4.1.2. Руководитель и время

Руководитель не властен над временем, но он может его рационально использовать.

Главный вопрос, который всегда стоит перед руководителем любого ранга: Как эффективно организовать работу и достичь наилучших результатов? Прежде всего, необходимо рационально распределить свое рабочее время.

Рабочее время нужно распределять ректору, проректору, руководителям подразделений вуза, декану, заведующему кафедрой, преподавателю и студенту. Студент является руководителем своих действий, связанных:

• с самообразованием — самостоятельным приобретением знаний, умений и навыков под руководством пре­подавателя;

• с самостоятельной работой — самостоятельным применением и закреплением, полученных знаний, умений и навыков.

Рабочее время руководителя можно условно разбить на две части:

- директивное время — время, затрачиваемое на различные управленческие действия, запланированные вышестоящим руководителем (или руководителями): собрания, совещания, планерки, заседания ученого совета, за­седания кафедры и т.д.;

- субдирективное время — время, затрачиваемое на разработку и реализацию собственных управляющих Действий.

Если директивное время руководителя планирует его начальник, то субдирективное время нужно планировать и использовать самому руководителю. Это важная и в то же время сложная задача. Для ее рационального решения целесообразно использовать следующие практические рекомендации [20]:

/. План использования времени необходимо составлять исходя из каждой конкретной цели и мероприятий, определенных для ее достижения на различных календарных уровнях: год, квартал, месяц, неделя.

2. Определить для себя рабочий ритм года, квартала, месяца, недели, дня и сознательно его внедрять при реализации плана использования времени.

3. Составить точный план использования времени по меньшей мере на квартал. Однако планировать бюджет времени нужно не более чем на 60%, чтобы иметь возможность гибко реагировать на незапланированные мероприятия.

4. В плане использования времени на неделю уточнить ее конечные цели и определить необходимые работы в по­рядке их значимости:

• работы, обязательные с точки зрения достижения конечных целей;

• работы, которые нужно сделать, если на них хватит времени;

• работы, которые следовало бы сделать.

2. Постоянно изучайте и контролируйте бюджет своего времени. Фиксируйте по определенной схеме содержание, начало и окончание своей работы. Придумывайте и используйте графики, схемы, хронокарты, таблицы и т.п., отражающие вашу работу; вывешивайте их на видном месте или введите в память компьютера.

6. Проводите меньше совещаний, заседаний, планерок и т.п., но тщательно готовьте каждое мероприятие.

Время постоянно идет вперед. Вот почему руководителям необходимо систематически заниматься инвентаризацией "неоправданных поглотителей" рабочего времени.

Чтобы рационально планировать и использовать время, нужно не только применять вышеприведенные рекомендации, но и знать обобщенный опыт отношения ко времени предшествующих поколений. Этот опыт приве­ден в памятке "Руководитель и время".

ПАМЯТКА "Руководитель и время"

1. Научиться организовывать себя и других — значит научиться распоряжаться временем.

2. Все делать вовремя — величайшая ценность в жизни и работе.

3. Как вы обращаетесь со временем, так и оно обращается с вами.

4. Руководитель — это организатор, обязанный продуктивно использовать время и приучить к этому других.

5. То, что не сделано вовремя, требует гораздо больше усилий и времени для своего выполнения.

6. Нужно уметь работать не только тогда, когда времени мало, но и тогда, когда его много.

7. Руководитель не властен над временем, но он может его рационально использовать.

8. За любой промежуток времени можно сделать что-то нужное и полезное.

9. Что можно сделать сейчас и сегодня, лучше не откладывать на потом и на завтра.

10. Высочайшее искусство руководителя – находить время, когда его мало или нет совсем

11. Самая дорогая плата — это плата за упущенное или потерянное время.

12. Наиболее распространенные преступления — во­ровство, растрата и убийство времени.

13. Научиться использовать время - значит найти путь к цели.

Резюме. Главным профессиональным предназначением руководителя является умение работать с людьми. Это умение зависит от выбранных принципов и стиля управления, а также от формы власти руководителя, определяющей характер его влияния на поведение других. Важным условием эффективного управления является рациональное планирование и использование времени руководителем.