Авансовый отчет, форма №ао-1

Государственным комитетом Российской Федерации по статистике Постановлением от 01.08.01 N 55 утверждена новая форма авансового отчета N АО-1 и согласована с Министерством финансов РФ. Новая унифицированная форма авансового отчета введена в действие с 1 января 2002 г. и должна использоваться юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных организаций.

Бланк авансового отчета содержит реквизиты, предусматривающие отражение сумм как в рублях, так и в иностранной валюте.

1. Общие правила работы с авансовыми отчетами

Правила работы с авансовыми отчетами определяются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным ЦБР от 22.09.93 N 40. Авансовый отчет используется для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные нужды и командировки. Этот первичный документ составляется подотчетным лицом и бухгалтером в одном экземпляре и может заполняться как от руки, так и на компьютере.

Прежде чем выдавать деньги под отчет, необходимо оформить приказ руководителя предприятия, утверждающий список подотчетных лиц, с указанием назначения расходов и срока, на который подотчетные суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет право тратить полученную сумму денег только на те цели, на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.

Как правило, деньги выдают на основании заявления работника, подписанного руководителем организации или уполномоченным им сотрудником. При выдаче денег из кассы составляют расходный кассовый ордер (форма N КО-2).

Для заявления на выдачу денег типового бланка не предусмотрено, поэтому вы можете разработать его самостоятельно.

Работник, желающий получить наличные деньги под отчет, оформляет заявление в одном экземпляре. Подписывает заявление руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, руководитель структурного подразделения). Как правило, заявление хранят вместе с расходным ордером, по которому были выданы деньги.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Работник, получивший деньги под отчет, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы).

Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем (или уполномоченным на это лицом). Неиспользованный остаток аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Порядок заполнения формы № АО-1 «Авансовый отчет»

Наименование реквизитов	Содержание записей
1	2
Форма по ОКПО	Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (присваивается отделением Госкомстата РФ после регистрации организации)
Наименование организации	Полное официальное наименование органи­зации
Утверждаю отчет в сумме (руб., коп.)	Сумма, утвержденная руководителем орга­низации, прописью в рублях и копейках
Руководитель (должность, под­пись, расшифровка подписи)	Наименование должности, подпись и рас­шифровка подписи руководителя организа­ции или уполномоченного им лица, утвер­ждающего авансовый отчет
Дата	Дата утверждения авансового отчета
Авансовый отчет: номер дата	Порядковый номер авансового отчета в соответствии с принятой организацией системой нумерации отчетов Дата составления (представления) авансо­вого отчета
Структурное подразделение, код	Наименование и код структурного подразделения, где числится подотчетное лицо согласно штатному расписанию организации
Подотчетное лицо	Фамилия и инициалы подотчетного лица
Табельный номер	Табельный номер подотчетного лица
Профессия (должность)	Профессия или должность подотчетного лица согласно штатному расписанию
Назначение аванса	Цели, на которые выданы подотчетные суммы
Расчет по подотчетным суммам
Предыдущий аванс (остаток, перерасход)	Сумма остатка или перерасхода по ранее выданному авансу (указывается цифрами в рублях и копейках)
Получен аванс 1. Из кассы 1а. В валюте (справочно)	Сумма выданного из кассы организации аванса в рублях (указывается цифрами в рублях и копейках). При выдаче аванса в иностранной валюте указывается рубле­вый эквивалент выданной суммы. Сумма выданного из кассы аванса в иност­ранной валюте (отражается по данной строке отдельно от сумм, выданных в руб­лях).
Резервные строки	Заполняются при необходимости
Итого получено	Общая сумма полученных подотчетным лицом авансов
Израсходовано	Общая сумма фактически произведенных расходов
Остаток	Превышение суммы полученного аванса над суммой фактически произведенных расходов
Перерасход	Превышение суммы фактически произведенных расходов над суммой полученного аванса
Бухгалтерская запись Бухгалтерская Запись
Дебет (счет, субсчет и сумма, руб. коп.) Кредит (счет, субсчет и сумма, руб. коп.)	Суммы, учтенные по дебету счетов (субсчетов) учета произведенных расходов ( 10, 15, 20, 26, 44, 70, 73, 91 и др.) Суммы, учтенные по кредиту счета (субсчета) учета расчетов с подотчетными лицами (71)
Приложение (... документов, на ... листах)	Количество приложенных к авансовому отчету документов и общее количество листов, которые содержат эти документы
Отчет проверен. К утверждению в сумме	Сумма фактически произведенных расходов, принятая к учету и подлежащая утверждению руководителем организации или уполномоченным на это лицом прописью (в руб.- прописью (в рублях и копейках)
Главный бухгалтер	Подпись и расшифровка подписи главного бухгалтера
Бухгалтер	Подпись и расшифровка подписи бухгалтера, производившего расчет
Остаток внесен (перерасход вы­дан) в сумме (руб. коп.) по кассовому ордеру N.... от ...	Сумма цифрами (в руб. и коп.) остатка (перерасхода), внесенного работником в кассу организации (выданного работником из кассы организации), номер и дата кассового ордера
Бухгалтер (кассир)	Подпись и расшифровка подписи бухгалтера (кассира), принявшего (выдавшего) оста­ток (перерасход)
Дата	Дата внесения остатка (выдачи перерасхо­да) в кассу (из кассы) организации
Расписка
Принят к проверке от ...	Фамилия и инициалы подотчетного лица, дата составления (представления) и но­мер авансового отчета, сумма фактически израсходованных средств прописью в руб­лях и копейках, количество документов и общее количество листов, содержащихся в этих документах, приложенных к авансо­вому отчету, подпись и расшифровка под­писи бухгалтера, принявшего к проверке от подотчетного лица авансовый отчет и приложенные к нему документы, дата принятия к проверке от подотчетного лица авансового отчета и приложенных к нему документов
Оборотная сторона формы
Графа 1 Номер по порядку	Порядковый номер по видам фактически произведенных расходов
Документ, подтверждающий производственные расходы Графа 2 Дата	Дата документа, подтверждающего произведенные расходы
Графа 3 Номер	Номер документа, подтверждающего произведенные расходы
Графа 4 Наименование документа (расхода)	Наименование расхода и документа, его подтверждающего
Сумма расхода по отчету Графа 5 в руб. коп.	Сумма фактически произведенных расходов в рублях (цифрами, руб. коп)
Графа 6 в валюте	Сумма фактически произведенных расходов в иностранной валюте (цифрами в валюте расхода)
Принятая к учету Графа 7 в руб. коп.	Сумма фактически произведенных расходов в рублях (цифрами, в руб. коп.)
ГРАФА 8 в валюте	Сумма принятых к учету расходов в иностранной валюте (цифрами в валюте расхода)
Графа 9 Дебет счета, субсчета	Суммы, учтенные по дебету счетов (субсчетов) по видам произведенных расходов (10, 15, 20, 26, 44, 73, 91 и др.)
Итого	Итоговые суммы по графам 5 – 8
Подотчетное лицо	Подпись и расшифровка подписи подотчетного лица