Тема 8. Порядок оформления документов при награждении

В Трудовом кодексе Российской Федерации поощрение регулируется статьей 191. В соответствии с частью 1 статьи 191 Трудового кодекса Российской Федерации руководитель организации имеет право поощрять и награждать работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности: объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии и пр. В части 2 данной статьи предусмотрено, что за особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.

Документальное оформление поощрения сотрудников внутри организации регламентируется локальными нормативными актами самой организации: коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о поощрениях, о премировании, о почетной грамоте, о доске почета и др. В таких документах устанавливаются виды поощрения, статус и основания для применения каждого из них. В любом случае применяются два основных документа – представление к поощрению и приказ о поощрении.

Представление является основанием для издания приказа. Вместо представления можно использовать докладную или служебную записку. Кроме того, основаниями в этом случае могут служить докладные записки руководителя структурного подразделения, акты, решения профсоюзных органов, совета трудового коллектива.

Представление оформляется в структурном подразделении, подписывается его руководителем и адресуется руководителю организации (рисунок 39). Текст представления состоит из двух частей: в первой из них дается общая характеристика работника, оценка его профессиональной деятельности и уровень квалификации, во второй – излагаются основания применения поощрения, его мотив и предлагаемый вид.

Генеральному директору

ЗАО «Закрытое акционерное общество»

В. Н. Яблокову

начальника службы охраны

И. И. Иванова

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

к поощрению работника

_____________________________ работает в организации с _______ г. За

(Ф.И.О. работника, должность)

время работы показал(а) себя как высококвалифицированный специалист в вопросах__________________________________________________________.

(указать сферу деятельности работника)

______________________. Досрочно и с высоким качеством выполнено

служебное задание:_________________________________________________.

(конкретные заслуги (достижения, успехи, отличия))

В связи с изложенным предлагаю поощрить ___________________________

(Ф.И.О. работника) .

с вручением ему денежной премии в размере 0 000 (________________) руб.

(сумма прописью)

Начальник службы охраны ____________________________ И. И. Иванова

подпись

Рисунок 39 – Представление к поощрению

Необходимость визирования представлений, состав должностных лиц и последовательность согласования зависят от принятого в конкретной организации порядка движения кадровой документации. Например, бухгалтерия подтверждает наличие необходимых средств, заместитель руководителя организации, курирующий структурное подразделение, выносит согласие с мерой поощрения. Виза кадровой службы может быть необходима для подтверждения сведений о работнике. Последовательность визирования должна быть установлена в инструкции по делопроизводству, при отсутствии которой документы передают от младших должностных лиц старшим. В этом случае старшинство должностных лиц определяется структурой организации или штатным расписанием.

Далее кадровая служба передает представление руководителю организации для получения его резолюции, в которой указывается согласие с предлагаемой мерой поощрения, исполнителя и срок исполнения. Резолюция также должна содержать подпись и дату.

На основании положительной резолюции кадровая служба готовит проект приказа (распоряжения) о поощрении, текст которого оформляется в унифицированной форме № Т–11 (рисунок 40), либо о поощрении нескольких работников – в форме № Т–11а (рисунок 41). Порядок оформления приказа (распоряжения) о поощрении регламентируется Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации. В проекте приказа (распоряжения) указываются в соответствии с трудовыми договорами:

– фамилия, имя, отчество работника (работников);

– наименование структурного подразделения;

– наименование должности (специальности, профессии);

– мотив поощрения;

– вид поощрения, а при поощрении денежной премией – кроме того размер денежной премии.

Помимо этого заполняются реквизиты «Дата составления», «Место составления», «Табельный номер», «Основание для составления документа», «Наименование должности».

Проект приказа следует визировать если не проводилось согласование представления. Если на представлении имеются необходимые отметки, то визировать приказ не требуется. При визировании проекта приказа визы следует располагать в нижней части листа на обороте подлинника приказа. Сотрудник кадровой службы передает проект приказа на подпись руководителю организации. Тот подписывает и датирует (проставляет число) первый экземпляр проекта приказа.

Приказ (распоряжение) о поощрении объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня издания. На основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку вносится запись о поощрении работника и заполняются соответствующие сведения в личной карточке – форма № Т–2 или № Т–2ГС(МС).

Все виды награждений и поощрений в обязательном порядке вносятся в трудовую книжку на основании приказа. Инструкция по заполнению трудовых книжек предусматривает следующий порядок внесения сведений о награждении.

Рисунок 40 – Унифицированная форма № Т–11

Рисунок 41 – Унифицированная форма № Т–11а

В графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Причем данная запись не нумеруется. Далее в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата награждения, в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой, а в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Представление к государственным наградам Российской Федерации имеет другой алгоритм. Порядок представления к награждению государственными наградами определяется Указом Президента Российской Федерации от 7 сентября 2010 г. № 1099 «О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации».

Ходатайство о награждении государственной наградой возбуждается по месту основной (постоянной) работы лица, представленного к государственной награде.

Кандидатура для награждения рассматривается на общем собрании коллектива организации, ее совета или собранием участников (акционеров и др.). Решение собрания коллектива оформляется протоколом, о чем делается запись в наградном листе.

При представлении к награждению граждан за деятельность, не связанную с их основной работой, вопрос о награждении, инициированный, в соответствующей сторонней организации, должен в обязательном порядке рассматриваться в коллективе по месту их основной работы. Мнение коллектива оформляется протоколом собрания и прилагается к наградному листу.

На каждого представляемого к награждению составляется наградной лист, который является основным наградным документом, отражающим практически все данные о личности награждаемого.

В наградном листе в соответствующих графах указываются следующие сведения:

– фамилия, имя, отчество награждаемого (в именительном падеже), дата и место его рождения – по документу, удостоверяющему личность гражданина (для граждан Российской Федерации – по общегражданскому паспорту, военному билету или удостоверению личности офицера, для иностранных граждан – по документу, удостоверяющему личность иностранного гражданина за пределами страны проживания);

– должность и место работы – заполняется согласно записи в трудовой книжке (трудовом соглашении) (для военнослужащих – по учетно-послужной карточке или личному делу) с указанием занимаемой в настоящее время должности и полного (без сокращений) наименования структурного подразделения, предприятия, учреждения, организации, акционерного общества, в котором осуществляется текущая трудовая деятельность (служба) представляемого к награждению. При написании названия предприятия, учреждения, организации указывается также их организационно-правовая форма, согласно регистрационно-уставным документам;

– полученное образование и специальность (по диплому), полное наименование учебного заведения и год его окончания;

– ученая степень, ученое звание, а также звания государственных академий наук. К государственным академиям наук относятся: Российская академия наук, Российская академия медицинских наук, Российская академия сельскохозяйственных наук, Российская академия художеств, Российская академия архитектуры и строительных наук и Российская академия образования;

– государственные награды награждаемого лица, включая государственные награды Российской Федерации, СССР и РСФСР. Награды размещаются в следующем порядке: награды Российской Федерации в хронологическом порядке, награды СССР по старшинству (при наличии нескольких наград), награды РСФСР.

В характеристике с указанием конкретных заслуг представляемого к награждению государственной наградой должны быть отражены данные, характеризующие личность награждаемого, его квалификацию, конкретные трудовые (военные) заслуги, сведения об эффективности и качестве работы, участии в общественной деятельности. Не допускается вместо заслуг описывать жизненный путь, послужной список или перечислять должностные обязанности.

Характеристика должна быть ёмкой и в то же время лаконичной, содержать конкретные личные заслуги, ранее не отмеченные государственными наградами Российской Федерации.

На основании ходатайства о награждении государственными наградами формируются документы о награждении, которые направляются главе муниципального образования, на территории которого осуществляется работа или общественная деятельность лица, в отношении которого возбуждено ходатайство о награждении государственной наградой.

Глава муниципального образования рассматривает документы о награждении и направляет их для дальнейшего рассмотрения высшему должностному лицу (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти) субъекта Российской Федерации (далее – высшее должностное лицо субъекта Российской Федерации).

Высшее должностное лицо субъекта Российской Федерации рассматривает документы о награждении и по результатам рассмотрения направляет их полномочному представителю Президента Российской Федерации в федеральном округе на согласование.

Полномочный представитель Президента Российской Федерации в федеральном округе рассматривает документы о награждении и в случае согласования возвращает их высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации, за исключением документов о награждении граждан, представление которых Президенту Российской Федерации осуществляет полномочный представитель Президента Российской Федерации в федеральном округе.

После согласования документов о награждении полномочным представителем Президента Российской Федерации в федеральном округе высшее должностное лицо субъекта Российской Федерации представляет их в соответствии со своей компетенцией Президенту Российской Федерации либо направляет документы о награждении в соответствующий федеральный орган исполнительной власти в соответствии с отраслевой принадлежностью лиц, представленных к награде.

Руководители федеральных органов исполнительной власти рассматривают документы о награждении и в случае согласования представляют их Президенту Российской Федерации.

Таким образом, документальное оформление процедуры награждения работника внутри организации имеет следующую последовательность: создание представления (докладной или служебной записки), визирование представления у должностных лиц организации, передача его руководителю организации для получения резолюции, издание приказа (распоряжения) о поощрении работника (форма № Т–11), запись в трудовой книжке (в точном соответствии с формулировкой приказа), запись в личной карточке (форма № Т–2 или № Т–2ГС) работника. Представление к государственным наградам Российской Федерации регулируется Указом Президента Российской Федерации от 7 сентября 2010 г. № 1099 «О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации».

Контрольные вопросы:

1. Какие сведения указываются в приказе (распоряжении) о поощрении работника?

2. Каким документом определяется порядок представления к награждению государственными наградами?

Контрольные задания:

1. Составьте характеристику к награждению сотрудника государственной наградой «Заслуженный экономист Российской Федерации».

2. Подготовьте проект приказа (распоряжения) о поощрении работника за организацию и проведение мероприятия.

3. Внесите соответствующую запись в трудовую книжку.