1.2.2. Группировка первичных документов

Хозяйственные операции оформляются разнообразными документами. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков (рис. 2 ).

Рис. 2. Группировка первичных учетных документов по целому ряду признаков.

Распорядительные документысодержат приказ (распоряже­ние) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.

Оправдательные документыподтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек). Эти документы служат осно­ванием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных опе­раций.

Документы бухгалтерского оформленияне содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они со­ставляются бухгалтером для подготовки информации с целью от­ражения ее в учетных регистрах, закрытия счета, исправления ошибок, допущенных в учетных регистрах. К этой группе документов можно отнести и мемориальные ордера, используемые для обозначения корреспонденции счетов по совершенным хо­зяйственным операциям.

Комбинированные документысодержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, лимитно-заборная карта содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ).

Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов снижает их количество и приводит к уменьшению ошибок и описок в них.

К первичным документамотносятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).

Сводные документыобобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Разовые документыоформляют одну хозяйственную опера­цию, анакопительные документысоставляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информа­цию об однородных хозяйственных операциях.

Внутренние документысоставляются и используются непосредственно на предприятии (наряды, накладные), авнешниепоступают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежное поручение, счета, чеки).

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа. Прианкетной структуререквизиты документа расположены как и в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.

При табличной структуререквизиты документов оформляются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.

В комбинированных документахряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд — по табличной.

Некоторые документы используются на предприятиях и в ор­ганизациях всех форм собственности и отраслей народного хо­зяйства. Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций. Такие документы принято называть типовыми (документы по оформлению кассо­вых и банковских операций и др.).