Делопроизводство и документооборот

На этапе разработки комплексного инвестиционного плана, а в дальнейшем – в процессе реализации плана необходимо принять множество решений, каждое из которых требует документирования. Своевременное и четкое документарное оформление решений является неотъемлемой частью проекта.

Функции системы документирования решений состоят в следующем:

– обеспечение возможности восстановления хронологической последовательности решений при реализации комплексного инвестиционного плана,

– обеспечение отсутствия решений, за которые никто не несет ответственности (бесхозных решений),

– обеспечение непротиворечивости принимаемых решений,

– обеспечение возможности тиражирования успешных решений,

– обеспечение возможности анализа неудачных решений,

– обеспечение наблюдаемости принимаемых решений.

Для более успешного выполнения решений, принимаемых в процессе выполнения комплексного инвестиционного плана, для каждого из видов принимаемых решений определены закрепляемые аспекты данного решения и порядок его документарного закрепления. Порядок документарного закрепления решений, принятых на этапе разработки комплексного инвестиционного плана, представлен в таблице:

Аспекты закрепляемых решений и порядок их документарного закрепления при разработке комплексного инвестиционного плана

Решение	Закрепляемые аспекты	Документальное закрепление
Решение о перечне субъектов (участников) реализации КИП	■ Перечень субъектов	Данное решение закреплено в КИП, в разделе 6 «Ресурсное и организационное обеспечение мероприятий и проектов комплексного инвестиционного плана модернизации моногорода Анжеро-Судженска». Подписанты: Все прописанные в КИП субъекты. КИП является меморандумом о партнерстве
Решение о целях КИП	■ Система целей, ■ Декомпозиция целей, ■ Распределение целей по субъектам, ■ Перечень целевых показателей, ■ Перечень целевых значений показателей	Данное решение закреплено в КИП в разделе 4 «Выбор целей, приоритетные направления и разработка сценариев будущего»
Решение о рисках моногорода	■ Описание рисков (включая обстоятельства, факторы) моногорода, ■ Описание рисков проекта по реализации КИП, ■ Размер потенциального ущерба и вероятность реализации риска, ■ Взаимосвязь рисков, обусловленность, ■ Мероприятия по парированию рисков	Данное решение закреплено в КИП в разделе 1 «Анализ социально-экономического положения моногорода Анжеро-Судженска и результат диагностики его состояния»
Решение о мерах и проектах КИП	■ Перечень мер / проектов, ■ Стоимость меры / проекта, ■ Длительность реализации меры / проекта, ■ Взаимосвязь мер / проектов, обусловленность, ■ Источник финансирования меры / проекта, ■ Исполнитель меры / проекта, ■ Ожидаемый результат меры	Данное решение закреплено в КИП в разделе 5 «Основные мероприятия и проектыкомплексного инвестиционного плана модернизации моногорода Анжеро-Судженска на период до2013 года и перспективу до 2020 года»
Решение о системе управления реализацией КИП	■ Сфера ответственности для каждого участника, ■ Мера ответственности для каждого участника, ■ Сфера полномочий, ■ Формы учета, ■ Формы отчетности, ■ Перечень показателей, ■ Целевые значения показателей, ■ Плановые значения показателей	Данное решение закреплено в КИП в разделе 6 «Ресурсное и организационное обеспечение мероприятий и проектов комплексного инвестиционного плана модернизации моногорода Анжеро-Судженска». Кроме того, для государственных и муниципальных служащих - субъектов КИП, могут быть внесены соответствующие изменения в их должностные регламенты.
Решение об органе реализации КИП	■ Юридическая форма, ■ Организационная структура ■ Кадровый состав, ■ Порядок принятия решений ■ Порядок взаимодействия с субъектами КИП, ■ Функциональная структура	Данное решение закреплено в КИП в разделе 6 «Ресурсное и организационное обеспечение мероприятий и проектов комплексного инвестиционного плана модернизации моногорода Анжеро-Судженска», а также в уставных документах, регламентах работы органа реализации КИП. Подписанты: все прописанные в КИП субъекты. КИП является меморандумом о партнерстве
Решение о схеме финансирования	■ Объем, сроки передачи средств, ■ Разрешенные статьи затрат, ■ Передаваемые полномочия, ■ Передаваемая ответственность, ■ Формы контроля расходования средств, ■ Санкции за нарушение соглашения, ■ Система отчетности, ■ Результат реализации, ■ Система целей и реализуемых мероприятий	Двух- и многосторонние соглашения Подписанты: руководитель исполнительной дирекции КИП, руководитель органа, осуществляющего финансирование
Решение о стимулировании	■ Кто подлежит стимулированию, ■ Принципы стимулирования, ■ Алгоритмы расчета стимулирующих выплат, Данные решения закреплены в положении о стимулировании органа по реализации КИП	Данные решения закреплены в положении о стимулировании органа по реализации КИП. Подписанты: все прописанные в КИП субъекты

Порядок документарного закрепления решений, принятых на этапе реализации комплексного инвестиционного плана, представлен в таблице: