Тема 3. Порядок оформления документов при приеме на работу
Оформление документов нового сотрудника при приеме на постоянную работу производится в следующей последовательности:
– предоставление резюме;
– написание заявления работника о приеме на работу;
– оформление анкеты и автобиографии (оформляются по взаимному согласию работника и работодателя);
– заключение трудового договора;
– издание приказа о приеме на работу: унифицированные формы № Т–1 или № Т–1а;
– внесение записи в трудовой книжке;
– оформление личной карточки: унифицированные формы № Т–2, № Т–2ГС(МС), № Т–4;
– открытие лицевого счета (в бухгалтерии).
Резюме – самохарактеристика специалиста на одной странице; описание его сильных сторон, представляемое в организацию при поиске работы. Пример оформления резюме представлен на рисунке 22.
Обычно в резюме отражаются:
– личные данные;
– цель составления резюме;
– опыт работы в обратном хронологическом порядке;
– образование;
– дополнительная информация.
Заявление о приеме на работу – это документ, содержащий просьбу гражданина о заключении с ним трудового договора (рисунок 21). Данный документ оформляется лично гражданином, поступающим на работу, в соответствии с формой, принятой на предприятии (организации).
Генеральному директору ОАО «Открытое акционерное общество» В. А. Столбову Иванова Ивана Ивановича, проживающего по адресу: г. Киров, ул. Городская, д. 16, кв. 384 ЗАЯВЛЕНИЕ 00.00.0000
Прошу принять меня на работу в экономический отдел на должность экономиста с 00.00.0000. Подпись |
Рисунок 21 – Образец заявления о приеме на работу
Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 05.04.1976 Семейное положение: женат, есть сын (7 лет) Адрес: г. Киров, ул. Городская, д. 16, кв. 384 Телефон: 8_934–701–99–09 (сот.) E–mail: ivanovii@mail.ru
Цель: Соискание должности менеджера по кадрам
Образование:
Опыт работы:
Профессиональные навыки: Windows, MS Office, Internet – опытный пользователь, знание орг.техники (сканер, копир). Знание программ 1С, «Парус», «Кадры». Дополнительная информация: веду здоровый образ жизни, имеются водительские права кат. В, возможны командировки. Личные качества: коммуникабелен, легко обучаем, неконфликтен. Хобби: волейбол, чтение. |
Рисунок 22 – Пример резюме
Заявление визирует будущий непосредственный руководитель. Он же готовит проект приказа о приеме на работу. Далее гражданин собственноручно заполняет анкету: все записи в анкете должны быть подтверждены документально.
Автобиография – (лат. curriculum vitae) описание жизни человека, отчет о полученном образовании, квалификации и прежней работе, подготавливаемый кандидатом на рабочее место и представляемый вероятному нанимателю. Автобиография должна быть отпечатана на принтере; составляется она достаточно подробно. Обычно в автобиографию добавляется раздел, в котором описываются интересы человека помимо работы. В США автобиографию часто называют резюме (resume). Оформление автобиографий производится гражданами, поступающими на работу, на листах писчей бумаги формата А4 с заверением изложенных сведений личной подписью. Шаблон данного документа представлен на рисунке 23.
Обновленное определение трудового договора содержится в ст. 56 Трудовом кодексе Российской Федерации, которая устанавливает, что трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Несоблюдение требований к содержанию и форме трудового договора отныне не влечет за собой его расторжения (признания незаключенным), а лишь обязывает работодателя к внесению в договор недостающих сведений (реквизитов) и условий (в форме приложения или отдельного соглашения, в дальнейшем рассматриваемого в качестве неотъемлемой части трудового договора). При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.
При заключении трудового договора гражданин, поступающий на работу, предъявляет работодателю:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
– документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
– документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Автобиография Я, (фамилия, имя, отчество), родился(ась) (указать день, месяц и год рождения) в (указать точное место рождения – город, республику, область, район, населенный пункт) в семье (рабочих, колхозников, служащих). При смене фамилии указать место, время и причины смены фамилии. В (указать год) поступил(а) и в (указать год) закончил(а) (наименование и местонахождения учебного заведения) по специальности (окончившим высшие и средние профессиональные учебные заведения – указать квалификацию). По такой же форме приводятся сведения о законченном или незаконченном (с указанием причины) обучении в других учебных заведениях. Перечисляются в хронологическом порядке все учебные заведения высшего и среднего профессионального образования. Для проходивших последипломное обучение и/или повышение квалификации необходимо указать его виды, сроки, тематику; полученные в результате специальности, квалификации. При их наличии указать ученые степени, звания, тему и год защиты диссертации; количество и тематику опубликованных научных работ. К судебной ответственности я и мои ближайшие родственники (родители; супруги, в том числе бывшие; дети; братья и сестры) не привлекались. Если привлекались, укажите, когда и за что. Для участвовавших в выборных органах указать, когда и в какие органы избирался. Для имеющих правительственные награды указать, какие и когда получены. Проживаю в городе (указать) по адресу: (привести подробный адрес с указанием почтового индекса и района прописки и реального места жительства; домашний телефон). Кратко описать трудовую деятельность с момента ее начала с указанием мест работы, занимаемых должностей, круга служебных обязанностей, причин увольнения. Для имеющих стаж по требуемой специальности, указать предприятия, организации по профилю, в которых работали, занимаемые должности, служебные обязанности и характер работы, годы работы. Последнее место работы: (указать полное наименование учреждения/организации, его адрес, занимаемую должность). Подробно описать круг служебных обязанностей; при наличии административных функций описать полномочия и ответственность, указать количество подчиненных подразделений/работников; фамилию, имя, отчество, должность и телефон непосредственного руководителя. Неработающие в настоящее время указывают дополнительно причину и дату увольнения. Семейное положение: (холост, не замужем, женат, замужем, разведен(а), вдова(ец), состою в гражданском браке – отметить нужное). Сообщаю следующие сведения о родственниках:(пример) жена– (приводятся фамилии (с указанием девичьей фамилии), имя, отчество, дата рождения, место проживания и место работы или учебы). По приведенной схеме сообщаются сведения о всех живых родственниках: супругах (включая бывших), детях, родителях, родных братьях и сестрах. Для неработающих родственников вместо места работы указывается: пенсионер, инвалид, домохозяйка, безработный или иное. Дата заполнения автобиографии Личная подпись |
Рисунок 23 – Шаблон автобиографии
В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
На основании заключенного трудового договора издается приказ о приеме на работу. Это заключительный этап процедуры оформления документов при приеме на работу и происходит в трехдневный срок. Содержание приказа (распоряжения) о приеме на работу должно полностью соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Для оформления и учета лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, применяют две унифицированные формы приказа (распоряжения) о приеме на работу: форму № Т–1 (рисунок 24) – составляет лицо, ответственное за прием, на одного работника, № Т–1а (рисунок 25) – на группу работников.
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т–1) или «Период работы» (форма № Т–1а) строка (графа) «по» не заполняется.
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику (работникам) под подпись.
Визируется проект приказа в следующей последовательности: руководитель кадровой службы, руководитель структурного подразделения, куда направляется поступающий на работу, работник бухгалтерии, заместитель руководителя организации, курирующий работу данного структурного подразделения.
Первый экземпляр приказа инспектор службы кадров передает в службу документации, заполняет личную карточку (форма № Т–2 или № Т–ГС (МС), записывает факт приема в трудовую книжку в точном соответствии с текстом приказа, второй экземпляр помещает в личное дело, третий экземпляр – в бухгалтерию, где работнику присваивается табельный номер (при необходимости) и на него открывается лицевой счет.
Рисунок 24 – Унифицированная форма № Т–1
Рисунок 25 – Унифицированная форма № Т–1а
В случае неявки работника без уважительной причины на работу в установленный день приказ может быть признан недействительным.
Таким образом, порядок оформления документов при приеме на работу имеет следующий вид: сотрудник подает резюме (если это необходимо), заявление о приеме на работу, анкету (для определенных видов работ) и автобиографию (по согласию работника и работодателя), далее с сотрудником заключается трудовой договор, который служит основанием для издания приказа о приеме на работу (формы № Т–1 или № Т–1а), затем сотрудником отдела кадров производится запись в трудовой книжке (если сотрудник устраивается впервые – ее оформление), потом заводится и оформляется личная карточка сотрудника (формы № Т–2 или № Т–2ГС (МС), № Т–4), и открывается лицевой счет (в бухгалтерии после получения копии приказа о приеме).
Контрольные вопросы:
Какие документы необходимы предъявлять для заключения трудового договора?
Как завершается оформление приема на работу?
Чем различаются унифицированные формы № Т–1 и № Т–1а?
Контрольные задания:
Подготовьте проект приказа о приеме на работу со следующими данными: ЗАО «Закрытое акционерное общество», Яблоков Яков Петрович, должность – старший менеджер отдела внешних продаж, период работы с 01.04.2012, испытательный срок – 5 месяцев, табельный номер – 67900, трудовой договор от 30.03.2012 № 14/2012.
Запишите факт приема Я. П. Яблокова в трудовую книжку в точном соответствии с текстом приказа.