Сучасні вимоги до складання та оформлення документів

Постановою Держкомітету стандартів з 01.01.91 в дію введено ГОСТ 6.38-90. Це науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для детальнішої уніфікації документів, що у свою чергу сприятиме використанню їх в автоматизованих системах управління.

Реквізитами називають структурні елементи, з яких складається документ. Кількість реквізитів у кожному документі не однакова. Вона визначається видом документа та його змістом.

Вимоги до оформлення ділової документації:

1. Для складання службових документів в установах належить використовувати папір форматів А4 (210×297мм) та А5 (148×210мм).

2. Усі службові документи мають оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов’язковим додержанням таких правил:

• встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів;

• бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

• бланки належить виготовляти друкованим способом на білому папері або на папері світлих тонів;

• бланки документів повинні мати такі поля:

ліве-20 мм; верхнє – не менш як 10 мм; праве і нижнє – не менш як 8 мм.

На бланках оформляються заяви працівників, окремі службові довідки тощо.

Кожний документ умовно можна поділити на три частини:

1. заголовна (до неї відносять усі реквізити, передбачені до тексту документа);

2. основна (реквізити: «Текст», «Відмітка про наявність додатків»);

3. оформлення (реквізити, що розміщуються нижче від додатків).

4. якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0: 03.04.98.

Якщо текст документа друкується з одного боку документа, то номери проставляються по середині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю.

Титульна сторінка – перша (іноді третя) сторінка книги, наукової роботи. Реферату, яка містить відомості про автора, тему, призначення, місце і рік видання, назву видавництва тощо.

Традиційно відомості на титульній сторінці оформляються посередині аркуша. Якщо титул починається із ініціалів та прізвища автора, то їх пишуть на межі верхнього поля. Якщо ж на титулі є назва серії або інші відомості, то на межі верхнього поля пишуть їх, а прізвище автора зазначають через 5 інтервалів від них.

Назва книги пишеться великими буквами на 30-му інтервалі від верхнього зрізу сторінки. Якщо у заголовку декілька рядків, то кожний рядок пишеться через два інтервали.

Назва видавництва, місце і рік видання пишуться на межі нижнього поля маленькими літерами.

Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довший ніж 40 знаків. Не дозволяється у заголовку переносити слова.

У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передує їй.

Наприклад:

ПОЛОЖЕННЯ

про Раду з питань мовної політики

при Президентові України

Текст від заголовка пишеться через 3-4 інтервали.

Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка біля нового поля. Крапка після заголовка не ставиться. Короткі заголовки пишуться з проміжком в один знак між буквами в межах одного слова, наприклад:

З М І С Т

Підзаголовок пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком – два інтервали, а від підзаголовка до тексту – три чи чотири.

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА ОПИСУ

частини, елементи й ділянки опису

чи:

Ілюстрації, написи, підписи, текст

Примітки – додаткова помітка, пояснення до тексту.

1. Слово «Примітка» пишеться малими літерами (перша літера – велика) біля лівого поля без абзацу, після слова ставиться крапка або двокрапка.

2. Текст примітки друкується справа, у стовпчик. Наприклад:

Примітка. Абзац повинен бути однаковим і дорівнювати п’яти знакам.

3. Якщо приміток декілька, то вони нумеруються арабськими цифрами з крапкою (між ними проміжок в 2 інтервали.

Додатки оформляються як примітки.