2. Оформление документации из личного состава

Документы по кадрам являются одной из групп организационно предписывающей документации. Значение их определяется, в частности, тем, что в них фиксируют сведения, необходимые для реализации гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение но др.

Документация из личного состава – это совокупность документов из учета персонала предприятия.

В небольших предприятиях, которые не имеют кадровых служб и работников, документацию по кадрам нередко ведет руководитель.

Основные документы, которые складываются в процессе работы с кадрами, таковы: приказы по личному составу, личные карточки, справки, анкеты, заявления, личные документы граждан – дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства но др. Документы руководителей и специалистов формируют в личные дела.

Для предприятий утверждена унифицированная система первичной учетной документации, в состав которой входят документы из учета личного состава. К таким документам принадлежат типичные межведомственные формы:

№ Т-1 «Приказ (распоряжение) о принятии на работу»;

форма № Т-4 «Учетная карточка научного работника»;

№ Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу»;

№ Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска»;

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора» и некоторые другие.

Записки о принятии, переводе и освобождениях, которые действовали раньше и имели силу приказа, теперь не используются.

Приказ из личного состава является одним из важнейших видов организационно предписывающей документации. Им оформляют назначение, перемещение, освобождение, поощрение, взыскание, но др. Приказ выдают на основании заявлений, докладных записок, личных решений руководителей но др.

Составляют приказы из личного состава согласно общим требованиям к оформлению организационно предписывающих документов.

Приказы из личного состава оформляют отдельно от приказов из общих вопросов. Они имеют отдельную самостоятельную индексацию, которая начинается с начала каждого календарного года (прил. Д). До порядкового номеру приказа добавляют буквы «о/с» (личный состав), например: «Приказ № 15 о/с». Если на предприятии командировки и отпуска оформляют изданием приказов, то такие приказы выделяют в отдельные группы («Приказы о командировке», «Приказы о предоставлении отпусков»), каждая из которых имеет свою индексацию. Это предопределено тем, что в отличие от других приказов из персонала эти приказы имеют другие сроки хранения.

В приказах из личного состава пункты размещают, как правило, в таком порядке: назначение на должность, принятие на работу, перемещение, освобождение, из работы но др. Пункты имеют порядковую нумерацию и помечают их арабскими цифрами, например:

1. Назначить:

Петрова Алексея Васильевича старшим экономистом... Сухова Петра Григорьевича маркетологом...

2. Перевести:

Назаренко Андрея Ивановича, старшего товароведа коммерческого отдела... Сухенко Сидора Михайловича...

3. Освободить:

Иванова Василия Петровича, заместителя главного бухгалтера...

С целью повышения справочной выразительности приказа из личного состава рекомендуется начинать каждый пункт приказа из указания фамилии и инициалов, а в случае потребности – имени и отчество лица, на которого он распространяется. Потом указывают его посаду (степень, звание, специальность, но др.), название отдела, где это лицо работает, действую, какую следует выполнить согласно приказу:

Сабуровая Ивана Тихоновича, старшего инженера отдела себестоимости планово-экономического управления, назначить на должность заведующего статистическим сектором этого управления из 15.11.2007 г. с окладом согласно штатного расписания.

Основание: докладная записка начальника управления.

Если есть несколько лиц, на которых распространяется действие, соответствующий пункт приказа можно начинать из указания этого действия.

Фамилии лиц в пределах одного параграфу (пункту) приказа размещают в алфавитном порядке и печатают большими буквами.

В каждом пункте приказа рекомендуется указывать, какие документы были основанием для его издания.

Приказы из личного состава визируют, как правило, работник кадровой службы и юрисконсульт, их могут также визировать и другие работники.

При оформлении приказов необходимо сдерживать требования и правила, которые обеспечивают их юридическую силу. Обязательными в них должны быть такие реквизиты: автор документа, название вида, дата, индекс, место издания, заглавие, текст, подпись руководителя предприятия.

Приказ (распоряжение) о принятии на работу подписывает руководитель предприятия или его заместитель, который имеет на это право, потом ставят номер и дату. Такой приказ выдают и сообщают работнику к началу работы. Подпись работника на приказе свидетельствует о его согласии со всеми положениями приказа.

Приказ приобретает силу с момента его подписания. Отдельные параграфы приказа могут определять свои сроки приобретения его силы.

На основании приказа (распоряжение) о принятии на работу заполняют личную карточку работника (форма № Т-2), делают запись в его трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или другой соответствующий документ.

Переводы на другую работу оформляют приказом (распоряжением) администрации предприятия. Поскольку перевести на постоянную работу можно лишь при согласии работника, это согласие оформляют его подписью на приказе (распоряжении).

В приказе о переводе на другую работу следует четко формулировать мотивы и основания перевода.

Освобождение из работы (прекращение трудового договора) независимо от основания обязательно оформляют приказом (распоряжением) администрации предприятия. На основании этого приказа (распоряжение) делают запись в трудовой книжке и личной карточке работника, а бухгалтерия осуществляет с ним расчет.

Формулировки в приказах и трудовых книжках должны отвечать требованиям о труде и содержать ссылку на соответствующие статьи законодательства.

Действие трудового договора прекращается в день, отмеченный в приказе (распоряжении). Однако на практике в двух случаях (в случае освобождения за прогул без уважительных причин и за совершение преступления) допускаются отклонения от этого общего правила.

Предоставление отпуска осуществляется согласно графику отпусков, который администрация предприятия обязана составлять перед началом каждого календарного года. Составление графику отпусков предусмотрено законодательством. Его проект готовят по предыдущему согласованию с руководителями структурных подразделений. График отпусков утверждает руководитель предприятия после согласования с профсоюзным комитетом.

Личную карточку заводят на каждого работника при принятии его на работу, ее используют для анализа состава и учета кадров. Карточку оформляют на основе представленных работником документов (паспорта, диплома, военного билета, трудовой книжки, но др.).

В личной карточке систематически отображают все последующие изменения данных о работнике (образование, местожительство но др.). Лицо, которого принимают на работу, ставит свою подпись в карточке и отмечает дату ее заполнения. Раздел личной карточки «Дополнительные сведения» предназначенный для записи данных, не отображенных в других разделах (об учебе в этот момент, наличие второй профессии, работу по совместительству и тому подобное).

• Трудовая книжка принадлежит к основным документам, которые подтверждают общий, непрерывный и специальный стаж работы.

• Трудовые книжки на работников ведутся на предприятиях независимо от формы собственности. У них приводятся такие данные о работнике:

• фамилия, имя, отчество – полностью, без сокращений;

• дата рождения (число, месяц, год);

• образование (указывается на основании дипломов, справок, сертификатов);

• профессия, специальность;

• данные о работе: прием, перевод, освобождение;

• данные о награждении и поощрении;

• данные об открытии и изобретениях, на какие выданные авторские удостоверения. Взыскания в трудовую книжку не вносятся. На титульном листе обязательно относится подпись лица, которое выдало трудовую книжку, и печать предприятия, где она впервые была заполнена. Запись на следующих страницах трудовой книжки начинается с проставления штампа предприятия или написания от руки его наименования. Все записи делаются в точном соответствии с приказами о приеме, переводе или освобождении. Если возникает необходимость внести исправление, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

Формирование личных дел осуществляется в течение всего периода работы определенного лица на предприятии. В случае повторного принятия работника на предприятие на него заводят новое личное дело.

Документы в личных делах размещают в такой последовательности:

• внутреннее описание всех документов, которые есть в личном деле;

• заявление о принятии на работу, направление или представление; анкета, листок из учета кадров;

• автобиография, документы об образовании, выдержки из приказов о назначении, перемещении, освобождении;

• дополнение к личной карточке из учета кадров и поощрений;

• справки и другие документы, которые касаются этого лица (кроме справок с места обитания, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируют отдельно от личных дел).

В пределах отмеченных групп документы размещают за хронологией.

Копии приказов о взыскании, поощрении, изменении фамилии, но др. в связи с внесением этих данных как дополнения к личному листку из учета кадров в личное дело не вмещают.