Тема 6. Сучасні методи контролю в організації

В процесі управління країною, галуззю, регіоном, підприємством або окремим структурним підрозділом виникає безліч непередбачених процедурою управління ситуацій і невизначеностей.

Усунення таких ситуацій багато в чому залежить від системи контролю. Саме вона дає підставу судити про правильність прийнятого рішення по конкретній проблемі і те, наскільки було необхідне коректування раніше прийнятого рішення.

Контрольє безперервним процесом, направленим на досягнення мети і задач підприємства, який сприяє не тільки виявленню, але і усуненню виникаючих в управлінні проблем.

Контроль в управлінні об'єктивно необхідний для успішного функціонування системи, оскільки його відсутність приводить до найнепередбачуваніших соціально-економічних наслідків. Діяльність керівників перш за все направлена на попередження виникнення можливих невизначених і критичних ситуацій. Тому успіх системи контролю залежить від правильності вибраного напряму діяльності підприємства, найефективнішого для досягнення поставленої мети.

Ефективність контролю залежить від багатьох чинників, але перш за все, від тимчасового аспекту, на стадії якого здійснюється попередній, поточний і заключний контроль, і діапазону контролю, що припускає організацію контролю по всіх фазах управлінської системи контролю (планування, розробка оргструктур, мотивація і т.д.). Відповідно до даним вище розподілу системи контролю на окремі види контролю.

Основними функціями попереднього контролюможна рахувати розробку процедур і правил поведінки працівників в процесі реалізації прийнятих планів. Обов'язкове виконання цих правил - умова для всіх працівників при здійсненні контролю у всіх областях діяльності по управлінню матеріально-сировинними, фінансовими ресурсами і живою працею.

Попередній контроль в області управління матеріально-сировинними ресурсами передбачає попередній вхідний контроль всіх матеріально-сировинних ресурсів, що поступають на підприємство для здійснення виробничої діяльності за діючими стандартами, тоді як попередній контроль в області фінансових ресурсів здійснюється шляхом аналізу фінансового стану через бюджет, який передбачає граничні асигнування по статтях витрат.

Поточний контрольздійснюється в процесі виробничо-господарської діяльності, по всьому ланцюгу ієрархії управління і направлений на попередження можливих відхилень у виробничому процесі і можливих труднощів.

В системі контролю важливе місце займає система зворотного зв'язку, який дозволяє менеджерам всіх рівнів управління своєчасно виявити непередбачені ситуації і коректувати свої дії, щоб максимально уникнути небажаних відхилень.

На думку М.Мескона, всі системи контролю зворотного зв'язку складаються з 5 головних елементів:

• мають ціль;

• використовують зовнішні ресурси;

• переробляють зовнішні ресурси для внутрішнього використання;

• стежать за значними відхиленнями від наміченої мети;

• коректують ці відхилення.

Заключний контроль, на відміну від поточного, застосовується за наслідками виробничої діяльності, коли продукція вже виготовлена і потрібно тільки порівняти отримані результати з тими, що вимагаються.

Для процесу контролю необхідна розробка певної процедури, тобто вироблення стандартів і критеріїв, аналіз реальних результатів і корегуючих заходів.

Оцінка ефективності системи контролю направлена на досягнення управлінської мети, поставленої підприємствами, і проводиться по наступних фазах:

• стратегічний контроль;

• контроль з орієнтацією на результати;

• контроль за відповідністю контрольованому виду діяльності;

• справедливість;

• гнучкість;

• простота;

• економічність.

Стратегічний контрольздійснюється виходячи з розробленої підприємством концепції на перспективу і є достатньо складним по відношенню до підприємства і може застосовуватися до окремих стратегічних областей діяльності.

Контроль з орієнтацією на результат. Суть цього виду контролю полягає в тому, щоб своєчасно реагувати на рішення що стоять перед підприємством задач на основі зібраної інформації і діючих стандартів по всіх функціях управління з метою прийняття конкретних дій.

Контроль на відповідність справі. Даний вид контролю націлений на об'єктивну оцінку і вимірювання найважливіших дій менеджера по окремих областях його діяльності.

Регулярність і своєчасність контролю. Даний вид контролю може бути ефективним за умови, що він проводиться регулярно, а головне - своєчасно, залежно від явищ, що відбуваються в управлінні підприємством. Основною задачею контролю є усунення виниклих приватних проблем, перш ніж виникнуть більш серйозні проблеми загального характеру.

Гнучкість контролю. Даний вид контролю може здійснюватися стосовно що відбуваються в управлінні реальних змін.

Простота контролю. Кожний з розглянутих видів контролю повинен бути максимально простим, оскільки найпростіші методи контролю вимагають менших зусиль по кількості фахівців, що залучаються для проведення контролю, а отже, більш економічні по витратах.

Для ефективного контролю в структурному підрозділі розробляються свої системи контролю стосовно мети і задач з урахуванням специфіки функціонування підприємства.

Системи, розроблені на підприємстві, характеризуються застосуванням своїх унікальних методів і способів контролю. Система контролю управління виробництвом на підприємстві розробляється так, щоб забезпечити оптимальний ритм виробництва продукції, її збуту, правильного формування запасів сировини, готових виробів незавершеного виробництва.

Проте контроль зачіпає не тільки виробничий процес, але всю іншу діяльність підприємства:

• інформаційну систему, що включає створення обчислювального сектора або мережі персональних комп'ютерів, програмне забезпечення;

• фінанси і бухгалтерський облік (дебітори, кредитори, облік основних засобів виробництва, податки, страховка, правові питання і т.д.);

• внутрішні розрахунки по підприємству (розрахунок витрат і вартість, виручка, рентабельність, аналіз відхилень);

• планування і звітність (бюджет, звіти, статистика, капітальні вкладення, аналіз відхилень, контроль планових цілей і їх результатів).

Існує безліч інших методичних підходів до організації контролю. Так, Дж. О’Шонессі пропонує три категорії систем контролю:

• системи контролю-спостереження. Вони специфічні тим, що на підставі деякого нормативного прогнозу - в тому випадку, якщо існує вірогідність відхилення передбачених результатів від цілі або норми, - робиться корегуюча дія;

• контроль "так/ні". Тут для того, щоб приступити до роботи на наступному етапі, необхідне схвалення роботи, виконаної на попередньому етапі, яке залежить від результатів контрольної перевірки;

• система контролю по результатах. Закінчується робота, дія, цикл і т.д., і результати порівнюються зі встановленими нормами.

Особливе місце в системі контролю займає метод контролю-спостереження, який базується на визначенні:

• переліку результатів, які бажано отримати;

• нормативних прогнозів або прогнозів результатів шляхом екстраполяції сучасного стану з метою з'ясування досяжності бажаних результатів;

• набору індикаторів зворотного зв'язку для стеження за розвитком процесу;

• норм по всіх характеристиках, що цікавлять;

• відповідного інформаційного потоку;

• оцінки результатів і здійсненні корегуючої дії.

Наочним прикладом ефективного контролю може служити система контролю управління якістю продукції, широко що використовується фірмами Японії.

Підвищення якості продукції в Японії - сума зусиль менеджерів, конструкторів, технологів, майстрів і робітників, де менеджери верхнього рівня управління забезпечують дієве моральне і матеріальне заохочення за високу якість продукції і комфортний морально-психологічний клімат. Конструктори і технологи відповідають за використання кращого світового досвіду, надійних конструкцій, високоточне і надійне устаткування, автоматизацію діагностики при виготовленні продукції. Майстри беруть участь в підвищенні якості продукції за рахунок застосування нових форм організації праці і права приймати самостійні рішення, аж до зупинки конвеєра. Робітники - за рахунок участі в роботі "гуртків якості". "Гурток якості" - один з проявів японського підходу до управління. В основі його діяльності лежать наступні 10 принципів:

1. саморозвиток;

2. добровільність;

3. групова діяльність;

4. участь всіх службовців;

5. застосування методу "управління якістю";

6. взаємозв'язок з робочим місцем;

7. ділова активність;

8. взаємний розвиток;

9. атмосфера новаторства;

10. усвідомлення важливості мети - підвищення якості.

Порушення хоча б одного принципу веде до спотворення самого поняття "гурток якості" і збою самої системи.

Система контролю не може функціонувати ізольовано, вона перш за все направлена на здійснення виконання конкретних функцій управління (планування, виробництво, маркетингова діяльність) і повинна передбачати інтеграцію всіх видів контролю.