8.2.2.2. Планирование внутренних проверок

Годовой план внутренних проверок (ВП) на следующий год составляет представитель руководства по СМК не позднее декабря текущего года и пере­дает на утверждение руководителю организации (генеральному директору). Количество плановых ВП процессов и подразделений должно быть не менее одной-двух в год. Утвержденный годовой план ВП представитель руководства по СМК рассылает начальникам подразделений (владельцам процессов) не позднее 20 декабря текущего года. В плане необходимо предусмотреть свобод­ные строки для отметок о проведении внеплановых ВП с указанием даты и причины проведения.

8.2.2.3. Проведение внутренних проверок

Для проведения плановой или внеплановой ВП представитель руководства по СМК формирует группу из двух-трех аттестованных экспертов-аудиторов. Исходя из принципов независимости от начальника проверяемого подразделе­ния (владельца процесса) и компетентности в области деятельности, подлежа­щей проверке, один из них назначается главным.

Главный эксперт-аудитор может распределять обязанности между эксперта­ми-аудиторами.

Примечание. Деятельность генерального директора по управлению СМК (п. 5.6 МС ИСО 9001:2000) проверяет, как правило, представитель руководства по СМК.

Главный эксперт-аудитор заблаговременно доводит до сведения начальника проверяемого подразделения (владельца процесса) фамилии экспертов-аудито­ров и дату проверки. Все возражения и замечания начальника проверяемого подразделения (владельца процесса) по организации ВП рассматриваются на совещании с участием данного начальника (владельца процесса), главного экс­перта-аудитора и представителя руководства по СМК для принятия согласован­ного решения.

При проведении ВП должен присутствовать представитель проверяемого подразделения. Им может быть:

• начальник проверяемого подразделения (владелец процесса);

• уполномоченный по качеству подразделения;

• представитель подразделения, назначенный начальником подразделения (владельцем процесса) для участия в данной ВП.

Все эксперты-аудиторы имеют право на получение полной и достоверной ин­формации о деятельности проверяемого подразделения (процесса), но при этом представителю подразделения следует обращать внимание аудиторов на то, какая информация является конфиденциальной и не подлежит разглашению.

358 В.В. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Входе проверки эксперты-аудиторы заполняют протокол внутренней про­верки (пример протокола приведен в Приложении 11). Нумерация и названия граф протокола отличаются от названия разделов МС ИСО 9001:2000, так как эти графы относятся к содержанию любого процесса, а «Закупки» и «Проекти­рование и разработка», как правило, являются самостоятельными процессами, которые могут быть проверены по той же схеме. Для проведения оценки про­цесса в ходе ВП в данном примере используется четырехбалльная шкала. Коли­чество баллов и их интерпретация в ходе ВП зависят от целей ВП и системы работы организации и могут быть любыми. Например, некоторые организации в качестве образца для проведения ВП используют вопросы и методы, приве­денные в МС ИСО 9004:2000 (Приложение А). Другие организации используют методы оценки, приведенные в материалах Премии Правительства Российской Федерации в области качества. Далее рассматривается проведение оценки про­цесса (подразделения) на примере Приложения 11.

В случае, если в проверяемом процессе (подразделении) требование данного раздела неприменимо, то в соответствующей графе ставится прочерк и этот раздел в сумме максимально возможного количества баллов не учитывается.

Итоговая оценка по результатам ВП вычисляется делением полученного ко­личества баллов на максимально возможное по данному процессу. Результат заполнения и подсчета подписывают главный эксперт-аудитор и начальник (пред­ставитель) проверяемого подразделения при проведении итогового совещания по результатам ВП. Все спорные вопросы и разногласия должны быть разреше­ны до подписания протокола ВП.

Итоговая оценка и выявленные отклонения заносятся главным экспертом-аудитором в «Отчет о результатах внутренней проверки» (форма отчета разраба­тывается в организации).

Начальник проверенного подразделения анализирует отклонения, выявлен­ные в ходе проверки, разрабатывает и проводит корректирующие действия по ним. Корректирующие действия оформляют в двух экземплярах и направляют главному эксперту-аудитору для согласования и контроля устранения выявлен­ных отклонений.

«Отчет о результатах внутренней проверки» подписывают главный эксперт-аудитор и начальник проверяемого подразделения после устранения выявлен­ных отклонений.