2.2.2. Служба закупок на предприятии

С

Генеральный директор

уществуют следующие варианты организации службы снабжения, принципиально отличающихся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем.

Дирекция по

производству

Дирекция по закупкам.

Управление закупками

Производственные подразделения

Управление по материальным ресурсам

Решение задач: Решение задач:

• что закупить; - у кого закупить;

• сколько закупить. - На каких условиях закупить.

Выполнение работ: Выполнение работ:

• организация складирования - заключение договоров;

закупленных предметов труда, -контроль за исполнением

договоров;

- организация доставки

Рис. 9. Реализация функций снабжения в процессе работы различных подразделений предприятия

На рис. 9 показан вариант организационной структуры предприятия с распределением задач между различными функциональными подразделениями. Как видно, задачи что закупать и сколько закупать решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются работы по складированию закупленных предметов труда.

Задачи, у кого и на каких условиях закупать решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т.е. заключаются договоры, контролируется их исполнение. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.

Другой вариант предполагает сосредоточение всех функций снабжения в одних руках (рис.10).

Генеральный директор.

Дирекция по производству

Дирекция по материально-техническому снабжению

Основное производство

Управление запасами

закупки

Склады.

Решение задач: Решение задач: Выполнение работ:

• что купить; - у кого закупать - организация

• сколько купить.- на каких условиях закупать складирования Выполнение работ: закупленных

- заключение договоров предметов

- контроль за исполнением труда.

договоров

- организация доставки товаров

Рис. 10. Реализация функций снабжения в процессе работы одного подразделения предприятия

В торговле организация службы закупки определяется размером предприятия. Так, решением задач по закупке в небольших магазинах занимается директор или его заместитель (зав. секцией). В средних и крупных по масштабам деятельности торговых предприятиях (оптовом, розничном) создается структурное подразделение – отдел или служба закупки.

2.2.3 Определение потребности и планирование закупок

Для эффективного осуществления закупок необходимо определить, какие материалы необходимы для производства, составить план закупок, обеспечить согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

• Анализ определение потребностей, расчет количества заказанных материалов;

• Выбор источников ресурсов;

• Определение метода закупок;

• Согласование цены и заключение договора;

• Контроль выполнения и экспедирования грузов;

• Получение, приемка, организация размещения товара на складе.

Определение потребности в ресурсах

Выбор источников ресурсов

Размещение и отсылка заказа

П

О

С

Т

А

В

Щ

И

К

Получение и проверка товаров

Контроль выполнения и экспедирования заказа

Рис.2. Функциональный цикл снабже6ия

Потребность в материалах можно рассчитать исходя из определенной программы производства конечного продукта. В этом случае речь идет о независимом спросе, который рассчитывается при помощи методики МRР-1 потребности в материалах.

Исходная точка расчета – это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время производства их на собственном предприятии. Далее определяют брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах.

Брутто-потребность переводится затем в нетто-потребность, при этом учитывается:

• наличный запас;

• плюс заказанные материалы и запланированное собственное производство;

• минус уже предназначенный для предыдущей серии продукции заказ.

На основе данных расчетов определяют время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукции. Преимущество применения методики планирования потребности в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются, исходя из потребности в конечном продукте.

Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом сглаживания колебаний. Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся колебаний спроса на конечный продукт.

Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде и прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода:

Прогноз на новый период = Прогноз на предшествующий период + АХ (фактическое потребление в предшествующем периоде – прогноз на предшествующий период)

Весомость цифр в отдельные периоды корректируется с помощью так называемого фактора “а”, значение которого находится в пределах от 0 до 1. Чем больше “а”, тем весомее влияние ближайших прошедших периодов и метод более подходит для оценки фактического потребления.

В логистике используются и другие методы определения потребности в материалах: детерминированный, стохастический и эвристический.

Первый используется, когда известны определенные период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам. Второй – когда основой для расчета является математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. С помощью третьего метода потребность определяется на основе опыта работников.

В торговле наиболее часто применяются эвристический метод и экстраполяция временных рядов. Оба эти метода предполагают учет тенденции продаж за прошлый период.

Так, при эвристическом методе рассматривается объем продаж за аналогичный прошлый период и с учетом сложившейся ситуации в данный момент принимается решение об объеме и структуре закупки товаров. Понятны возможные ошибки при использовании данного метода: перенос тенденций прошлого периода на прогнозируемый, недоучет многих факторов будущего времени. Более обоснованным представляется метод экстраполяции.

Рассмотрим на конкретном примере использование метода экстраполяции для определения потребности в закупаемых товарах.

Пример. Пусть торговое предприятие по определенной товарной группе имеет следующую динамику продаж.

Таблица 2. Товарооборот торгового предприятия за пять периодов

Периоды	1	2	3	4	5
Товарооборот, тыс. руб.	100	110	120	160	225

На графике строим кривую динамики продаж.

Данная кривая продаж описывается уравнением параболы 2-го порядка,

уt = а2 + bt + ct

и решается с помощью системы уравнений:

na₀ + a₁åt + a₂åt² = åy

a₀åt + a₁å t² + a₂åt³ = åyt

a₀åt2 + a₁åt³ + a₂åt⁴ = åyt²

Решение системы уравнений показало следующий результат: а = 122, b = -29, c = 10

У=122-29 t+10 t, тогда прогноз продаж на шестой период

У=122-29х6+10х36

У=308 тыс. руб.

Таким образом, прогноз потребности на шестой период составляет 308 тыс. руб., что должно учитываться при закупке товаров. Качество прогноза увеличивается при совместном использовании разных методов прогнозирования спроса. После определения потребности в товарах составляется план закупки.

В торговом предприятии при планировании закупок товаров повседневного спроса может быть использована формула товарного баланса:

Зн + П = Р + Зк + Д, где

Зн – товарные запасы на начало изучаемого периода,

П – поступление товара за изучаемый период ( объем закупки),

Р – реализация товара за изучаемый период,

Зк – запасы товаров на конец изучаемого периода,

Д – документированный расход за этот период (кражи и пр.)

Если Р – определяется из прогноза потребности в закупаемых товарах, Зн, Зк – по данным инвентаризации или других видов учета, то

П -= Зк – Зн + Р + Д

Форма плана закупок может иметь следующий вид:

Таблица 3. План закупок товаров в торговом предприятии на период…

Товарные группы, виды товаров	Планируемый объем продаж, (прогноз сбыта) Р	Остатки на начало периода, Зн	Остатки на конец периода, Зк	Документированный расход. Д	Объем закупки – годовой и по квартальный П
Товарная группа А,
в т.ч.

Эта форма планирования закупок может использоваться по обязательным товарам в ассортиментном перечне, по товарам повседневного спроса.

Важнейший элемент в политике закупок – анализ цены приобретаемых товаров. Для анализа цены закупок, так же, как и анализа стоимости собственного производства используются различные виды расчетов:

1. Простой метод калькуляции (показатель общих издержек делится на показатель производственной продукции);

2. Калькуляция по эквивалентным показателям (издержки дробятся по отдельным статьям и берутся усреднено);

3. Постоянная калькуляция (точный учет издержек по каждой операции на базе АСУ).

Транспортные расходы также должны находиться в поле зрения закупочной службы. Принимаются во внимание не только дальность перевозок, но и вид транспорта, скорость доставки, партионность грузов, способ их упаковки, методы разгрузки в случае смешанных сообщений.