Глоссарий

Автобиография – (лат. curriculum vitae) описание жизни человека, отчет о полученном образовании, квалификации и прежней работе, подготавливаемый кандидатом на рабочее место и представляемый вероятному нанимателю.

Автор документа – организация или лицо, создавшее документ.

Адрес – 1) место расположения или нахождения учреждения, организации, предприятия или лица; 2) приветствие, поздравление, благодарность отдельному лицу или учреждению.

Адресат – наименование учреждения, организации, предприятия или лица, которому направляют документ.

Адресование документа – указание получателя документа путем проставления реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа.

Акт – 1) обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке; 2) Акт – информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.

Акцепт – принятие предложения о заключении контракта одной из его сторон.

Анкета – документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

Аннотация – краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.

Архив – учреждение или структурная часть, осуществляющая прием, хранение документов и организующая их использование в политических, научных, народно-хозяйственных, социально-культурных и иных целях.

Аттестация – характеристика квалификации специалиста, его организаторских способностей и политического развития, моральных качеств, достоинств, недостатков.

Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией.

Вид документа – классификационная группировка документов одинакового наименования, выполняющих однородные функции.

Виза документа – подпись должностного лица на документе, означающая согласие с его содержанием.

Внутренний документ – документ, созданный фирмой и предназначенный для внутрифирменного использования.

Внутренняя опись – учетный документ, содержащий список документов, вошедших в дело с указанием их порядковых номеров, индексов, названий дат и номеров листов дела.

Входящий документ – документ, поступивший на предприятие от сторонней организации.

Выписка из документа – копия части документа.

Гост (государственный общесоюзный стандарт) – документ, содержащий единые нормы и требования, предъявляемые к определенному виду сырья, полуфабрикатов, готовых изделий, материалов и документов, обязательные к соблюдению при их поставках, заготовках, изготовлении и оформлении.

Гриф конфиденциальности (секретности) – специальная отметка, свидетельствующая о принадлежности сведений к коммерческой или государственной тайне, проставляемая на носителе сведений и/или в сопроводительной документации.

Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени заверителя.

Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

Доклад – последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого– либо вопроса или факта

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (опознание).

Документационное обеспечение управления (доу) – процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой для управления предприятием.

Документация – оформленная по единым правилам совокупность документов.

Документооборот – движение документов в организации (учреждении) с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документы постоянного хранения – документы, которым установлено бессрочное (вечное) хранение.

Должностная инструкция – документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия.

Дубликат – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую с подлинником юридическую силу.

Егсд (единая государственная система делопроизводства) – комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях и на предприятиях.

Жалоба – заявление о неправильных действиях лиц или учреждений и необходимости ликвидации последствий этих действий.

Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними.

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов, находящихся в деле.

Заголовочная часть документа – совокупность реквизитов: «эмблема», «наименование предприятия», «справочные данные об организации», «наименование вида документа», «дата», «номер», «ссылка на номер и дату входящего документа», «заголовок к тексту».

Заключение – документ, содержащий мнение, оценки, выводы комиссии, специалиста, должностного лица по какому-либо вопросу (документу).

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица учреждению или должностному лицу.

Заявление о приеме на работу – это документ, содержащий просьбу гражданина о заключении с ним трудового договора

Индексация документов – присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.

Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц.

Инструкция по делопроизводству – документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними на предприятии.

Информационная система – организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий.

Информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, события, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Исходящий документ – документ, созданный на одном предприятии и отправленный адресату, копия которого, как правило, остается в деле.

Конституция – основной закон государства, определяющий общественное и государственное устройство, принципы организации и деятельности органов государственной власти и управления, избирательную систему, основные права и обязанности граждан.

Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение под­линника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в уста­новленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостове­рения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Личная карточка – это основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника.

Личные документы – официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и общественное положение, содержащие биографические и другие сведения о нем.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.

Нормативные документы – документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Общий бланк – бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма). В зависимости от учредительных документов организации может содержать следующие реквизиты:

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины

Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия.

Оригинал документа – первый, подлинный экземпляр документа.

Отметка о поступлении документа – отметка, проставляемая в правом нижнем углу входящего документа, состоящая из наименования предприятия, входящего номера и даты поступления.

Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, подготовке мероприятий, поручений и проведении мероприятий, представляемый вышестоящему предприятию или должностному лицу

Оформление дел – подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Персональные данные – сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина.

Печать – элемент удостоверения наиболее важных документов предприятия, свидетельствующий о их подлинности.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом офор­мленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Подпись документа – важнейший реквизит документа, придающий ему юридическую силу и состоящий из указания должности, личной подписи и ее расшифровки.

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников; внутриобъектный режим.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации единолично в целях разрешения стоящих перед ней основных и оперативных задач. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

Распорядительные документы – документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Распоряжение – документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени директора компании его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности

Регистрация документа – запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Резюме – самохарактеристика специалиста на одной странице; описание его сильных сторон, представляемое в организацию при поиске работы.

Реквизит – обязательный элемент любого официального документа.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т. д.

Служба делопроизводства – секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел и т. п. подразделения, основной функцией которых является работа с документами.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебный документ – документ с необходимыми реквизитами, созданный или полученный (ее подразделением, работником) в связи с осуществлением служебных функций и полномочий.

Согласование документа – обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями.

Справка – 1) документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий какие-либо факты или события

Структура и штатная численность – организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.

Текст документа – выраженная средствами служебно-делового языка сущность зафиксированных в документе фактов, событий, управленческих решений и вытекающих из него действий.

Телефонограмма – официальное сообщение, переданное по телефону.

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Увольнение – это прекращение трудового договора между работником и работодателем.

Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Утверждение документа – заполнение реквизита «гриф утверждения» должностным лицом, как правило, руководителем.

Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр документа – совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется.

Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Характеристика – описание характеристик качеств, особенностей, достоинств и недостатков кого(чего)-либо.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертная комиссия (эк) – комиссия, состоящая из наиболее квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

Электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

Электронный документооборот – система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.