Тема 9 организация делопроизводства. Прорабатывание текстовых материалов

1. Организация делопроизводства в предприятии.

2. Работа с документами, которые поступают на предприятие.

3. Работа с исходными документами.

4. Работа с документами собственного архива руководителя.

5. Контроль за состоянием документационного обеспечения управления.

1. Организация делопроизводства в предприятии

Плохой руководитель знает, что нужно сделать.

А хороший показывает, как это сделать. .

С. Таранов

Деятельность управленческих работников связана с делопроизводством – созданием, принятием-передачей, хранением, прорабатыванием документов. Рациональная организация делопроизводства дает возможность обеспечить эффективный обмен информацией на предприятии и принятие обоснованных управленческих решений.

Известны три организационных формы делопроизводства:

1) централизованная: применяется в больших предприятиях с большим документооборотом. При. этому она предусматривает выполнение всех операций с документами в специализированных структурных подразделениях, например канцелярии, печатному бюро. Эта форма характерна также для небольших предприятий с малым документооборотом, в которых все операции с документами выполняет секретарь. Централизована форма делопроизводства наиболее экономическая, поскольку обеспечивает рациональное использование технических средств, трудовых ресурсов;

2) децентрализующая: предусматривает выполнение всех операций с документами в структурных подразделениях предприятия, если они территориально разъединены. Эта форма обеспечивает оперативное и качественное выполнение операций с документами. Однако она предусматривает наличие делопроизводственного персонала и технических средств в структурных подразделениях и потому является неэкономичной;

3) смешанная: наиболее распространенная в предприятиях торговли и общественного питания. При этом часть операций работы с документами (принятие, отправление, регистрация, контроль выполнения) положена на специализированных службу, например канцелярию, секретаря, а остальные операции (составления документов, текущее их хранение, формирование дел) выполняют структурные подразделения. Смешанная форма является оптимальной для большинства торговых предприятий, поскольку документооборот у них не достаточно большой для централизованной формы делопроизводства, а использование децентрализующей – экономически нецелесообразное.

Основной функцией делопроизводства подразделов и работников (секретарей, делопроизводителей) является организация рационального документооборота, который предусматривает организацию движения документов с момента их получения или создания до завершения выполнения или отправления. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, положительно влияет на управленческий процесс в целом.

Документооборот в предприятиях торговли и общественного питания осуществляется в виде потоков документов, которые циркулируют между пунктами прорабатывания информации (руководитель предприятия, руководители структурных подразделений, специалисты и технические исполнители) и пунктами технической обработки документов (структурные подразделения, канцелярия, печатное бюро, но др.).

Основными требованиями к рациональной организации документооборота в предприятиях является:

1) прямоточность движения потоков документов, что предусматривает прямой путь прохождения документации к получателю;

2) выполнение принципа одноразового пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

3) соблюдение принципа параллельности – в случае потребности одновременной работы с документом нескольких структурных подразделений или исполнителей его необходимо копировать.

Во время разработки рационального документооборота составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это дает возможность определить рациональные маршруты и этапы прорабатывания документов, унифицировать пути движения, порядок их прорабатывания и на этой основе – целесообразный порядок работы с документами. Принципиальная схема документооборота в предприятии приведена на рис. 1.

Рис. 1.Схема документообороту в предприятии

Основные направления усовершенствования делопроизводства и документооборота в предприятиях:

1. Стандартизация – установления единственных норм и требований к документам, независимо от формы собственности и размеров предприятий, их отраслевого подчинения. Эти нормы и требования предусмотрены в государственной системе делопроизводства, которая регламентирует делопроизводственные процессы на всех предприятиях. В ЕСД изложены правила составления, оформления и хранения документов, рациональные принципы документооборота, правила и принципы формирования дел, рекомендации, из организации труда делопроизводственного персонала, механизации и автоматизации делопроизводственных процессов.

2. Унификация текста документов. Текст является важнейшей частью документа, в нем сосредоточена информация, необходимая для получателя. На практике часто создают однотипные документы, которые содержат однотипную информацию. Например, приказы из личного состава, бухгалтерская и статистическая отчетность, хозяйственные договоры и тому подобное. Это создает предпосылки для их унификации. Используют такие формы унификации текста документа:

а) анкета – способ унификации текста, при котором одну его часть (вопрос анкеты) заносят в документ раньше, а вторую (ответы) заполняет автор во время создания документа. Анкеты часто изготовляют печатным способом или с помощью множительной техники. Примеры анкет – письмо из учета кадров, анкеты социологических исследований, но др. Преимущества анкет заключаются в ускорении и снижении стоимости процесса создания документа, его прорабатывании, с помощью ЭВМ;

б) трафарет – способ унификации, при котором предварительно изготовляют подробный текст с пропусками, которые заполняют в процессе создания документу. Трафаретными являются много видов договоров, приказы по кадрам и другие виды документов. Трафареты изготавливают печатным способом или копированием, которое дает возможность экономить время и средства;

в) таблица дает возможность в наиболее вместительной и наглядной форме разместить информацию. В таблицу предварительно вносят постоянную информацию – заглавия строк и столбцов, а переменную информацию заносят во время создания документа. Этот способ наиболее эффективен при компьютерной обработке и хранении информации.

3. Использование современных технических средств создания, копирования, обработки и хранения документов, компьютерной техники. Это даст возможность обеспечить самое быстрое прохождение документов в аппарате управления, рациональное использование трудовых, материальных и финансовых ресурсов предприятия.

Кроме того, усовершенствованию делопроизводства и документооборота способствует рост профессионального уровня делопроизводственного персонала, учебы всех работников управленческого аппарата, правилам рациональной работы с документами.