13.Учёт подотчётных средств

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административные и командировочные расходы. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Срок пребывания в командировке положением не ограничен.

Документы, оформляемые при направлении сотрудника в служебную командировку

Документ Как заполнять

Приказ (распоряжение) о

направлении работника в

командировку (форма N Т-9)

или приказ (распоряжение)

о направлении работников в

командировку (форма N Т-9а) В документах указывают фамилии и

инициалы командированных работников,

их должности или специальности, а

также цель, время и место поездки.

Приказ заполняется на основании

служебного задания

Командировочное

удостоверение (форма N Т-10) Документ удостоверяет время пребывания в командировке

Служебное задание для

направления в командировку

и отчет о его выполнении

(форма N Т-10а) В документе указываются цель, время

и место поездки. Вернувшись из

командировки, работник составляет

отчет о выполнении задания и

представляет его в бухгалтерию

вместе с командировочным

удостоверением (если оно

составляется) и авансовым отчетом

Авансовый отчет

(форма N АО-1) К документу прилагаются

оправдательные документы - билеты,

счета за проживание,

командировочное удостоверение.

Для каждого работника, направленного в командировку, оформляется служебное задание. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.

В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого лица, а также цель, время и место командировки.

На основании приказа выписывается командировочное удостоверение, удостоверяющее время пребывания в командировке. Отметки о времени пребывания делаются в каждом пункте назначения и заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, то отметка проставляется в каждом из них.

Учет лиц, выбывших и прибывших в командировку в организацию, ведется в специальном журнале учета работников. Приказом руководителя назначается ответственной лицо за ведение журнала регистрации работников и производство отметок в командировочных удостоверениях.

Размеры командировочных расходов, в том числе суточные, определяются коллективным договором или локальным нормативным документом. Суточные возмещаются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки. Задержка в пути должна быть документально подтверждена. При однодневных командировках суточные не выплачиваются.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, а также между населенными пунктами включая проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от них, если они находятся за чертой населенного пункта, возмещаются при наличии подтверждающих документов. Оплачиваются также страховые взносы на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте и услуги по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Работодатель обязан оплатить листок временной нетрудоспособности, в случае болезни работника во время нахождения в командировке, а также возместить расходы по найму жилого помещения и выплатить суточные в течение всего времени, пока работник не имел возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

Работник должен вести учет служебных поездок в путевом листе, который являются подтверждением обоснованных расходов сотрудника. Путевые листы представляются в бухгалтерию ежемесячно. Компенсация выплачивается один раз в месяц и не зависит от количества календарных дней в месяце.

Выдача наличных денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании приказа руководителя, заявления работника. Сумма аванса определяется по предварительному расчету. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, представить в бухгалтерию авансовый отчет.

Бухгалтер проверяет авансовый отчет и делает бухгалтерские проводки, отражающие произведенные расходы. Руководитель организации утверждает авансовый отчет.

Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещено. Возврат неиспользованных сумм аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру.

Учёт расчётов с подотчётными лицами осуществляется на синтетическом счёте 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Подотчётные суммы, в целях контроля за их расходованием, учитываются в разрезе каждого работника организации в ж/о №7 и ведомости по дебету счёта 71. Основанием для заполнения этих документов являются приходный и расходный кассовые ордера при выдаче средств или при возврате средств в кассу, а также авансовый отчёт.

По дебету счёта 71 фиксируются выданные в подотчёт денежные средства или средства в счёт компенсации произведённых расходов в корреспонденции со счетом 50 «Касса» - Дт71 Кт50. По кредиту счёта 71 отражается направление расходования подотчётных сумм, в корреспонденции с соответствующими счетами Дт10,20,26,41 Кт71 или погашается задолженность подотчетного лица в случае Дт50 Кт71. Подотчётные суммы, невозвращённые работниками в установленные сроки отражаются записью Дт94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт71. Если эти средства могут быть удержаны из зарплаты, то делается проводка Дт70 Кт94, если из зарплаты удержание невозможно, то Дт73.2 Кт94.

при оплате работникам расходов по краткосрочным командировкам в облагаемый налогом доход не включаются:

- суточные в пределах норм

- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно

- сбор за услуги аэропортов

- комиссионные сборы

- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок

- расходы на провоз багажа

- расходы по найму жилого помещения

- расходы по оплате услуг связи.

Все остальные расходы, связанные с командировкой и возмещаемые организацией работнику, включаются в совокупный доход работника и облагаются налогом на доходы физических лиц.

Если расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы налога подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам.

При этом сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой в расчетных документах, подтверждающих произведенные расходы. По расходам на проезд и проживание основанием для отражения НДС служит бланк строгой отчетности, в котором сумма НДС выделена отдельной строкой. Сумма НДС, уплаченная подотчетным лицом, отражается Дт19Кт71. При получении от подотчётного лица материальных ценностей, сумма НДС, выделенная в расчётных документах, фиксируется проводкой Дт19Кт71. Сумма НДС списывается на расчёты с бюджетом по данному налогу Дт68Кт19.