5. Контроль за состоянием документационного обеспечения управления

С целью повышения оперативности работы аппарата управления и ответственности работников за порученное дело, улучшения исполнительской дисциплины и документационного обеспечения управления руководитель предприятия (структурного подразделения) осуществляет контроль за состоянием документооборота.

В процессе контроля используются методы, приведенные в табл.1.

Таблиця1

Методы контроля за состоянием документационного обеспечения управления

Объект контроля	Метод
Наличие и выполнение инструкции из документационного обеспечения управления	Выборочная проверка выполнения основных требований инструкции
Наличие и выполнение должностных инструкций секретарем, делопроизводителем, инспектором из контроля выполнения и другими работниками делопроизводства	Выборочная проверка выполнения основных требований инструкции. Отсутствие конфликтов, обусловленных неправильным распределением функций
Наличие и использование бланков, качество оформления документов	Проверка оформления основных видов документов
Оперативность документооборота	Проверка картотек, журналов и документов взгляда наличия обозначения, о выполнении и выполнения сроков прохождения документов в аппарате управления. Выявление причин, которые задерживают прохождение документов
Наличие и использование карточной системы регистрации документов	Проверка картотеки
Поддержание исполнительской дисциплины	Выявление динамики снижения (увеличение) удельного веса документов, срок выполнения которых не выдержанно, в общем объеме выполненных документов (по предприятию в целом, подразделах, исполнителях), а также причин, которые задерживают выполнение документов.
Наличие и использование номенклатуры дел	Проверка наличия дел, предусмотренных номенклатурой, и неучтенных дел, правильности их ведения
Организация хранения документов	Проверка и обеспечение средств хранения документов в рабочее и нерабочее время, наличие ответственных за это лиц
Объем документооборота	Выявление динамики снижения (увеличение) количества обработанных документов в аппарате управления. Выяснение причин увеличения объема документооборота
Организация работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан	Проверка выполнения службой документационного обеспечения соответствующих инструкций, сроков выполнения, правильности учета, регистрации и хранения настоящих документов
Подготовка и передача дел в ведомственный архив	Проверка работы экспертной комиссии, протоколов ее заседаний, сдержки сроков списания дел и правил их передача, в ведомственный архив.
Нормирование труда персонала, занятого документационным обслуживанием (секретари, делопроизводители, но др.)	Наличие норм времени и проверка их выполнения
Повышение квалификации делопроизводственного персонала	Проверка периодичности учебы работников службы документационного обеспечения в институтах повышения квалификации, на курсах и семинарах

По результатам контроля руководитель принимает решения, которые в случае потребности оформляют в виде соответствующих предписывающих документов.