11.5. Управління за відхиленнями від бюджету

Виконання затверджених бюджетним комітетом бюджетів по­стійно контролюють на підприємстві і на основі відхилень від них приймають управлінські рішення. Тому велике значення у бюджетуванні має інструментарій контролю.

Контроль бюджетів включає:

вибір методів контролю;

аналіз повноти надходжень доходів та обґрунтованості ви­трат;

висновки про виконання бюджетів. Здійснення такого конт­ролю має бути ефективним, оскільки лише за цих умов можна за­безпечити управління бюджетуванням.

Ефективність контролю за виконанням бюджетів включає на­самперед правильний вибір менеджерами методів контролю, які дають можливість аналізувати повноту надходжень доходів та обґрунтованість витрат відповідно до встановленої періодичнос­ті. Остання залежить від конкретних умов функціонування під­приємства та ролі кожного бюджету в управлінні підприємством. Так, бюджет грошових коштів доцільно контролювати щотижня, тоді як бюджет продажу — щомісячно, а бюджет адміністратив­них витрат — щоквартально.

Методи контролю виконання бюджетів мають бути такими, які нескладно застосувати на найнижчому рівні управління під­приємством.

Для контролю за виконанням бюджетів доцільно використати дворівневу його систему, що включає нижчий та вищий рівні.

На нижчому рівні, тобто рівні виконання бюджетів структур­них підрозділів підприємства, контроль безпосередньо здійснює планово-економічна служба (контролює як зведений бюджет, так і його складові — функціональні бюджети).

На вищому рівні — виконання бюджетів структурних підроз­ділів (у тому числі контроль складових їх бюджетів за статтями витрат) — контроль здійснює планово-економічна служба під­приємства і бухгалтерія.

Основними елементами системи контролю є:

об’єкт контролю — бюджети структурних підрозділів;

предмет контролю — окремі характеристики стану бюдже­тів (дотримання лімітів, витрат сировини і матеріалів тощо);

суб’єкти контролю — структурні підрозділи підприємства, що здійснюють контроль за дотриманням бюджетів;

технологія контролю бюджетів — здійснення процедур, необхідних для виявлення відхилень фактичних даних від бюджетних.

Для проведення ефективного контролю необхідно чітко ви­значити управлінські процедури, які дадуть змогу забезпечити:

« оперативне проведення аналізу відхилень фактичних значень зведеного бюджету від затверджених (у тому числі проведення аналізу за відхиленнями функціональних бюджетів);

розроблення заходів з ліквідації невиробничих витрат і вра­хування факторів, виявлених у процесі аналізу, що призводять до зростання витрат;

узагальнення і подання керівництву підприємства аналітич­них матеріалів з виконання зведеного і функціональних бюджетів для оперативного коригування цих бюджетів і, відповідно, бю­джетів структурних підрозділів.

Система контролю за формуванням і виконанням зведеного бюджету підприємства наведена в табл. 11.5.

Реалізацію наведеної вище системи контролю доцільно здійснювати на основі створення і впровадження комплексної автоматизованої системи бюджетного планування діяльності підприєм­ства, що дасть змогу оперативно отримати інформацію про вико­нання бюджету і, відповідно, вносити необхідні коригування в бюджети з метою підвищення ефективності оперативного управ­ління фінансовими ресурсами.

Таблиця 11.5