25. Специальные события в pr: конференции, презентации, круглые столы, дни открытых дверей, выставки и ярмарки, приемы.

PR предполагает специальное проведение отдельных, иногда - масштабных, событий и акций: праздников, конкурсов, фестивалей, вручения премий и т.п. Их подготовка и проведение должны быть тщательно спланированы, ведь все это - своеобразный выход в общество, где нельзя "ударить в грязь лицом".

Специальные события - это мероприятия, проводимые компанией в целях формирования позитивного имиджа организации и привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности и продуктам.

Подготовка специальных событий предполагает определение круга участников и их ролей, состава приглашенных, разработку детальной программы и сценария, расписанного по минутам. Все возможные варианты отклонения от сценария необходимо предусмотреть заранее.

Роль и значение специальных событий для PR:

* развитие партнерских отношений, в том числе – во внешнеэкономической деятельности;

* привлечение инвестиций (investor relations);

* отношения с органами государственной власти: законодательной и исполнительной;

* благотворительность и спонсорство;

* коммунальные (добрососедские) отношения с населением, другими организациями и предприятиями, муниципальной властью;

* формирование и развитие корпоративной культуры, ее традиций, ритуалов и т.д.

Особую роль специальные события играют для развития корпоративных коммуникаций, для работы со СМИ:

* создают хорошие возможности прямых непосредственных контактов и знакомств, межличностного общения;

* способствуют формированию и продвижению привлекательного имиджа организации и ее первых лиц;

* создают условия для формирования круга друзей фирмы, обеспечивая им хорошие поводы для их паблисити и продвижения привлекательного имиджа;

* они привлекают внимание общественности, обеспечивая хорошие возможности паблисити (популярности, известности и узнаваемости) фирмы, ее брэндов;

* привлекают внимание СМИ, конкретных журналистов;

* создают новостные поводы, фирма предстает ньюсмейкером, поставщиком "хороших новостей";

Виды общественных мероприятий

* Церемонии: открытия, закрытия, вручения премий, стипендий, чествования;

* Приемы: праздничные, юбилейные, в связи с приездом VIP;

* Презентации (возможно, в сочетании с приемом и пресс-конференцией): продукции, проектов и программ, организации, новых производств и офисов.

* Конференции, семинары, круглые столы.

* Экскурсии, дни открытых дверей.

* Поездки, делегации – деловые и научные, ознакомительные поездки политиков и административного руководства, бизнес-туризм.

* Праздники, знаменательные даты и юбилеи: корпоративные, общенациональные, международные, конфессиональные, профессиональные, региональные, местные.

* Фестивали, конкурсы, викторины.

* Выставки, ярмарки.

* Благотворительные и спонсируемые акции и мероприятия.

Все эти мероприятия могут организовываться и проводиться фирмой самостоятельно, возможно организационное сотрудничество с другими юридическими и физическими лицами, а возможно и пассивное участие фирмы и ее руководства в них.

Презентация. Представляет собой некую промежуточную форму специальных событий, соединяющую в себе элементы пресс-конференции и представительского приема. На презентацию, как и на пресс-конференцию, приглашаются журналисты, предусматривается, что они смогут задать вопросы организаторам и получить на них ответы. Но на презентацию приглашаются не только журналисты. Круг приглашаемых шире, включая также и партнеров, инвесторов, спонсоров и кредиторов, постоянных и корпоративных клиентов, чиновников и депутатов, экспертов. На пресс-конференции информацию даем только мы (организаторы), тогда как на презентации хорошо, чтобы об организации сочли возможным сказать и гости. Если на пресс-конференции желательно использование изобразительного ряда (слайды, видеосюжеты, компьютерные презентации и т.п.), то на презентации это обязательный, особо акцентированный момент. Презентируются новая продукция, новый офис, проекты и программы – поэтому без изображений, образцов, демонстраций презентация лишается смысла. Как и на пресс-конференции, на презентации гостям должны вручаться раздаточные информационные материалы, возможно – образцы продукции. На пресс-конференции угощение является только жестом гостеприимства – на презентации оно особо акцентировано, хотя может быть и не столь существенным как на приеме. Как и на приеме, на презентации возможна культурная программа: концерт, выставка, живая музыка, приветствие артистов.

Конференции. Планируется полная программа конференции. Подготовка включает в себя также выбор места проведения, размещения приезжих участников, обеспечение питания, организацию досуга. Хотя конференции и считаются самым формализованным видом приема, ее успех и интерес к ней участников во многом определены прежде всего именно возможностью неформального общения. Важным моментом является также издание материалов по итогам конференции, которые сами по себе являются материалом, используемым впоследствии в целях PR.

Праздники, конкурсы, фестивали, церемонии. Важно привлечь к участию в таких мероприятиях известных авторитетных лиц: представителей власти, известных ученых, политиков, артистов, писателей, спортсменов и т.д. Для проведения церемонии составляется программа и сценарий. Готовятся пресс-релизы и бэкграундеры - фоновая информация для медиа - история компании, профили главных управляющих. В материалах для прессы дается характеристика открываемого объекта - нового подразделения /продукта/услуги/товара/ магазина. Обеспечивается присутствие фотографа - на случай, если фотограф из СМИ не придет или пропустит интересный кадр. Извещение-приглашение в СМИ следует сделать как для журналиста или редактора новостей, так и для фоторепортеров. Важно определить специальное место для журналистов и создать им условия для работы.

Выставки и ярмарки. Бюджет выставок распределяется приблизительно следующим образом: аренда выставочной площади составляет около 26% выставочного бюджета; на оплату электричества для стенда и влажной уборки идёт примерно 9% бюджета; дизайн-проектирование и сооружение стенда требуют приблизительно 41% бюджетных затрат; персонал, его питание и транспортные затраты – ещё 17% и расходы, связанные с распространением информации о выставке – оставшиеся 7%. На ярмарках – продают.

Пресс-конференция. Это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических, коммерческих структур, имеющая целью представить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом проекте.

Пресс-конференция предполагает авторитетность источника информации (ньюсмейкера), получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.