Учет, хранение и использование печатей и бланков

Обязательному учету подлежат печати и штампы с полным наименованием организаций; бланки с угловыми и продольными штампами организаций, которые имеют необходимый трафаретизований| текст документов, которые дают право на инспекцию, присмотр и посещение организаций; удостоверение личности, удостоверение о командировках, а также всех видах пропусков, бланках документов об образовании (аттестаты, дипломы, удостоверения), трудовых

книжки.

Порядок учета, хранения и использования других видов печатей, штампов, бланков суровой отчетности определяется соответствующими ведомственными инструкциями. Контроль за их изготовлением, хранением и использованием возлагается на канцелярии организаций и лиц, ответственных за делопроизводство;

Лица, которые персонально отвечают за учет и хранение печатей, штампов и бланков, назначаются приказами руководителей организаций.

Учет печатей, штампов и бланков ведется в специальных журналах. Выдача бланков ответственным за их использование лицам осуществляется под расписку в соответствующих журналах.

Журналы учета печатей, штампов и бланков вносятся в номенклатуру дел, их листы нумеруются, прошиваються и опечатываются.

Печати и штампы должны сохраняться в сейфах или металлических шкафах. Бланки позволяется хранить в шкафах, которые надежно защелкивающиеся и опечатываются.

На бланках удостоверений личности, удостоверений о командировке, всех видов пропусков, документов об образовании, документов, которые предоставляют право на инспекцию, присмотр или посещение организаций, печатным способом или перечислителем проставляются порядковые номера на всех частях (страницах) этих бланков.

Выдача заполненных бланков документов осуществляется под расписку в соответствующих учетных формах, которые предусмотрены ведомственными инструкциями.

Выдача этих бланков без заполнения запрещается.

Печати и штампы, изготовленные с разрешения органов МВД, кажутся для уничтожения этим органам за местонахождением организаций.

Проверка наличия печатей, штампов и бланков осуществляется ежегодно комиссией, назначенной приказом руководителя организации.

При проверке наличия печатей, штампов и бланков делаются отметки в журналах учета.

В случае потери печатей и штампов руководители организаций обязаны немедленно сообщить об этом органы МВД и принять меры для их розыска.

Тема 07 документирование в управлении

1. Сущность и виды управленческих документов.

2. Системы документации в управлении. Процессы документирования.

3. Административный этикет.

1. Сущность и виды управленческих документов

Действительно жить – это значит жить, владея верной информацией.

Норберт Винер

Как свидетельствует практика, подавляющую и важнейшую часть информации фиксируют. Фиксирование информации является обязательным элементом управленческой деятельности в предприятиях, поскольку без этого нет возможности ее хранить, получать, передавать и прорабатывать.

Материальными носителями зафиксированной информации являются документы.

Документ – это материальный объект, который содержит информацию в зафиксированном виде.

Управленческий документ – это документ, который содержит сведения организационного, предписывающего или уведомительного характера, который создается в целях управления и соответствующим образом оформляется.

Документы, которые используют в управленческой деятельности, классифицируют за многими признаками:

І. В зависимости от использованного для фиксации материала:

1) документы на бумажной основе:

а) письменные (это рукописные или машинописные документы, а также изготовленные с помощью множительной техники или печатным средством). В общем документообороте предприятий торговли и общественного питания они составляют около 95 % всех документов.

б) графические (это чертеж, схемы, графика, рисунки, и др.). их преимуществами их есть доступность для любого специалиста.

2) документы на фото-|, кинопленке, магнитной ленте.

II. По происхождению:

1) официальные (служебные) – направляют адресату от имени предприятия или должностного лица и оформляют в установленном порядке;

2) личные (имени) – создает лицо вне сферы своей служебной деятельности (заявление, жалоба, лист гражданина, руководителю предприятия или депутату но др.).

III. За видами деятельности:

1) организационно предписывающие документы;

2) документы по финансово расчетным вопросам;

3) документы по снабженческо-сбытовым вопросам;

4) документы из личного состава.

IV. За наименованием выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Вид объединяет документы с точки зрения целевой направленности и структуры, например, приказ, анкета, акт, договор но др. Разновидностями документов являются приказы по личному составу и из основной деятельности, акт принятия-передавания и дефектный акт.

V. За количеством отображенных вопросов:

1) простые (обычно содержат один вопрос);

2) сложные (с несколькими вопросами).

VI. За местом составления:

1) внешние (полученные предприятием или отправленные им за его пределы):

а) выходные – отправленные из предприятия;

б) входные – адресованные предприятию.

2) внутренние (составленные на предприятии для внутреннего использования).

VII. За сроками выполнения:

1) срочные документы;

2) несрочные документы.

VIII. За формой:

1) индивидуальные;

2) типовые;

3) трафаретные.

IX. За средствами передачи информации:

1) рукописно-печатные;

2) графические;

3) фото-|, кинодокументы;

4) звуковые.

X. За сроками хранения:

1) постоянного хранения;

2) долгосрочного хранения;

3) временного хранения.

XI. За стадией образования:

1) оригиналы документов (первый или единственный экземпляр официального документа);

2) черновики;

3) копии документов (отображают информацию, которую полностью или частично содержит оригинал).

Существуют три разновидности копий:

а) отпечаток (полная копия исходного документа, которая остается по делу вместо отправленного адресату);

б) вытянул (копия, которая отбивает часть оригинала документа, заверенную в установленном порядке);

в) дубликат (полная копия оригинала, которая имеет ту же юридическую силу). Дубликат выдается в случае потери оригинала.

XII. За степенью гласности:

1) секретные документы (содержат информацию, которая является государственной тайной);

2) документы для служебного использования (содержат информацию, распространение которой за пределами предприятия может нанести ему вред);

Руководители предприятий самостоятельно определяют виды информации и перечень документов, которые являются коммерческой тайной, а также порядок работы, с такими документами.

3) обычные документы (свободно выдают для ознакомления всех, кто в этом заинтересован, включая потребителей, поставщиков, и др.).