2.2.4. Основные методы закупок

Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, от состава комплектующих изделий и материалов.

Основными методами закупок являются:

• оптовые закупки;

• регулярные закупки мелкими партиями;

• закупки по мере необходимости;

• различные комбинации перечисленных методов.

У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки.

1.Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2.Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода.

Преимущества метода: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

3.Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары.

Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

1. Полный перечень товаров;

2. Количество товара, имеющегося на складе;

3. Требуемое количество товара.

Преимущество: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

4.Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

• количество не устанавливается, а определяется приблизительно;

• поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

• оплачивается только поставленное количество товара;

• по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупки определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

5.Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода – покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков.

Недостаток этого метода – увеличение издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе.

2.2.5. Выбор поставщика

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются: конкурсные торги и письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Для поиска потенциальных поставщиков могут быть использованы следующие методы:

1. изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, справочников, объявлений в средствах массовой информации (газетах, журналах) и т.п.;

2. посещение выставок и ярмарок;

3. с помощью брокеров на товарно-сырьевой бирже;

4. с помощью торговых агентов, осуществляющих закупку товаров (выездные товароведы, коммивояжеры, торговые агенты и т.д.);

5. через систему Интернет;

6. с помощью информации на упаковке интересующего товара;

7. рекламное сообщение о желании купить товар в специализированных журналах, справочниках, каталогах;

8. приобретение базы данных о поставщиках:

• “Бизнес-карта”. Эту базу данных (БД) можно приобретать целиком, можно отдельными регионами, отраслями, а также возможна оплата различного объема информации, представленной по каждому предприятию, что компенсирует относительно высокую стоимость базы. К сожалению, программная оболочка доставляет пользователю массу сложностей, в том числе при выводе информации на печать. Добавить новое предприятие в “Бизнес-карту” нельзя. Возможно редактирование существующей информации.

• “МИСС” – “Маркетинговая информационная справочная система”. Содержит дату последней актуализации данных. К относительным неудобствам базы можно отнести DOS-оболочку, ограниченные возможности печати – три стандартные формы вывода. БД “МИСС” – открытая, ее можно дополнять и редактировать без ограничений. Пополняется “МИСС” регулярно, раз в квартал.

• “WA-2 Регистр”. Из всех БД подобного класса обладает наивысшей достоверностью информации (обновление раз в год) и удобной оболочкой. Это единственная БД, о которой можно сказать, что она действительно обновляется. Главный недостаток – БД закрытая, не позволяет ни вводить новую информацию, ни редактировать имеющуюся: существует только записная книжка для каждого предприятия.

• “Наутилус”. Обновляется два раза в год. Информация закупается непосредственно в регионах. Программная оболочка вполне приличная: печать в нескольких формах, в том числе и на конверт, набор телефонного номера прямо из программы. Недостаток – нельзя внести в БД новую фирму. Редактирование имеющейся информации возможно.

• “Информсистема”. Открытая БД. Редактирование и ввод информации – без всяких ограничений. Windows – версия программы реализована на Access, то есть данные хранятся в удобном для работы формате. По многим предприятиям дается очень подробная информация. Удобный поиск по любым параметрам (полям БД). Среди недостатков –большой объем занимаемой памяти на жестком диске.

В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано 2 способами. Первый – когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (оферты). В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты: наименование товара; количество и качества товара; цену; условия и срок поставки; условия платежа; характеристику тары и упаковки; порядок приемки-сдачи.

Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа равноценно отказу покупателя от поставки.

Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных покупателей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров – инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получения оферты. В запросе указывается все необходимые реквизиты, кроме цены, которая появится в ответном предложении.

Конкурсные торги (тендеры) – распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем;

Основными критериями выбора поставщика являются:

1)стоимость приобретения продукции или услуги,

2) качество обслуживания.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков поставки и т.д. надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.

К другим вспомогательным критериям, принимаемым во внимание при выборе поставщика, относят:

1. удаленность поставщика от потребителя;

2. сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

3. наличие резервных мощностей;

4. организация управления качеством у поставщика;

5. психологический климат у поставщика (возможности забастовок);

6. способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования;

7. финансовое положение поставщика, его кредитоспособность;

8. и другие.

В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.

На выбор оптимального поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценок, позволяющая рассчитать рейтинг поставщика.

Закупаемые сырье, комплектующие изделия, товары неравнозначны с точки зрения целей производственного или торгового процесса. При выборе поставщика основных материалов (товаров) главным критерием рассматривается надежность поставки, вспомогательных – затраты на приобретение и доставку. Значимость критериев устанавливается экспертным путем сотрудниками службы снабжения.

Таблица 4. Расчет рейтинга поставщика

Критерии выбора поставщика	Удельный вес критерия	Оценка значения критерия по десятибалльной шкале	Произведение удельного веса критерия на оценку
1.Надежность поставки
2.Цена
3.Качество товара
4.Условия платежа
5.Возможность внеплановых поставок
6.Финансовое состояние поставщика
Итого	1.00

Итоговое значение рейтинга определяется путем суммирования произведений значимости критерия на его оценку для данного поставщика. Рассчитывая рейтинг для разных поставщиков и сравнивая полученные значения, определяют наилучшего партнера.

Вступая в хозяйственную связь с неизвестным поставщиков, предприятие подвергается определенному риску. В случае несостоятельности или недобросовестности поставщика у потребителя могут возникнуть срывы в выполнении производственных программ или же прямые финансовые потери.

В связи с этим предприятия изыскивают различные способы, позволяющие выявлять ненадлежащих поставщиков. Например, получение информации о финансовом состоянии поставщика, в том числе:

1. отношение ликвидности поставщика к сумме долговых обязательств;

2. отношение объема продаж к дебиторской задолженности;

3. отношение чистой прибыли к объему продаж;

4. движение денежной наличности;

5. оборачиваемость запасов.