Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
n1.doc
Скачиваний:
183
Добавлен:
15.05.2015
Размер:
9.73 Mб
Скачать

4.4. Документы, регламентирующие проведение процесса

4.4.1.Документация процесса

В главе 3 мы уже упоминали о документах, регламентирующих процесс. Те­перь остановимся подробнее на принципах построения системы документации.

В общем случае всю документацию организации можно разделить на два класса: документация внешнего происхождения и документация внутреннего про­исхождения.

К документации внешнего происхождения относятся законы Российской Фе­дерации, постановления правительства, государственные и международные стан­дарты, нормативные документы, справочники, правила эксплуатации устано­вок повышенной опасности и т.д. То есть все те документы, которые создаются вне организации и поступают в организацию из внешних источников.

К документации внутреннего происхождения относятся все документы, со­здаваемые как внутри организации для ее функционирования, так и в ходе дея­тельности сотрудниками организации.

Документацию внутреннего происхождения, в свою очередь, подразделяют следующим образом:

  • регламентирующая — инструкции, положения, стандарты, регламенты, методики, планы, программы, договоры, приказы, распоряжения и т.д. Отличительная особенность регламентирующей документации заключа­ ется в том, что она в процессе работы меняется (корректируется) и пред­ назначена для управления событиями, работами в процессе. Эти докумен­ ты создаются для осуществления деятельности организации.

  • информация — акты, протоколы, справки, отчеты, сертификаты, резуль­ таты проверки, контроля, испытаний и т.д. В терминологии МС ИСО 9000:2000 этот вид документов носит названия «Данные о качестве» или «Записи по качеству». Отличительная особенность этого вида докумен­ тов заключается в том. что информация в них является неизменяемой и предназначена для фиксирования какого-либо факта или события Доку­ менты, содержащие информацию, создаются в ходе деятельности орга­ низации.

4.4.2.Регламентирующая документация внутреннего происхождения

В примерах 4.1 — 4.3 упоминалось о рахтичных случаях совмещения границ процессов и границ подразделений. Структура документации определяется струк­турой процесса, содержание которого в ней описано и регламентировано. На рис. 4.12 изображен пример структуры документации для простейшего процесса N. Примечание. Отличие функции от работы заключается в том, что функция — направление деятельности элемента организационной струк­туры, представляющее собой совокупность однородных операций, вы-

Глава 4 Практика внедрения процессного подхода к управлению 261

полняемых на постоянной основе, а

работа — конкретное действие, выполняемое в рамках одного процесса

и одной функции.

Прлмер 4.7. Функция менеджера по закупкам - обеспечение производства основными и вспомогательными материалами и запасными частями (ЗиП).

Работы, выполняемые в рамках этой функции, могут принадлежать разным процессам (закупка материалов на основании плана производства и закупка ЗиП на основании заявок и в пределах бюджета ОГМ). выполняться в различ­ной последовательности и по разным алгоритмам. Например, в «Процессе вход­ного контроля материалов» участвует ОТК, запасные части принимает ответ­ственный из числа работников ОГМ.

Регламент процесса — это документ, в котором в общем виде описывают порядок функционирования процесса N в целом. Для подразделения, выполня­ющего один процесс, регламент может совпадать с Положением о подразделе­нии. Следовательно, в документ под названием «Положение о подразделении» можно внести все требования, регламентирующие выполнение процесса и уп­равление им. Для крупного подразделения, в котором выполняют несколько процессов. Положение о подразделении может содержать ссылки на регламен­ты нескольких процессов.

Пример Положения о подразделении, которое не совпадает с границами про­цесса, приведен в Приложении 1. Распределение ответственности, полномочии

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]