8.5. Управление временем руководителя

Я растратил время, теперь время растрачивает меня.

/Ричард II/

Единственное, над чем не властен человек, — это время. По тому, как менеджер использует время, можно судить об уровне его профессионализма и культуры. На фирмах с развитой организа­ционной культурой традиционно стремятся предельно рациональ­но использовать временя. При современном уровне коммуникаций, скорость принятия решений, в конечном счете, определяет успех бизнеса. Кто первым окажется возле клиента и не только удовлет­ворит его потребности, но еще и сформирует их, привязав его тем самым к себе, окажется в выигрыше. Не случайно все большую популярность у руководителей фирм приобретает ныне своеобраз­ный офис на колесах — автомобиль, оснащенный переносным ком-

пьютером. Подключенный к нему мобильный телефон, используе­мый как модем и факс, создает систему, работающую на прием и передачу, а также открывающую доступ в Интернет и электронную почту. Вмонтированный в заднее сиденье монитор и компактный лазерный принтер расширяют диапазон коммуникационных возмож­ностей, позволяя руководителю использовать автомобиль в каче­стве мобильного центра управления, будучи доступным своим парт­нерам и подчиненным.

Все большее значение в организационной культуре приобретают та­кие качества менеджеров, как скоростное мышление и умение ориентиро­ваться в новых проблемах. Они могут быть сформированы лишь при помо­щи адекватной оценки цены своего времени, времени своих деловых парт­неров и коллег.

Большинство современных руководителей примерно 60-65% своего рабочего времени тратит на коммуникации, т.е. на деловое общение. Эти цифры изменяются в зависимости от занимаемой должности и сферы дея­тельности, но фактически многие менеджеры испытывают недостаток вре­мени. Этот дефицит искусственный, ибо при правильной организации ра­боты у руководителя остается свободное время на самоанализ и релакса­цию, т.е. расслабление и восстановление сил. Необходимо проделать ана­лиз расходования времени, чтобы иметь возможность выработать навыки по оптимальному его использованию.

Сначала уточните задачи, которые необходимо выполнить, и цели, которые нужно достичь в рамках функциональных обя­занностей, и установите их очередность. Затем определите, ка­ким образом вы тратите время, что позволит выявить виды дея­тельности, требующие его больших затрат, покажет возможный источник проблем и, при дополнительном анализе, позволит най­ти способы их решения.

Изучение расходования своего рабочего времени можно начать с за­полнения в течение 2—3 недель специального дневника, чтобы получить достоверную картину. Разделите рабочий день на 15-минутные отрезки и отмечайте, что сделано вами в течение каждого из них. Оценка эффектив­ности использования каждого временного отрезка может выставляться следующим образом: П — полезно, Б — бесполезно и Н — непонятно.

Таблица 26

В конце каждой недели анализируйте расход рабочего време­ни, выделяя следующие основные рубрики: чтение, подготовка документов, диктовка, разговор по телефону, работа с подчинен­ными, ожидание собраний, передвижение и др., — а также соот­ношение П, Б и Н для определения рейтинга каждого вида дея­тельности в каждой рубрике. Это позволит выявить недостатки тех способов, которые вы применяете, управляя своим временем. Чтобы выявить проблемы в расходовании времени и определить способы их преодоления, используйте следующий примерный спи­сок дел, отнимающих время.

Таблица 27

Расширьте данный список дел. С помощью секретаря и коллег предельно рационализируйте формы общения, сделав их неукос­нительными для исполнения. Проведенный анализ позволит вам исключить слабые стороны применяемого способа планирования работы и определения приоритетов. Поэтому целесообразно ис­пользовать ваш дневник для составления планов на длительный период, в общих чертах определяя организацию каждодневной ра­боты и планируя, что необходимо сделать. Важно оставить хотя бы один день в неделю без деловых встреч и совещаний, чтобы иметь возможность планировать будущую работу, читать, гото­вить документы, обдумывать непредвиденные изменения. Для это­го в начале каждой недели спланируйте в дневнике использова­ние времени, определив важность и очередность проектов, целей и задач, а также оставив свободное время для работы с коррес­понденцией и встреч с людьми. В начале каждого дня сверьте с дневником свои планы и обещания, просмотрев, что осталось не­выполненным вчера, а также что возникло из незапланированных дел. Затем запишите, что необходимо сделать, используя для это­го организатор дня, по следующей примерной схеме.

Организатор дня Дата

В колонке "Ранги приоритетов" буквой А отмечаются задачи, кото­рые должны быть выполнены сегодня, Б — в идеале должны быть сделаны сегодня, В — можно сделать позже.

В значительной мере облегчить работу менеджера может ква­лифицированный секретарь, который должен, в идеале, быть вто­рым организатором его рабочего времени, "фильтром" поступаю­щей информации и документов, а также уполномоченным помощ­ником по решению ряда проблем.

Чтобы наиболее продуктивно использовать свое рабочее вре­мя при взаимодействии с подчиненными, целесообразно придер­живаться следующих основных правил:

• определить, какую часть ответственности с конкретным объемом пол­ номочий можно им делегировать для решения текущих задач;

• дать четкие указания по характеру и формам отчетности;

• назначить точное время для деловых встреч и говорить "нет" в дру­ гие часы;

■ регулярно обходить подразделения, вникая в обстановку на местах;

• опираться в работе с подчиненными на развитие инициативы, дости­ жение единения персонала и формирование согласованных с ним программ действий;

• осуществлять не текущий контроль, а контроль по целям и результатам деятельности, сделав исполнителей сопричастными процессу, управления.

Применение описанных методов последовательно и регуляр­но в их совокупности позволит вам продуктивно использовать время — свое, своих подчиненных и коллег. И вы сможете сохра­нять здоровье и высокую работоспособность, а также сформиро­вать в коллективе профессиональное отношение к использова­нию времени — основу высокой организационной культуры.