2.7.1. Документальное оформление движения товарно-материальных ценностей

1. При безналичной оплате товаров продавец выписывает счет покупателю. Покупатели используют различные формы безналичных расчетов: переводы по платежному поручению согласно выписанных счетам, чеки, аккредитивы, векселя для оплаты счетов-фактур, реестров счетов, товарно-транспортных накладных.

Счет – документ, выдаваемый поставщиком покупателю или предоставляемый поставщиком банку для подтверждения (оправдания): а) платежа покупателя; б) суммы платежа; в) товарности данной хозяйственной операции (платеж осуществляется за определенные товары и услуги, перечисленные в счете); г) акцепта или отказа от него в платежном требовании-поручении.

2. Оплатив товар по счету, покупатель получает груз. Для этого по месту покупки (у поставщика) или по месту доставки (в соответствующем учреждении, оказывающем транспортные услуги) груза официальным уполномоченным покупателя должны быть предъявлены: копия счета, копия платежного поручения с отметкой; доверенность на получение товара, выданная представителю организацией покупателя (как правило, доверенность выдается лицам, работающим в организации).

Доверенность может быть выписана либо на бланке формы № М-2, либо на бланке предприятия-покупателя с его угловым штампом и печатью. Бланк доверенности имеет корешок, с помощью которого ведется учет выданных доверенностей. При выдаче доверенностей на бланке необходимо вести регистрационный журнал выдачи доверенностей.

3. Реальное продвижение (передача) товара от поставщика (продавца) к поку­пателю (потребителю) сопровождается различными товарными и товарно-транс­портными документами. Прежде всего, таким документом является накладная.

Накладная — учетный документ, выдаваемый поставщиком покупателю или его ответственному представителю при получении товара. Накладная содержит основные характеристики передаваемого товара: единицу измерения, сортность, количество, упаковку, цену, общую стоимость передаваемой партии, назва­ние и местонахождение поставщика, отправителя и получателя, основание для передачи товара.

Чтобы доставить товарно-материальные ценности до склада, предприятие может воспользоваться услугами транспортной организации. Если при приемке груза у транспортной организации была обнаружена недостача, то необходимо составить коммерческий акт.

Коммерческий акт составляют, если при приемке материальных ценностей у транспортной организации обнаружены:

• несоответствие фактического веса или количества материальных ценностей данным, указанным в сопроводительных документах поставщика;

• повреждение или порча материальных ценностей;

• материальные ценности, которые не значатся в товаросопроводительных документах поставщика.

Коммерческий акт является основанием для предъявления претензии поставщику или транспортной организации (в зависимости от того, по чьей вине образовалась недостача и на кого возложена ответственность за ее последствия согласно договору).

Типовой бланк коммерческого акта предусмотрен только для организаций железнодорожного транспорта. Его форма утверждена приказом МПС России от 3 декабря 2000 г. N 2 ЦЗ.

Однако можно использовать этот бланк в качестве образца для составления коммерческого акта с любой другой транспортной организацией.

Коммерческий акт составляют представители организации-получателя и транспортной организации, которая доставила товарно-материальные ценности.

Акт оформляют в день приемки груза. Если составить коммерческий акт в этот день невозможно, он должен быть оформлен не позднее следующего дня.

Коммерческий акт составляют в 3 экземплярах:

• первый экземпляр остается у организации-получателя;

• второй и третий экземпляры передаются транспортной организации.

Коммерческий акт подписывают работники транспортной организации, а также представители организации-получателя.

Срок хранения коммерческого акта в архиве организации - 5 лет.

4. При отправке товара через транспортное предприятие сторона, которая обеспечивает доставку груза, выписывает товарно-транспортную накладную. Следовательно, товарно-транспортная накладная может быть выписана как поставщиком, так и покупателем (или организациями посредниками).

В соответствии с требованиями постановления Государственного комитета по статистике от 30.10.97 № 71а для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки, организации должны использовать приходные ордера (ф. № М-4).

При приемке ценностей могут быть выявлены расхождения между фактически полученными ценностями и данными сопроводительных документов по их количеству, качеству, ассортименту или же какие-то ценности могут поступить к получателю без сопроводительных документов. В таком случае должен составляться акт о приемки материалов (ф. №М-7).

С 01.01.97 г все юридические лица, осуществляющие производственную и коммерческую деятельность на территории России, обязаны сопровождать отгрузку продукции, работ, услуг, товаров выпиской специального счета-фактуры, необходимого при начислении и зачете НДС.

Счет-фактура регистриру­ется в книге продаж у продавца и в книге покупок у покупателя.

Продавец (поставщик, подрядчик) составляет счет-фактуру на русском языке в двух экземплярах, первый из которых в тече­ние пяти календарных дней с даты фактической отгрузки продукции (товара, выполнения работы, оказания услуги) представляется покупателю и служит основанием для возмещения (зачета) НДС. Второй экземпляр счета-фактуры хранится у продавца и служит основанием для начисления НДС по реализации. Счет-фактура обязательно подписывается руководителем и главным бухгалте­ром организации продавца с проставлением оттиска печати организации. Полу­ченный счет-фактура подписывается покупателем или его представителем.

Получаемые и выдаваемые счета-фактуры подшиваются и хранятся отдель­но в журналах соответствующих счетов-фактур. Срок хранения выдаваемых и получаемых счетов-фактур составляет 5 полных лет со дня их выдачи или полу­чения. В каждом из журналов счета-фактуры должны быть пронумерованы и подшиты (прошнурованы). При этом покупатели учитывают счета-фактуры по мере их поступления от продавцов, а продавцы ведут учет выставленных поку­пателям счетов-фактур в хронологическом порядке. При операциях по импорту товаров на таможенную территорию России ГТД и платежные доку­менты также хранятся у импортера и подшиваются в журнале учета получен­ных счетов-фактур.

При отгрузке продукции (товаров, выполненных работ, оказанных услуг), не облагаемой НДС, в счете-фактуре делается надпись или ставится штамп «Без налога (НДС)».

Для составления счета-фактуры могут использоваться следующие способы: заполнение от руки; с использованием пишущей машинки; с применением компьютера.

Подчистки и помарки, забеливания слов, фраз, цифр в счете-фактуре не допускаются. Исправления возможны путем зачеркивания и написания пра­вильного текста и цифр с последующим заверением подписью руководителя и оттиском печати организации продавца, а также проставление даты соверше­ния исправления.

Если товары реализуются за наличный расчет предприятиями розничной торговли и общественного питания, то продавец обязан выдать покупателю кассовый чек, в котором содержатся следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;

• номер кассового аппарата;

• номер и дата выдачи чека;

• стоимость продаваемого товара с НДС.

При получении денежных средств в форме предварительной оплаты за бу­дущую поставку товаров продавец оформляет счет-фактуру и делает запись в книге продаж. Покупатель не отражает хозяйственную операцию по выплате аванса в книге покупок.

При фактической отгрузке продукции (товаров, выполнении работ, оказа­нии услуг) продавец записью в книге покупок уменьшает сумму НДС на вели­чину ранее оформленного по предварительной оплате налога. После этого отра­жаются операции по фактической отгрузке с указанием суммы НДС. В книге покупок не подлежат регистрации счета-фактуры, полученные при безвозмез­дной передаче товаров и другого имущества, при осуществлении операций куп­ли-продажи иностранной валюты, ценных бумаг участником биржи (броке­ром), счета-фактуры, полученные комиссионером от комитента.

Книга продаж и книга покупок про­шнуровываются, их страницы пронумеровываются и на последней ставится подпись руководителя и оттиск печати.

Если организация работает с большим количеством покупателей или про­давцов, то книги покупок и продаж можно вести с использованием компью­тера. Бумажный экземпляр книг в таком случае распечатывается не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным.

Срок хранения обеих книг 5 полных лет с даты последней записи.