3. Планирование рабочего места менеджера
Планирование рабочего места менеджера предусматривает рациональное в соответствии с функциональными, гигиеническими, психофизиологическими и эстетичными требованиями, размещение в кабинете или другом служебном помещении мебели, оборудования и технических средств.
Кроме того, оно должно исключать расходы времени, связанные с нецелесообразным перемещением, обеспечивать условия для рационального выполнения менеджером своих функций и экономное использование площади служебного помещения.
Рабочее место руководителя состоит из трех функциональных зон:
рабочей зоны;
зоны совещаний;
зоны отдыха.
В соответствии с этим является целесообразным зональное (блочное) размещение основных элементов оборудования рабочего места.
К набору мебели для рабочей зоны, как правило, входит двухтумбовый стол, приставка стола, подъемно-поворотное кресло, бокс для документов, шкаф для книг или кабинетная стенка. В рабочей зоне могут быть другая мебель и технические средства, которые использует менеджер в процессе работы.
При планировании рабочей зоны менеджера можно использовать такие рекомендации:
письменный стол следует располагать перпендикулярно к окну;
входные двери должны быть в поле зрения менеджера;
желательно, чтобы окно было слева;
письменный стол и кресла должны быть удалены от источника тепла;
мебель, как правило, за спиной руководителя не размешивают, но исключением могут быть экран, демонстрационная доска и др.;
если в одном кабинете два рабочих места, то проход между ними должен быть не меньше 100-120 см;
если отворены один шкаф, тумба, бокс или ящик стола, они не должны препятствовать доступу к другим шкафам, боксам;
рабочее кресло, письменный стол и приставку стола следует разместить так, чтобы не вставая можно было достать как можно больше предметов.
В зоне совещаний размещают стол для совещаний со стульями (креслами) и кресло для председателя. В зависимости от площади кабинета и численности работников, которые обычно принимают участие в совещаниях, эта зона может быть организована самостоятельно или совмещенная с основной рабочей зоной. В последнем случае стол для совещаний размещают перпендикулярно к письменному столу руководителя. Количество кресел за таким столом не должно превышать 4-5 из каждой стороны.
Зону отдыха оборудуют журнальным столиком, креслами для отдыха, источниками локального освещения, телевизором, ее располагают, как правило, в той части кабинета, какая противоположная рабочей зоне.
Планирование и эстетичное оформление кабинета осуществляется в соответствии с требованиями эстетичного единства оборудования, цветового оформления и соответствующего реквизита. Оформление должно отвечать вкусу обладателя кабинета. В кабинете могут быть портреты, картины, скульптуры, альбомы, призы, полученные предприятием на престижных выставках, стилизованные натуральные образцы ли продукции, макеты новейших технических устройств, которые производит предприятие, карты и схемы международных связей предприятия, художественно выполненные диаграммы и тому подобное. Номенклатуру, численность и размещение предметов эстетизации среды устанавливают в соответствии с интерьером кабинета при консультации дизайнера.
В кабинете руководителя могут быть цветы и декоративные растения. Из них можно создать композиции, декоративные ансамбли.
При размещении предметов и средств труда непосредственно на письменном столе или тумбе целесообразно учитывать такие рекомендации:
не держать на столе ничего лишнего (каждый предмет на столе, даже чистый лист бумаги, постоянно отворачивает внимание), а только все необходимое;
все, что берут правой рукой, размещают дело, другое слева; таким же должно быть и расположение предметов в ящиках письменного стола;
все предметы размещают так, чтобы обеспечить наилучшую последовательность перемещения; при этом следует стремиться произвести оптимальную их последовательность;
каждый предмет должен иметь свое место и это размещение должно быть постоянным;
письменный стол следует использовать только для текущей работы, а не для складирования книг, документов и других материалов, в том числе и архивных;
документы, которые используются в текущей работе, необходимо размещать так, чтобы обеспечить быстрый их обзор и поиск;
компьютер можно размещать как справа, так и налево, а клавиатуру, как правило, справа или в центре;
средства связи (телефоны, вызывающие и переговорные устройства) располагают слева от руководителя на рабочей поверхности стола или приставной тумбы, что дает возможность оставить правую руку свободной для работы;
канцелярские принадлежности следует хранить в специальных лотках с разделителями.
Мебель, которая использует для оборудования кабинета менеджера, - столы, шкафы, кресла, стулья, боксы, сейфы, полки - могут быть многообразной формы, цвета, размеров и конструкций.
Размеры мебели должны отвечать антропометрическим данным руководителя. Далеко не всегда мебель, которая выпускает массово, например, столы, рабочие кресла подходят для лиц высокого (низкого) роста. Следует добирать такую мебель, какая бы обеспечила правильную рабочую позу, удобство при выполнении всех видов работ. Если необходимо, это можно сделать несколькими техническими операциями (изменить высоту стола или кресла, удалить средний ящик стола, изготовить приставку и др.).
Поверхность мебели должна быть твердой, гладкой и блестящей, покрытой материалом, который исключает отблески от естественного и искусственного освещения.
В кабинете менеджера может быть несколько столов. Письменный стол - основной элемент рабочего места. Используется двухтумбовый стол. Рабочая поверхность письменного стола должна быть достаточно большой, что создает дополнительные удобства для размещения крупноформатных материалов. Она может быть увеличена за счет откидной доски, разных приставок и др. Средний ящик в конструкции стола не предусматривается. Ящики стола должны быть приспособлены для удобного заключения, поиска и вынимания дел, письменных принадлежностей, блокнотов и тому подобное. Они должны быть оборудованы устройством для вертикального хранения дел и иметь секции.
Оптимальная высота рабочей поверхности атолла зависит от роста человека и составляет: при росте до 160 см. - 70 см., от 161 до 170 см. - 72 см., от 171 до 180 см. - 75 см., более чем 180 см. - 78 см.
Приставные столы бывают двух типов. Первый тип - одно - или двухтумбовый стол - предназначенный для размещения средств оргтехники, и личных вещей (в ящиках). Его располагают перпендикулярно к письменному столу, слева от кресла руководителя в виде буквы "Т". Вместо такого стола может быть специальная тумба, где хранят личные вещи, предметы гигиены, медикаменты, минеральную воду, документы, которые используются редко, канцелярские принадлежности и тому подобное.
Второй тип - безтумбовий стол, за которым размещаются посетители. Его располагают перпендикулярно к центральной части письменного стола и рассчитан он для размещения двух-четырех человек. Рабочая поверхность приставного стола должна быть в одной плоскости с рабочей поверхностью письменного.
Кресла и стулья, которые используют в кабинете, должны быть удобными в пользовании, а кресло руководителя может быть приспособлено и для кратковременного отдыха.
Кресло менеджера должно иметь подъемно-поворотный механизм, который обеспечивает выбор наиболее удобной позы. Оптимальная высота сидения зависит от роста человека и составляет при росте 161-'170 см. - 45 см.; 171-180 см. - 47 см.; свыше 180 см. - 49 см. Целесообразно, чтобы рабочее кресло мало полутвердые спинку| и поручни, поворотный механизм.
Шкафы, полки и боксы - неотъемлемая принадлежность кабинета. Шкафы могут быть книжные, для верхней одежды, реже - конторские (для хранения дел). Используя типичные элементы сборно-разборной мебели, можно осуществить необходимую компоновку элементов, предоставляя комплекту мебели формы, которая отвечает функциональному назначению (хранение дел, чертежей, макетов, образцов продукции и тому подобное).
Нередко в кабинетах менеджеров есть боксы для хранения дел в вертикальном или подвешенном положении.
Если в кабинете есть сейф, целесообразно, чтобы он был скрыт какой-то перегородкой или находился вне поля зрения посетителей.
В кабинете могут быть грифельная доска (она должна быть прикрыта светонепроницаемой декоративной шторой), стенды и кронштейны для размещения схем, чертежей, плакатов и графиков, стол для макетов и моделей.
Если в этом есть потребность, в кабинете устанавливают кондиционер, вентилятор, озонатор, солнцезащитные жалюзи, калорифер и тому подобное.