Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов 121

На втором этапе руководитель проекта ставит задачу рабочей группе детали­зировать перечень целей, доведя его до второго-третьего уровня, при этом мож­но использовать табл. 3.1.

Таблица 3.1 Пример разработки целей

Цели, сформулированные руководителем	Цели второго уровня	Цели третьего уровня	Приоритет, установленный руководителем
Цель 1	Цель 1.1	Цель 1.1.1	А
		Цель 1.1.2	А
		Цель 1.1.3	Б
	Цель 1.2	Цель 1.2.1	С
		Цель 1.2.2	Б
			А
Цель 2	Цель 2.1	Цель 2.1.1	А
	Цель 2.2	Цель 2.2.1	С
		Цель 2.2.2	С

Основная задача рабочей группы на этом этапе — добиться предельной кон­кретности целей. При декомпозиции следует стремиться подбирать цели, дос­тижение которых может быть выражено количественными показателями. При­мер заполнения таблицы целей представлен в табл. 3.2.

Таблица 3.2. Пример заполнения таблицы целей

Цели, сформулированные руководителем	Цели второго уровня	Цели третьего уровня	Приоритет, установленный руководителем
1. Оптимизировать бизнес-процесс сбыта готовой	1.1.Увеличить объем продаж в регионах	1.1.1. Оптимизировать процесс сбыта через представительства в регионах	А
продукции		1.1.2. Оптимизировать процесс обмена информацией между представительствами и главным офисом	С
	1.2. Сократить сроки погашения дебиторской задолженности	1.2.1. Четко распределить ответственность за погашения ДЗ	А
		1.2.2. Оптимизировать процесс подготовки и заключения договоров с клиентом	Б
	1.3. Сократить сроки обработки заказа клиента	1.3.1. Выявить и устранить «узкие» места процесса обработки заказа клиента	А

122 В.В Репин, В,Г, Елиферов Процессный подход к управлению

Очевидно, что детализированные цели, показанные в табл. 3.2, далеки от совершенства, но они существенно более информативны для рабочей группы. чем формулировка «Оптимизировать бизнес-процесс сбыта готовой продукции». На третьем этапе разработки целей проекта проводят согласование деталь­ной структуры целей с руководителем организации. Его задача на этом этапе состоит в установлении приоритетов по достижению детализированных целей. Может возникнуть ситуация, когда руководитель не удовлетворен предложен­ной структурой целей. В этом случае рабочая группа исправляет указанные ру­ководителем недостатки и представляет на рассмотрение вторую версию струк­туры целей и т.д. Если руководителя устраивает предложенная декомпозиция целей, то рабочая группа приступает к разработке Технического задания (ТЗ) на выполнение работ по проекту.

Разработка внутреннего ТЗ не является обязательным элементом проекта, од­нако его наличие существенно облегчает задачу по выполнению проекта. В про­цессе подготовки ТЗ как у рабочей группы, так и у руководителей возникает общее понимание целей проекта и его возможных результатов, а также парамет­ров, по которым измеряется степень достижения целей. Общая структура ТЗ на описание бизнес-процессов организации приводится ниже.

1. Цели работы.

2. Состав этапов работ.

3. Требования к моделям бизнес-процессов и критериям их анализа.

4. Требования к отчетной информации по этапам.

5. Требования к оперативной отчетности по проекту.

Структура ТЗ на описание бизнес-процессов зависит от применяемого инст­рументального средства моделирования.

ТЗ рассматривается и утверждается руководством организации. Утвержден­ное ТЗ является обязательным к исполнению рабочей группой. По ходу выпол­нения проекта могут возникать различные ситуации, приводящие к изменению понимания целей и задач проекта, а также степени их достижимости. Поэтому возможно корректирование ТЗ в процессе работы, но такое, которое не изменит кардинально задачи, поставленные перед рабочей группой.