Т–9а). Они представлены на рисунках 32 и 33 соответственно.
В приказе следует указать все данные в соответствии со служебным заданием. В графе «Основание» указывается документ, на основании которого работник направляется в командировку (как правило, это служебное задание). Приказ подписывается руководителем организации и доводится до сведения работника под подпись.
Далее создается командировочное удостоверение – унифицированная форма № Т–10 (рисунок 34). Оно определяет срок пребывания сотрудника в командировке, а также устанавливает дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату отбытия из него (из них). Информация, указанная в командировочном удостоверении должно полностью дублировать данные приказа и соответственно служебного задания. В командировочном удостоверении указываются реквизиты паспорта или заменяющего его документа. Подписывает командировочное удостоверение руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
На оборотной стороне командировочного удостоверения ставится дата, когда работник отбыл в командировку. Дата выбытия заверяется подписью уполномоченного лица (работника кадровой службы, бухгалтера, начальника соответствующего структурного подразделения или руководителя организации) и печатью организации.
Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре после чего вручается работнику и сохраняется им в течение всего срока командировки. При этом фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о датах приезда в место командировки и выезда из него, которые проставляются в командировочном удостоверении. Данные отметки заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник.
По прибытии в место командировки в командировочном удостоверении ставится дата прибытия и заверяется аналогично. Если работник в течение командировки перемещается в разные территориальные пункты в рамках выполнения одного поручения, то прибытие и выбытие из мест назначения также заверяются подписью уполномоченного лица и печатью. Последняя отметка в командировочном удостоверении отражает прибытие в место постоянной работы.
В табеле учета рабочего времени должно отражаться отработанное время командированного работника. Время пребывания работника в командировке отображается кодом «К» или цифровым обозначением «06». В соответствии Трудовым кодексом Российской Федерации за работником сохраняется средний заработок, то в табеле не ставится количество отработанных часов.
Рисунок 32 – Унифицированная форма № Т–9
Рисунок 33 – Унифицированная форма № Т–9а
Вопрос о явке на работу в день выезда в командировку или в день приезда из нее решается по договоренности работника и работодателя, однако следует понимать, что данный день относится к периоду командировки, оплачивается как командировочный, а не как явочный день и, соответственно, в табеле он также отмечается буквой «К».
В случае болезни работника в период командировки на основании представленного листка временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Соответственно, эти дни в табеле будут отмечаться буквой «Б».
В 2009 г. были утверждены формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (Приказом от 11.09.2009 № 739н).
Также согласно указанному нормативному акту работодатель или уполномоченное им лицо обязаны издать приказ о назначении ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, за проставление отметок в командировочных удостоверениях. При этом работодателю определяется срок хранения журнала выбытия и журнала прибытия – пять лет со дня их оформления в установленном порядке.
Ответственным за ведение указанных журналов и за проставление отметок в командировочных удостоверениях может быть работник кадровой службы, бухгалтер или другое должностное лицо, которое в силу своих должностных обязанностей осуществляет контроль за направлением работников в командировки. Приказ о назначении ответственного лица составляется в произвольной форме и подписывается руководителем организации.
Таким образом, обязательными документами при оформлении командировки являются служебное задание, приказ о направлении работника в командировку и оформление командировочного удостоверения. Кроме того, работодатель должен заносить в табель учета рабочего времени отработанное время командированного работника, а также вести журнал выбытия и журнал прибытия.
Контрольные вопросы:
1. Что такое служебная командировка?
2. В каком документе фиксируется фактический срок пребывания в месте командирования?
3. Какие данные указываются в служебном задании?
Контрольные задания:
1. Заполните все унифицированные формы, предназначенные для командирования сотрудника со следующими данными: Ольхов Олег Эдуардович, заместитель директора ОАО «Открытое акционерное общество»; командируется в ООО «Общество с ограниченной ответственностью» (г. Кострома); на 5 дней (не считая времени нахождения в пути); цель: обмен опытом.
Рисунок 34 – Унифицированная форма № Т–10