Тема 2. Оформление управленческих документов

2.1. Требования к содержанию документов

Под содержанием документа понимается вся включенная в него информация, при этом основными информационным компонентом документа является его текст – выраженная средствами служебно-делового языка сущность зафиксированных в документе фактов, событий, управленческих решений и вытекающих из него действий.

Текст документа должен излагаться на государственном языке, либо на национальном языке субъекта РФ, используемом в качестве государственного наряду с русским. Документы, направляемые в другие государства, могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств либо на английском языке.

В зависимости от функционального назначения документа текст может быть представлен в виде:

1) связный текст – грамматически и логически согласованная информация, значимая для надлежащего осуществления компанией своей деятельности, то есть упорядоченная последовательность предложений, распределенных по абзацам;

2) анкетная форма – представления текста применяется, если в содержании документа характеризуется по определенным признакам только один объект (вопрос);

3) табличная форма (таблица) – представления текста применяется, если в содержании документа по определенным признакам характеризуются два или более объектов (вопросов) одновременно.

В целях обеспечения своевременной и качественной подготовки текстов документов рекомендуется применять:

1) унифицированные и типовые тексты соответствующих видов документов;

2) текстовые формуляры (шаблоны, трафареты);

3) текстовые образцы.

Подготовка содержания любого документа начинается с изучения существа вопроса деятельности организации, излагаемого в данном документе, соответствующих положений законодательных и нормативных правовых актов, локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, а также имеющихся в распоряжении организации справочных материалов и (или) материалов переписки.

Содержание документа должно включать достоверную и аргументированную информацию и увязываться с документами, ранее изданными по данному вопросу деятельности организации, но при этом не дублировать их содержание, а в необходимых случаях иметь на них соответствующие ссылки.

Текст документа следует излагать ясно, убедительно и емко, но вместе с тем по возможности кратко. Также в тексте документа должны соблюдаться грамматика и орфография используемого для его изложения языка.

2.2. Общие требования к оформлению документов

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций, предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами, что обеспечивает:

• их юридическую силу;

• оперативное и качественное составление и исполнение;

• быстрый поиск

• широкое использование компьютеров при составлении документов и работе с ними

Большинство управленческих документов, в том числе исходящие документы, оформляются на бланке.

Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией.

Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м² до 200 г/м² и по белизне – от 88% до 98%.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 – (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля соответствующих размеров:

Левое – 20 мм;

Правое – 10мм;

Верхнее – 20 мм;

Нижнее – 20мм.

ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Допускает создание бланков предприятия, структурного подразделения и должностного лица.

В соответствии с требованиями ГОСТа установлены следующие виды бланков предприятия:

1. Общий бланк – бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма). В зависимости от учредительных документов организации может содержать следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

04 код организации;

08 наименование организации;

14 место составления или издания документа.

2. Бланк для письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

04 код организации;

05 основной государственный регистрационный номер (ОГРН)  юридического лица;

06 ИНН/ КПП налогоплательщика;

08 наименование организации;

09 справочные данные об организации.

3. Бланк конкретного вида документа, кроме письма. Данный бланк целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов конкретных видов.

В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

08 наименование организации;

10 наименование вида документа;

14 место составления или издания документа.

Предусмотрены два варианта расположения реквизитов бланка – угловое и продольное.

Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т. е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, т. к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть листа может использоваться также для других реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях) и резолюции руководителя (на поступивших документах). По подсчетам специалистов угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.

Угловое расположение реквизитов имеет два вида: фланговое и центрированное. При фланговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т. е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов.

Реквизит – обязательный элемент любого официального документа.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр–образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.