4.3. Использование информации и каналов распространения слухов для повышения эффективности системы управления

Править — бессмысленно, а управлять — мудро. Правят, следовательно, потому, что не умеют управлять.

/И. Зейме/

Уметь приказывать и уметь повиноваться — два полюса, а чтобы построить шар, два полюса и нужны.

/Р. Роллан/

Птица в руке — это мертвая утка.

/К. Морли/

Как мы уже отмечали ранее, любая фирма является откры­той системой. Это означает, что внешняя среда для нее имеет первостепенное значение, т.к. часто стимулы, приводящие к орга­низационным изменениям, действуют извне. Информация входит в организацию из внешней среды, чтобы выйти из нее, будучи уже переработанной. Для работы системы управления, и в первую оче­редь менеджеров, это означает 60-90%-ный — расход рабочего времени на осуществление коммуникаций, т.е. подчинение их ра­боты необходимости оперировать информацией, чтобы реализо­вать свои служебные функции.

Организация в лице своих менеджеров взаимодействует с внеш­ней средой, чтобы справиться с неопределенностью, т.е. с отсут­ствием точного знания того, что может произойти в будущем. Нео­пределенность в таком случае выступает как число альтернатив­ных способов проявления некоторых событий с учетом относитель­ной вероятности реализации каждой альтернативы. Наличие нео­пределенности означает отсутствие предсказуемости, устойчивос­ти, или риск. Организация уменьшает риск посредством эффектив­ной деятельности системы управления, которая занимается поис­ком, обработкой и анализом необходимой ей информации. Из ска­занного становится ясно, что информация — это изменение веро-ятности-того, что некоторая альтернатива осуществится в данной ситуации. Следовательно, вовремя собранная и правильно исполь­зованная информация уменьшает неопределенность. Так, напри­мер, коммерческие фирмы имеют отделы исследования рынка для

измерения и анализа вероятности изменения поведения покупате­лей, банки заказывают социологам исследования по мониторингу динамики и структуры потребительских запросов на банковские услуги, и т.д.

Информация может быть охарактеризована еще и с точки зрения ее полезности. Опыт показывает, что информационная перегруженность сис­темы управления уменьшает эффективность ее работы, так как значитель­ное время требуется на отделение релевантной (от relevant — относящаяся к делу, т.е. касающаяся конкретной проблемы, чело-, века, цели или отрезка времени) информации от нерелевантной (избыточной, бесполезной).

Многие прошедшие курсы повышения квалификации в учеб­ных центрах менеджеры, с которыми авторам приходилось рабо­тать, так и не смогли прийти к однозначному выводу о том, какая из двух ситуаций, описанных ниже, более предпочтительна для менеджера и системы управления в целом. Проанализировав обе, вы сможете дать себе ответ, какая информация и в каком коли­честве необходима для принятия оптимального решения.

I ситуация для анализа

Руководитель, задействуя возможности всех своих служб и отдельных сотрудников, собрал значительный объем информации о внешней и внутренней среде организации для определения воз­можности изменения стратегии своей фирмы и ее работы на новом рынке.

Информация о законодательных изменениях, экономической полити­ке государства, международной обстановке вокруг страны и показателях ее социально-экономического развития, о положении конкурентов, спросе на отдельные товары и услуги, курсах валют и покупательных способнос­тях основных социальных групп характеризовала основные параметры внеш­ней среды. На основании этих данных руководитель строил прогноз разви­тия событий, пытаясь оптимальным образом встроить свой бизнес в эти про­цессы.

Информация о количестве и качестве человеческих ресурсов, техно­логиях производственных процессов и технологиях менеджмента, струк­туре фирмы и соответствии этой структуры функциям подразделений, об их целях и задачах характеризовала основные параметры внут-

ренней среды фирмы. На основании этих данных руководитель ана­лизировал возможности сотрудников и менеджеров системы уп­равления реализовать новую стратегию.

В результате коллективной работы были подготовлены три варианта возможных действий фирмы, учитывающие возможнос­ти организации и внешние угрозы. Предстояло выбрать один из них для начала осуществления новой стратегии.

Каким способом и примерно за какое время целесообразнее всего руководителю сделать выбор из трех разработанных вариантов?