2.11. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты Общие сведения о расчетах по оплате труда

Юридической формой взаимоотношения администрации с членами трудового коллектива является коллективный трудовой договор и трудовые договоры с работниками, в которых фиксируются все условия оплаты труда, входящие в компетенцию предприятия. Отдельные лица могут работать на предприятии по совместительству, соглашениям, договорам гражданско-правового характера (подряда, поручения, перевозки и др.).

В соответствии со ст. 11 ТК РФ содержащиеся в нем нормы трудового права распространяются на всех работников, заключивших трудовой договор с работодателем.

Начисление заработной платы и пособий производится один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца.

Основными документами для начисления заработной платы являются: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, другие документы.

Табель ведется ежемесячно по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (от­делов, отделений, факультетов, лабораторий и др.). В конце месяца по табелю определяется количество отра­ботанных дней (часов) и производятся расчеты их оп­латы.

Заполненный табель и другие документы, оформ­ленные соответствующими подписями, в установлен­ные сроки сдаются в бухгалтерию для начисления за­работной платы.

Начисление заработной платы и пособий на предприятиях может осуществляться один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца. Коллективными (индивидуаль­ными) трудовыми договорами определяется авансовый порядок выплаты. Авансы начисляются в твердой сум­ме (не более половины заработка, причитающегося ра­ботнику по итогам работы за месяц) без распределения по видам надбавок и доплат.

Учет заработной платы является одним из наиболее трудоемких и ответственных участков работы бухгалтера. Предприятия, наряду со своевременным и пра­вильным исчислением, удержанием сумм налога и пе­речислением их в бюджет, обязаны:

— вести учет совокупного годового дохода, начис­ленного физическим лицам в календарном году, с указанием размера налога физического лица в налоговой карточке, заполняемой по каждому работающему;

— представлять в налоговый орган отчет об итого­вых суммах начисленных доходов и удержанных суммах налогов по форме, данной в приложении к инструкции, по окончании года — не позднее 1-го апреля года, следующего за отчетным);

— выполнить требования налоговых органов по ус­транению допущенных нарушений налогового законодательства;

— вести правильное распределение сумм начислен­ной заработной платы по направлениям затрат;

— собирать и группировать показатели по труду и заработной плате для целей оперативного руко­водства и составления отчетности.

Учет личного состава работников предприятия ве­дет отдел кадров или специально назначенное лицо. На каждого работника, принятого на работу (постоянно, временно, сезонно), заполняется личная карточка и ему присваивается табельный номер. На основании прика­зов или распоряжений руководителя предприятия бух­галтер открывает на каждого работника лицевой счет. В нем указываются справочные данные работника и ежемесячно отражаются по всем источникам суммы начисленной заработной платы по видам, суммы удержаний по видам, сумма к выдаче.

Документы по кадровому составу могут быть в виде приказов, распоряжений, распорядительных записок, указаний за подписью руководителя предприятия. Один экземпляр всех документов руководителя предприятия по кадровому составу должен поступать в распоряжение главного бухгалтера.

В состав документов по кадровому составу входят:

Документы о движении по службе (по приему и увольнению, переводу, совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты).

В документах о движении по службе (первая группа) главный бухгалтер должен проверить наличие следующих конструктивных моментов:

форма документа: в наименовании документа должно быть четко указано, какой это документ (приказ, соответствующая записка, распоряжение или ука­зание);

• дата составления (или издания) документа, номер;

• фамилия, имя, отчество работника, по служебному движению которого со­ставлен документ;

• тип трудового соглашения с работником: постоянная работа, временная работа, производственная практика, совместительство; дата зачисления работ­ника на работу; дата прекращения трудового соглашения (или условия прекра­щения) при любых типах трудовых соглашений, кроме постоянной работы;

• должность;

• условия приема работника (по переводу или нет).

Документы о различных выплатах помимо основной заработной платы (о премиях, вознаграждениях, пособиях, компенсациях).

Во вторую группу документов по кадровому составу входят приказы (распо­ряжения) о различных выплатах, кроме основной заработной платы. Проверяя содержание и структуру документов данной группы, главный бухгалтер отмеча­ет, что в них, как правило, имеются: название документа (приказ, распоряже­ние); дата составления (издания), номер документа; фамилия, имя, отчество работника (ков), которому (которым) производятся выплаты; вид выплаты; ис­точник выплаты; период, за который начисляется выплата (для премии); оплата (денежная сумма или процент к окладу, ставке или иному основанию); шифр производственных затрат для аналитического учета; подпись руководителя.

Документы, обосновывающие необходимость отрыва от основной работы (отпуск, обучение, длительная командировка, сборы).

В третью группу документов по кадровому составу входят приказы или рас­поряжения, подтверждающие отрыв работника от основной работы, к кото­рым относятся:

Приказы о предоставлении отпуска, в которых указываются такие дан­ные, как фамилия, имя, отчество, должность сотрудника (ков); вид отпуска (очередной, дополнительный, учебный, по семейным обстоятельствам; нали­чие оплаты за дни отпуска (полностью оплачиваемый, частично оплачивае­мый, за свой счет); дата начала отпуска и количество его дней; даты начала и окончания оплачиваемого отпускного рабочего времени (при предоставлении очередного отпуска или дополнительного ученого отпуска); подпись руководителя предприятия.

Прочие документы по кадровому составу.

Четвертую группу документов по кадровому составу представляют различ­ные распорядительные указания, инициируемые либо руководством предпри­ятия (например, о сверхнормативных рабочих часах или рабочих днях, о внесе­нии изменений в штатное расписание), либо работниками (об изменении фамилии, о перечислении заработка по почте или на сберега­тельную книжку, об изменении данных паспорта).