1.2. Первичные учетные документы: понятие, обязательные реквизиты, государственный орган, осуществляющий унификацию документов. Виды документов по разделам учета.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами.

Документ– это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование всех бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» требует оформлять первичные документы на типовых бланках. Для большинства хозяйственных операций такие бланки разработал Госкомстат России. Так, в настоящее время действуют ти­повые бланки для учета:

- основных средств и нематериальных активов;

- материалов;

- кассовых операций;

- операций, связанных с оплатой труда;

- результатов инвентаризации.

Кроме того, Госкомстат разработал бланки, учитывающие специфику отдельных отраслей. Так, в настоящее время утвер­ждены типовые бланки для учета:

• торговых операций (в том числе при продаже товаров в кредит и по договорам комиссии);

• операций на предприятиях общественного питания;

• денежных расчетов с населением с применением ККМ;

• капитального строительства и ремонтно-строительных работ;

• работы строительных машин и механизмов;

• операций на автомобильном транспорте;

• сельскохозяйственной продукции и сырья.

Формы документов, используемых при безналичных расче­тах, утверждены Центральным банком РФ.

1.2.1.Формы и реквизиты документов

Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно.

Перечень обязательных реквизитов, которые должен со­держать первичный документ, приведен в Положении по веде­нию бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Рос­сийской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н):

• наименование документа,

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц.

Вофициально утвержденных типовых бланках все обязательные реквизиты уже предусмотрены. Код формы - это се­мизначный номер документа в Общероссийском классификато­ре управленческой документации (ОКУД). Как правило, он печатается в правом верхнем углу бланка.

Если же для операции, по которой типовой бланк не пред­усмотрен, организация самостоятельно разработала форму документа, реквизит «Код формы» можно не заполнять (либо предусмот­реть в учетной политике собственную кодировку самостоятель­но разработанных бланков). Остальные реквизиты должны присутствовать.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации предназначен для решения следующих задач:

• регистрации форм документов;

• упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

• сокращения количества применяемых форм;

• исключения из обращения неунифицированных форм документов;

• обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

• контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

• рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

блока идентификации;

блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию (рис. 1).

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

09010046Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд

Рис. 1. Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно после ее окончания.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Единую форму документов в России разрабатывают централизованно. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях называется унификацией.В России унифицированы формы кассовых документов, почти все банковские документы и некоторые другие. Они обязательны для всех отраслей народного хозяйства. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизациядокументов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.