0402_УМПС_Арх_укр_2012

§ 3. Класифікація документів

Усі документи можуть бути згруповані за різними ознаками:

За найменуванням: листи, телеграми, телефонограми, довідки, заявки, службові записки, інструкції та ін.

За спеціалізацією: службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються в установах, організаціях, на підприємствах службовими особами, які їх представляють, а особисті – окремими громадянами.

За походженням: внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, які готуються, оформлюються й виконуються в межах тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх належать ті документи, які надходять до цієї установи та інших установ, організацій чи підприємств. Документи бувають в оригіналах і копіях, засекреченими і незасекреченими, безстрокового і строкового зберігання.

За призначенням: організаційні, розпорядчі, статутні, виконавчі, інформаційні, колегіальних органів.

За структурними ознаками: регламентовані (стандартні) й нерегламентовані (нестандартні). Регламентованою називається така документація, яка складена за певним зразком (це стосується не лише стандартних аспектів змісту, але й формату паперу, складу реквізитів та ін.). Регламентований лист, наприклад, завжди фіксує регулярну виробничу або управлінську ситуацію та реалізується у формі стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований лист, як правило, стосується якоїсь непередбаченої ситуації.

Зразки документів

Зразок 1

Ректорові ДонНАБА академіку Горохову Є.В. Ткаченка В.П., студента гр. АДА – 15 механічного факультету

Заява

Прошу Вашого дозволу на отримання другої освіти за спеціальністю «Економіка підприємства» в Економічному інституті академії.

Додаток:

1. Довідка про результати навчання на механічному факультеті

Дата

Підпис

131

Зразок 2

ХАРАКТЕРИСТИКА

Димченка Олега Петровича 08.12.1988 року народження, студента гр. ПЦБ-59б Донбаської національної академії будівництва і архітектури

Димченко Олег Петрович навчається у ДонНАБА з 01.09.2010 р. на денному відділенні за фахом «Промислове і цивільне будівництво».

Протягом навчання виявив себе як старанний і цілеспрямований, сумлінний студент. До навчання ставиться серйозно, середній бал становить 9,4 бала. Неодноразово брав участь у конференціях, конкурсах студентських наукових робіт. За результатами участь в олімпіаді отримав диплом ІІІ ступеня.

Працює з персональним комп'ютером та програмним забезпеченням,

таким як MS Word, MS Excel, AutoCAD, Photoshop, АВК та ін. Має посвідчення водія.

Займає активну життєву позицію. Є членом Ради студентського самоврядування ДонНАБА. У спілкуванні енергійний, тактовний й дисциплінований. Користується авторитетом серед товаришів, з повагою ставиться до співробітників і викладачів академії. Дотримується правил внутрішнього розпорядку вишу.

Характеристику видано для подання (на запит).

Куратор Групи ПЦБ-59б	В.О. Іванов
Директор будівельного інституту	А. М. Югов

Зразок 3

ПРОТОКОЛ № 10

зборів громадського об’єднання «Чисте джерело» м. Макіївка, 12.12.2011 р.

Голова А.П. Онопрієнко Секретар О.П. Чайка Присутні: …. Відсутні:….

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1.Звіт з виробничо-фінансової діяльності об’єднання за 2011 р. (інформація головного бухгалтера С.В. Марченка).

2.Затвердження складу комісії з питань контролю фінансової дисципліни (інформація заст. директора А.П. Онопрієнка).

І. СЛУХАЛИ:

С.В. Марченко доповів про порядок підготовки й складання річного звіту. ВИСТУПИЛИ:

132

Л.Я. Грищенко – вказав на необхідність ретельної підготовки матеріалів звіту. Г.М. Коваль – запропонувала закінчити складання звіту до 10 січня 2012 р. УХВАЛИЛИ:

Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову діяльність об'єднання за

2010 р.

Подати річний звіт до Облстату не пізніше 15 січня 2012 р.

II. СЛУХАЛИ:

А.П. Чайку – пропозиція включити до складу комісії 15 осіб. УХВАЛИЛИ:

До 20.01.2012 р. створити комісію з контролю дисципліни в об'єднанні у складі 15 осіб. Список додається.

ДОДАТОК: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику.

Голова	(підпис)	А.П. Онопрієнко
Секретар	(підпис)	О.П. Чайка

Зразок 4

ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ № 5

засідання погоджувальної комісії з проблемних питань українського слововживання, словотворення та написання слів від 25.01.11 р.

Присутні: чл.-кор. НАН України В.В. Німчук, чл.-кор. НАН України

С.Я. Єрмоленко,	д.ф.н. К.Г. Городенська,	д.ф.н. П.Ю. Гриценко,	д.ф.н.
В.В. Жайворонок,	к.ф.н. Л.О. Симоненко,	к.ф.н. І.С. Гнатюк,	к.ф.н.
Н.О. Яценко.

СЛУХАЛИ 1: Як писати в українській мові а ля? Із якими прийменниками чи сполучниками а ля співвідноситься за значенням?

УХВАЛИЛИ 1: 1. В українській мові а ля правильно писати окремо.

2. А ля за значенням співвідноситься з порівняльними сполучниками наче,

ніби, мов, немов та ін.

СЛУХАЛИ 2: Як передавати в українській мові такі нові запозичення з

англійської мови:
хайвей чи ґайвей?	хепі чи ґепі?
хайджекер чи ґайджекер?	хетчбек чи ґетчбек?
хакер чи ґакер?	хеш чи ґеш?
хард чи ґард?	холдинг чи ґолдинг?
хенд чи ґенд?

УХВАЛИЛИ 2. 1. Запропонований список нових запозичень з англійської

мови передавати через літеру ґ: ҐАЙВЕЙ, ҐАЙДЖЕКЕР, ҐАКЕР, ҐАРД, ҐЕНД, ҐЕПІ,

ҐЕТЧБЕК, ҐЕШ, ҐОЛДИНГ.

2. Для трьох слів: ґакер, ґепі, ґолдинг, які давніше освоєні українською мовою у формі хакер, хепі, холдинг, уважати за можливе подвійне написання:

133

ґакер і хакер; ґепі і хепі; ґолдинг і холдинг.

2а. У словниках основною вважати форму з літерою ґ, тобто подавати

ґакер, див.ще хакер, ґепі, див. ще хепі, ґолдинг, див. ще холдинг.

СЛУХАЛИ 3: Чи розмежовувати в родовому відмінку однини закінчення -у (-ю), -а (-я) в іменниках чоловічого роду II відміни залежно від значення сукупності, збірності / одиничності?

УХВАЛИЛИ 3: 1. Іменники чоловічого роду II відміни в родовому відмінку однини зі значенням сукупності, збірності вживати із закінченням -у (-ю): судаку, крилю та ін.

2. Іменники чоловічого роду II відміни в родовому відмінку однини зі значенням одиничності вживати із закінченням -а (-я): судака, криля та ін.

Голова засідання д. ф. н., проф.		К.Г. Городенська
Секретар к. ф. н.		Н.О. Яценко
		(«Українська мова», 2011, №1)
		Зразок 5
	ДОНЕЦЬКИЙ КОНЦЕРН ОБЛАВТОДОР
	НАКАЗ
18.10.2009 р.	№ 120-К	м. Донецьк

Про особовий склад

ПРИЗНАЧИТИ:

Мельничук Анну Петрівну на посаду касира центральної бухгалтерії з 24 січня ц. р. з двотижневим випробувальним терміном, з окладом _____ грн на місяць.

Підстава: заява Мельничук А.П. з візуванням начальника відділу кадрів і головного бухгалтера. З наказом ознайомлена.

Директор	(підпис)	Розшифрування підпису
Проект наказу погоджено:
начальник відділу кадрів	(підпис)	Розшифрування підпису
Проект наказу вносить	(підпис)	Розшифрування підпису

1.Головний бухгалтер __________ І.В. Тертичний

2.Начальник ВПЗ __________Є.В. Корбут

3. Юрист

__________О.М. Вітер

134

Зразок 6

Герб України Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

		НАКАЗ
11.05.2011 р.	№ 701	м. Макіївка
Про номенклатуру спеціальностей наукових працівників
		(Текст)
Міністр	(підпис)	Розшифрування підпису
Назва структурного підрозділу		Адресат

	Зразок 7
ДОПОВІДНА	ЗАПИСКА
10.04.2011 р.	м. Макіївка

Про призначення...

Структура тексту

1.Загальна частина.

2.Описова частина.

3.Висновки.

Керівник структурного підрозділу

(підпис) Розшифрування підпису

Зразок 8

Відділ науково-технічної інформації Директорові Укр НДІНТІ п. Литовченку О.О.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

18.07.2011 р.

№ 34-15/178

Про порушення...

Структура тексту: 1. Вступ. 2. Доказова частина. 3. Висновки.

Посада

(підпис)

Розшифрування підпису

135

	Зразок 9
Відділ стандартизації	Головному технологові

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА №60/123

25.05.2010 р.

Про подання матеріалів до проекту СТП

Прошу в термін до 15 червня 2010 р. подати до відділу стандартизації (ВС) перелік фрез, що використовуються на підприємстві, для занесення до стандарту підприємства «Інструмент різальний. Фрези».

Начальник ВС	(підпис) О.К. Васильченко
	Зразок10
	ДОРУЧЕННЯ
м. Макіївка	_______________
	(дата літерами)

Видане ___________________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові особи)

__________________________________________________________________

у тому, що йому доручається підписати угоду з ___________________________

________________________________________________________________, (назва і предмет угоди)

для чого доручено вести від імені _____________________________________

справи в усіх державних, кооперативних і громадських організаціях, одержувати усі необхідні документи, розписуватися і здійснювати дії, пов'язані з виконанням цього Доручення.

Повноваження з цього Доручення не можуть бути передані іншим особам.

Доручення видане терміном на _______________________________________

(термін до … років) Доручення зареєстроване за №_____________________

Начальник	(підпис)		Розшифрування підпису
Печатка	(підпис)		Розшифрування підпису
Головний бухгалтер		(підпис)	Розшифрування підпису

136

Зразок 11

ТРУДОВА УГОДА

м. Макіївка

''__''________20__р.

Цю трудову угоду укладено між ______________________________________

в особі____________________________ і ______________________ про подане нижче. ___________________________________з_____________ до ____ 20__ р. зобов'язується виконати роботу _________________________________________

(опис робіт)

Особливі умови Замовник зобов'язується у місячний термін після підписання акту про

приймання робіт _________________________ за___________________сплатити суму ____________ грн.

Виконавець: _________________________________ прописаний: м. _______, вул. _________________, буд. ___, корпус _____, кв. _____.

Паспорт, серія ________ № __________, виданий _______________________

(ким, дата видання)

Сімейний стан _____________________________________________________

Особовий рахунок ощадної книжки № ________________________________

ощадна каса № ________________________________, розрахунковий рахунок районного відділення Житлсоцбанку № ______.

Сторони договору:
Замовник	Виконавець

137

Зразок 12

ТИПОВА УГОДА

про підготовку фахівців із вищою освітою з особою, яка переводиться з контрактної форми навчання на бюджетну відповідно до постанови

Кабінету Міністрів України від 09.07.2008 № 633

м. ________________

«____» ______________200 р.

____________________________________________________________________, ( найменування вищого навчального закладу, його підпорядкованість)

____________________________________________________________________,

що далі іменується ВНЗ, в особі керівника _______________________________

(прізвище, ім’я та по батькові)

та студент ___________________________________________________________

(прізвище, ім’я та по батькові)

(курс, факультет: _____________________________________________________

спеціальність: _______________________________________________________,

який далі іменується Студент та/або Інтерн, Працівник, укладали цю угоду про наступне:

1.ВНЗ зобов’язується

1.1.Забезпечити якісну теоретичну та практичну підготовку фахівця згідно з навчальними планами та програмами і вимогами освітньо-кваліфікаційних рівнів.

1.2.Забезпечити умови навчання Студента.

1.3.Забезпечити можливість користування Студентом бібліотеками, читальними залами, навчальною літературою, комп’ютерною технікою, об’єктами спортивно-оздоровчого, соціально-побутового та культурного призначення.

1.4.Після закінчення навчання й отримання відповідної кваліфікації видати Студенту документ про освіту встановленого зразка.

1.5.Забезпечити Студента після закінчення навчання та одержання відповідної кваліфікації в установленому порядку першим робочим місцем у державному / комунальному закладі або на підприємстві.

2.Студент зобов’язується

2.1.Виконати в повному обсязі навчальну програму відповідної фахової спрямованості, оволодіти теоретичними знаннями та практичними навичками, що передбачені вимогами відповідних кваліфікаційних характеристик фахівця і його майбутньої професійної діяльності за обраною спеціальністю.

2.2.Виконувати правила внутрішнього розпорядку.

138

2.3.Дбайливо ставитися до приміщень, обладнання, приладів, навчальної, довідкової методичної літератури, комп’ютерної техніки та іншого майна, що належить ВНЗ. В разі заподіяння шкоди майну ВНЗ нести матеріальну відповідальність згідно з законодавством України.

2.4.Прибути після закінчення ВНЗ на місце направлення на роботу в установлений термін.

2.5.У разі відрахування з ВНЗ або відмови їхати за призначенням на роботу, звільнення з роботи за місцем направлення відшкодувати вартість навчання, фактичні витрати, пов’язані з навчанням.

3.Строк дії угоди

3.1.Угода набуває чинності з моменту підписання її сторонами та діє до закінчення трирічного строку відпрацювання Студентом за місцем призначення.

3.2.Період тимчасової непрацездатності молодого спеціаліста (Працівника), відпустки по догляду за дитиною продовжує строк дії цієї угоди.

3.3.Дострокове розірвання цієї угоди з відшкодуванням витрат можливе у таких випадках:

-за ініціативою ВНЗ у разі невиконання Студентом зобов’язань, передбачених пунктами 2.1-2.4 цієї угоди;

-за заявою студента, в період навчання на шостому курсі ВНЗ;

-відмови їхати за призначенням на роботу;

-звільнення з роботи.

3.4.Дострокове розірвання цієї угоди без відшкодування витрат можливе у таких випадках:

-встановлення І або ІІ групи інвалідності, внаслідок чого Студент, Працівник не може стати до роботи (продовжити роботу) за місцем призначення;

-встановлення І або ІІ групи інвалідності у чоловіка (дружини) Студента, Працівника або у одного з його батьків;

-у разі проходження чоловіком (дружиною) військової служби (крім строкової), у тому числі за контрактом, на посадах рядового, сержантського та старшинського складу, прапорщиків, мічманів та офіцерів у Збройних силах, Національній гвардії, Прикордонних військах, Службі безпеки, а також інших військових формуваннях, створених відповідно до законодавства України, та служби в органах внутрішніх справ поза місцем розташування замовника.

4.Відповідальність сторін та вирішення спорів

4.1.У разі дострокового розірвання цієї угоди Студент, Працівник у місячний строк з моменту розірвання сплачує:

ВНЗ – вартість навчання та фактичні витрати, пов’язані з навчанням у ВНЗ;

139

Роботодавцю (за місцем призначення) – суму витрат, понесених роботодавцем за період проходження випробувального терміну роботи; Роботодавцю (за місцем призначення) – неустойку (якщо це не передбачено умовами трудового контракту).

4.2.У разі відмови Студента, Працівника добровільно відшкодувати витрати, зазначені у пункті 2.7. та 4.1. договору. Стягнення цих витрат здійснюється у судовому порядку.

4.4.Сторони звільняються від відповідальності за часткове чи повне невиконання взятих на себе зобов’язань за цим договором у разі, якщо це невиконання стало наслідком непереборної сили.

5.Зміни та доповнення

5.1.Зміни та доповнення до цієї угоди вносяться шляхом підписання додаткових угод.

6.Інші положення

6.1.Дострокове розірвання цієї угоди здійснюється шляхом письмового відмовлення стороною, за ініціативи якої відбувається розірвання.

6.2.Угоду складено у двох примірниках, які зберігаються у кожної зі сторін і мають однакову юридичну силу.

7. Реквізити сторін

Повні назва навчального закладу:	Відомості про Студента (Працівника):
_____________________________	Дом. адреса:______________________
Адреса:______________________	________________________________
_____________________________	Дом. телефон:____________________
_____________________________	Паспорт: ________________________
_____________________________	(серія, номер, ким і коли виданий)
Ректор_______________________	Студент: _______________________
(прізвище, ім’я та по батькові)	_______________________________
_____________________________	(прізвище, ім’я та по батькові)
(підпис)	_______________________________
Головний бухгалтер____________	(підпис)
______________________________
(прізвище, ім’я та по батькові)
______________________________
( підпис )
«____» ______________20__ р.	«____» _____________20__ р.

140